15-amaliy mashg’ulot. Telegramma, telefonogramma. Xizmat xatlari. Telegramma

TELEFONOGRAMMA. Shoshilinch, zarur va, ayni paytda, rasmiy xabarni yetkazishning yana bir qulay usuli telefonogrammadir.
Xat matni tayyorlangach, odatda u mas’ul shaxs tomonidan imzolanadi va Shundan keyin rasmiy kuchga kiradi. Telefonogrammalar koʻpincha idoralar kotibalari tomonidan telefon orqali joʻnatiladi va qabul qilinadi.
Telefonogrammada u joʻnatilayotgan adres – tashkilot yoki muassasaning nomi va rahbari, qabul qilingan vaqti va raqami, asosiy matn va imzo chekkan joʻnatuvchining ismi va familiyasi aks etgan boʻladi. Masalan: Samarqand viloyat hokimligi. Yetkazuvchi – Sh.Hamidova. Telefon –35-60-50. Oliy oʻquv yurtlari rektorlariga. Qaboʻl qiluvchi – D.Otaxoʻjayeva.


Xizmat xatlari quyidagi vazifalarni bajarishiga koʻra ikki turga ajratiladi:
1. Javob xatni talab qiluvchi xatlar (da’vo xatlari, soʻrov xatlar, iltimos xatlari kabi).
2. Javob talab qilmaydigan xatlar (tasdiq xat, ilova xat, eslatma xat, axborot xat, kafolat xati kabi).
Barcha xizmat xatlari rasmiy yozishma boʻlgani uchun maxsus bosma ish qogʻozlariga yoziladi. Oddiy qogʻozga yozilgan taqdirda chap tomonining yuqori burchagiga muassasa nomi koʻrsatilgan toʻrtburchak muhr qoʻyilishi lozim.
Xizmat xatlar ikki nusxada yoziladi va imzolanadi. Lavozimi aniq koʻrsatilgan rahbar tomonidan imzolangan xatning birinchi nusxasi joʻnatilib, ikkinchisi muassasada qoladi.
Xizmat xatlari mantiqan izchil uch qismdan iborat boʻladi. Kirish qismida tegishli muassasaga murojaat qilishga asos boʻlgan sabab koʻrsatiladi. Ikkinchi qismda xatda koʻtarilgan masalani hal etish kerakligi dalil asosida bayon qilinadi. Xulosa qismida xat yozishdan koʻzlangan asosiy maqsad aytiladi.
Rasmiy xat matnini yozishda quyidagilarga e’tibor berish lozim:
- xat qisqa boʻlishi, qoidaga koʻra bir betdan oshmasligig kerak;
- fikrlar aniq va ravshan ifodalanishi shart;
- matnda koʻchma ma’noli soʻz va iboralar ishlatilmasligi zarur;
- gaplarning kesimi hujjat turi va mazmuniga muvofiq uchinchi shaxs birlik yoki birinchi shaxs koʻplik sonda shakllantirilishi lozim;
- matn sarlavhasi bir jumla shaklida ikki qatordan oshmasligi, «toʻgʻrisida» yoki «haqida» koʻmakchilari orqali tugatilishi kerak («Universitet oshxonasini ta’mirlash toʻgʻrisida» kabi);
- matnda xizmat xatining turi, nomi yozilmaydi, xatning qandayligi matn mazmunida aks etishi zarur.