Accounting for Managers

Financial Statements
47
Webster03.qxd 8/29/2003 5:32 PM Page 47

---

The process has been to record the compound elements of
the transaction in the general journal. That entry is then broken
down into account elements, like separating whites and colors, to
push the laundry metaphor. Getting to the general ledger requires
a first test of the accounting equation. All the accounts that nor-
mally carry a debit balance are summed against all the accounts
that normally carry a credit balance. Remember from Chapter 1
that showed how assets normally carry a debit balance and liabil-
ities/equities have a credit balance? Are the results in balance? 
In a manual environment, the trial balance is often not in
balance. Then, the problems must be exposed. Adjusting entries
generally are made to meet the requirements of accrual
accounting. The revenues are recorded when earned and
expenses reported when incurred. We test the accounting equa-
tion again. There’ll be more on adjusting entries later. Look on
this as the rinse phase.
When the adjusted trial balance is in balance, it’s used to
prepare the financial statement(s). This might be considered the
spin cycle. Then, any entries needed to close out this period
and prepare for the next are posted. Closing involves zeroing
out the revenue and expense accounts, while leaving the asset,
liability, and equity accounts intact. A final balancing vindication
of the accounting equation confirms that we’re set to face the
next cycle in getting and spending.
Accounting for Managers
48
Be a RYPR (Repetition Yields Positive Results)
Oh, this sounds so tedious and painstaking. Is it all really
necessary? Yes.You’ve no doubt discovered that most peo-
ple—be they owners, managers, employees, customers, vendors, or the
tax collector—get a bit persnickety when it comes down to money.
These procedures, developed, tested, and proven over time, will guide
you through many financial rapids.
Computers have taken over much of the mind porridge chores in
accounting. Still, the underlying concepts of GAAP must be under-
stood to make the most effective use of the analysis tools.Whether
it’s putting a bat on a ball, practicing an aria, or polishing a sales call,
repetition yields positive results.
Webster03.qxd 8/29/2003 5:32 PM Page 48

---