Activity (R2) You will listen to your peer who shares his/her experience. Guess the best two titles which appropriately suit the text

 ACTIVITY 4. Read the text. Choose the best title 

 

1. How to encourage participation in a web conference 

2. Some ways of participating in a conference 

3. How to deal with conference participants 

 

The advent of broadband Internet in offices around the world means that holding a 

meeting  online  is  becoming  increasingly  common.  While  there  are  a  number  of 

advantages to web conferencing,  like saving  money  on travelling and  bringing all 

your colleagues together with the touch of a button, there is one disadvantage that 

could discourage those not raised in the digital age from ever conducting a meeting 

---

on-line - the fact that you can’t always see your attendees. This not only means that 

you  can’t  always  be  sure  that  your  attendees  are  paying  attention,  but  also  that 

those present in the meeting might feel free to work on other projects at the same 

time  they’re  attending  the  meeting.  If  this  is  something  that  you  are  concerned 

about, there are a number of things you can do to ensure that your participants are 

completely involved in your web conference. The tips below can help you be fully 

engaging  with  your  attendees,  making  your  web  conference  interesting  and 

productive. 

• Make each participant responsible for some of the presentation. This will ensure 

that your attendees have researched the topic they are presenting, which will make 

them  feel  more  involved  in  the  meeting  to  begin  with.  This  also  helps  to  get 

everyone talking and interacting during the meeting, so even those people who are 

shy  and  don’t  usually  participate  will  make  a  contribution.  And  once  the  ice  has 

been  broken,  it  could  lead  to  great  discussions  that  will  give  you  the  result  you 

need. 

• Use your web conference tools features. After all, they’re there to help you make 

the  best  of  your  meeting.  Familiarize  yourself  with  them  thoroughly  and  prepare 

polls,  let  your  participant 

≪raise  their  hands≫  and  ask  questions,  and  use  the 

video feature if your software allows for video conferencing. This makes your web 

meeting more personal and engaging, increasing participation levels. Also think of 

creative ways you could use each tool. For example, you could use the poll feature 

to  create  a  game  with  multiple-choice  answers  and  reward  your  attendees  for 

getting  answers  right.  This  could  be  a  good  ice  breaker  for  the  beginning  of  the 

meeting. 

•  Take  advantage  of  all  multimedia  options  available.  Power  Point  presentations 

are useful, but they aren’t your only option. For example, you can create a video 

and put it  on YouTube to share with  your attendees,  or  you can use a  whiteboard 

feature to brainstorm as you would in a ‘real’ conference room. The key is to make 

your attendees feel that they’re in the same room, which will increase the sense of 

responsibility for participating in the meeting and also camaraderie. 

 •  Choose  a  small  group.  Smaller  meetings  tend  to  encourage  more  participation 

since  people  usually  know  (and  are  comfortable  with)  each  other.  This  makes  for 

more  interesting  and  meaningful  conversations,  resulting  in  a  more  productive 

meeting. Pick people who you know work well together for the best results. When 

this  isn’t  possible,  try  to  break  people  down  into  groups  (the  sales  team  and  the 

marketing team, for example), and introduce them to each other. This will help all 

of those in  your web conference feel  more comfortable with  each  other and more 

willing to participate.  

•  Enjoy your meeting. Meetings are a necessary part of doing business. While they 

might  not  always  be  fun,  and  sometimes  just  add  to  your  workload,  you  should 

make it a point to enjoy your meeting - this is especially good for making sure that 

the meeting produces results. Your enthusiasm will be noticed by the participants, 

who  will  also  feel  better  about  being  in  the  meeting  and  will  be  more  willing  to 

cooperate  and  give  their  full  attention  to  the  meeting.  In  turn,  this  leads  to  more 

productivity. 

---

(http://about.com)