Comprehensive Annual Financial Report


Download 4.8 Kb.

bet5/13
Sana26.09.2018
Hajmi4.8 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13

 
Capital assets are depreciated in the district-wide statements using the straight-
line method over the following estimated useful lives: 
 
Estimated
Asset Class
Useful Lives
School Buildings
50
Building Improvements
20
Electrical/Plumbing
30
Vehicles
8
Office & Computer Equipment
5-10
Instructional Equipment
10
Grounds Equipment
15
 
 
Compensated Absences 
 
 
 
The District accounts for compensated absences (e.g., unused vacation, sick 
leave) as directed by Governmental Accounting Standards Board Statement No. 
16 (GASB 16), “Accounting for Compensated Absences.”  A liability for 
compensated absences attributable to services already rendered and not 
contingent on a specific event that is outside the control of the employer and 
employee is accrued as employees earn the rights to the benefits. 
 
 
 
 
 
46

Borough of South Bound Brook School District 
Notes to the Financial Statements 
June 30, 2016 
 
 
 
NOTE 1: 
SUMMARY OF SIGNIFICANT ACCOUNTING POLICIES (CONTINUED) 
 
Compensated Absences (Continued) 
 
District employees are granted varying amounts of vacation and sick leave in 
accordance with the District’s personnel policy.  Upon termination, employees 
are paid for accrued vacation.  The District’s policy permits employees to 
accumulate unused sick leave and carry forward the full amount to subsequent 
years.  Upon retirement, employees shall be paid by the District for the unused 
sick leave in accordance with the District’s agreements with the various 
employee unions and contracts. 
 
The liability for compensated absences was accrued using the termination 
payment method, whereby the liability is calculated based on the amount of sick 
leave that is expected to become eligible for payment upon termination.  The 
District estimates its accrued compensated absences liability based on the 
accumulated sick and vacation days at the balance sheet date by those 
employees who are currently eligible to receive termination payments.  
 
For the District-wide statements, the current portion is the amount estimated to 
be used in the following year.  In accordance with GAAP, for the governmental 
funds, in the fund financial statements, all of the compensated absences are 
considered  long-term and therefore, are not a fund liability and represents a 
reconciling item between the fund level and District-wide presentations. 
 
 
 
Fund Equity 
 
Fund balance restrictions  are used to indicate that portion of the fund balance 
that is not available for expenditures or is legally segregated for a specific future 
use.  Designation of portions of the fund balances are established to indicate 
tentative plans for financial utilization in a future period.  The unreserved fund 
balances represent the amount available for future budgetary operations. 
 
Unassigned net position  represents the remains of the District's equity in the 
cumulative earnings of the proprietary funds. 
 
Unearned Revenue 
 
Unearned revenue in the special revenue and capital projects funds represents 
funds which have been received but not yet earned.  A corresponding accounts 
receivable has also been established for any open encumbrances at year end 
which is allowable under generally accepted accounting principles. 
 
 
 
 
 
 
47

Borough of South Bound Brook School District 
Notes to the Financial Statements 
June 30, 2016 
 
 
 
NOTE 1: 
SUMMARY OF SIGNIFICANT ACCOUNTING POLICIES (CONTINUED) 
 
Accrued Liabilities and Long-Term Obligations 
 
All payables, accrued liabilities, and long-term obligations are reported on the 
District-wide financial statements.  In general, governmental fund payables and 
accrued liabilities that, once incurred, are paid in a timely manner and in full from 
current financial resources, are reported as obligations of the funds.  However, 
contractually required pension contributions and compensated absences that are 
paid from governmental funds are reported as liabilities on the fund financial 
statements only to the extent that they are due for payment during the current 
year.  Bonds are recognized as a liability on the fund financial statements when 
due. 
 
Net Position 
 
GASB 63 provides guidance for reporting net position in the statement of 
financial position and related disclosures.  Net Position represents the difference 
between assets and liabilities.  Net investment in capital assets  consists of 
capital assets, net of accumulated depreciation, reduced by the outstanding 
balance of any borrowing used for the acquisition, construction, or improvement 
of those assets.  Net position is reported as restricted when there are limitations 
imposed on their use either through the enabling legislation adopted by the 
District or through external restrictions imposed by creditors, grantors, or laws or 
regulations of other governments.  The District’s policy is to first apply restricted 
resources when an expense is incurred for purposes for which both restricted 
and unrestricted net positions are available. 
 
 
 
Fund Balance 
 
Under GASB 54, in the fund financial statements, governmental funds report the 
following classifications of fund balance: 
 
Nonspendable – includes amounts that cannot be spent because they are either 
not  spendable in form or are legally or contractually required to be maintained 
intact. 
 
Restricted  –  includes amounts restricted by external sources (creditors, laws of 
other governments, etc.) or by constitutional provision or enabling legislation. The 
District reports the Capital Reserve, Maintenance Reserve and Excess Surplus 
as Restricted Fund Balance. 
 
 
 
 
 
 
 
48

Borough of South Bound Brook School District 
Notes to the Financial Statements 
June 30, 2016 
 
 
 
NOTE 1: 
SUMMARY OF SIGNIFICANT ACCOUNTING POLICIES (CONTINUED) 
 
Fund Balance (Continued) 
 
Committed  –  includes amounts that can only be used for specific purposes. 
Committed fund balance is reported pursuant to resolutions passed by the Board 
of Education, the  District’s highest level of decision making authority. 
Commitments may be modified or  rescinded only through resolutions approved 
by the Board of Education.  
 
Assigned  –  includes amounts that the District intends to use for a specific 
purpose, but do not meet the definition of restricted or committed fund balance. 
Under the District’s  policy, amounts may be assigned by the Business 
Administrator.  The District reports Year End Encumbrances as Assigned Fund 
Balance.  The District also reports amounts Designated for Subsequent Year’s 
Expenditures as Committed Fund Balance. 
 
Unassigned -is the residual classification for the general fund. This classification 
represents fund balance that has not been assigned to other funds and that has 
not been restrictedcommitted, or assigned to specific purposes within the 
general fund. The general fund should be the only fund that reports a positive 
unassigned fund balance amount. In other governmental funds, if expenditures 
incurred for specific purposes exceeded the amounts restricted, committed, or 
assigned to those purposes, it may be necessary to report a negative unassigned 
fund balance. 
 
When an expenditure is incurred for purposes for which both restricted and 
unrestricted fund balance is available, the District considers restricted  funds to 
have been spent first. When an expenditure is incurred for which committed, 
assigned, or unassigned fund balance are available, the District considers 
amounts to have been spent first out of committed funds, then assigned funds, 
and finally unassigned funds, as needed. 
 
Revenues – Exchange and Non-Exchange Transactions 
 
Revenue resulting from exchange transactions, in which each party gives and 
receives essentially equal value, is recorded on the accrual basis when the 
exchange takes place.  On the modified accrual basis, revenue is recorded in the 
fiscal year in which the resources are measurable and become available.  
Available means the resources will be collected within the current fiscal year or 
are expected to be collected soon enough thereafter to be used to pay liabilities 
of the current fiscal year.  For the District, available means within sixty days of 
the fiscal year end. 
 
 
 
 
 
49

Borough of South Bound Brook School District 
Notes to the Financial Statements 
June 30, 2016 
 
 
 
NOTE 1: 
SUMMARY OF SIGNIFICANT ACCOUNTING POLICIES (CONTINUED) 
 
Revenues – Exchange and Non-Exchange Transactions (Continued) 
 
Non-exchange transactions, in which the District receives value without directly 
giving equal value in return, include property taxes, income taxes, grants, 
entitlements, and donations.  On the accrual basis, revenue from property taxes 
is recognized in the fiscal year for which the taxes are levied.  Revenue from 
income taxes is recognized in the period in which the income is earned.  
Revenue from grants, entitlements, and donations is recognized in the fiscal year 
in which all eligibility requirements have been satisfied.  Eligibility requirements 
include timing requirements, which specify the year when the resources are 
required to be used or the fiscal year when use is first permitted; matching 
requirements, in which the District must provide local resources to be used for a 
specific purpose; and expenditure requirements, in which the resources are 
provided to the District on a reimbursement basis.  On the modified accrual 
basis, revenue from nonexchange transactions must also be available before it 
can be recognized. 
 
Under the modified accrual basis, the following revenue sources are considered 
both measurable and available at fiscal year end: property taxes available as an 
advance, interest, and tuition. 
 
Operating Revenues and Expenses 
 
Operating revenues are those revenues that are generated directly from the 
primary activity of the enterprise fund.  For the District, these revenues are sales 
in the Enterprise Funds.  Operating expenses are necessary costs incurred to 
provide the service that is the primary activity of the enterprise fund. 
 
Allocation of Indirect Expenses 
 
The District reports all direct expenses by function in the Statement of Activities.  
Direct expenses are those that are clearly identifiable with a function.  Indirect 
expenses are allocated to functions but are reported separately in the Statement 
of Activities.  Employee benefits, including the employer’s share of social 
security, workers compensation, and medical and dental benefits, were allocated 
based on salaries of the program.  Depreciation expense, where practicable, is 
specifically identified by function and is included in the indirect expense column 
of the Statement of Activities.  Depreciation expense that could not be attributed 
to a specific function is considered an indirect expense and is reported 
separately on the Statement of Activities. 
 
 
 
 
 
 
50

Borough of South Bound Brook School District 
Notes to the Financial Statements 
June 30, 2016 
 
 
 
NOTE 1: 
SUMMARY OF SIGNIFICANT ACCOUNTING POLICIES (CONTINUED) 
 
Extraordinary and Special Items 
 
Extraordinary items are transactions or events that are unusual in  nature and 
infrequent of occurrence.  Special items are transactions or events that are within 
control of management and are either unusual in nature or infrequent in 
occurrence.  Neither of these types of transactions occurred during the fiscal 
year. 
 
Management Estimates 
 
The preparation of financial statements in conformity with GAAP requires 
management to make assumptions that affect the amounts reported as revenue 
and expenditures/expenses during the reporting period.  These estimates may 
differ from actual results. 
 
Accounting and Financial Reporting for Pensions 
 
In the district-wide financial statements for purposes of measuring the net 
pension liability, deferred outflows of resources and deferred inflows of resources 
related to pensions, and pension expense, information about the fiduciary net 
position of the District’s proportionate share of the New Jersey Public Employees 
Retirement System (“PERS”) and the Teachers’ Pension and Annuity Fund 
(“TPAF”)  and the additions to/deductions from these retirement systems’ 
fiduciary net position have been determined on the same basis as they were 
reported by PERS and TPAF. For this purpose, benefit payments (including 
refunds of employee contributions) are recognized when due and payable in 
accordance with the benefit terms. Investments are reported at fair value. 
 
In the governmental fund financial statements the year end net pension liability is 
not required to be reflected. Pension related revenues and expenditures are 
reflected  based on amounts that are normally expected to be liquidated with 
available financial resources for required pension contributions. Expenditures for 
PERS are recognized based upon billings made by the State of New Jersey due 
April 1
st
 of each fiscal year. TPAF contributions are paid  on the District’s behalf 
by the State of New Jersey. The governmental fund financial statements reflect 
both a revenue and expense for this pension contribution. 
 
 
 
Deferred Outflows/Inflows of Resources 
 
 
 
In addition to assets, the statement of financial position will sometimes report a 
separate section for deferred outflows of resources. This separate financial 
statement element, deferred outflows of resources, represents a consumption of 
net position that applies to a future period(s) and so will not be recognized as an 
outflow of resources (expense/expenditure) until then. Currently, the District has 
only  one item that qualifies  for reporting in this category, deferred amounts 
related to pensions.  
51

Borough of South Bound Brook School District 
Notes to the Financial Statements 
June 30, 2016 
 
 
 
NOTE 1: 
SUMMARY OF SIGNIFICANT ACCOUNTING POLICIES (CONTINUED
 
 
 
Deferred Outflows/Inflows of Resources (Continued) 
 
In addition to liabilities, the statement of financial position will sometimes report a 
separate section for deferred inflows of resources. This separate financial 
statement element, deferred inflows of resources, represents an acquisition of 
net position that applies to a future period(s) and so will not be recognized as an 
inflow of resources (revenue) until that time. The District has one item that 
qualifies in this category, deferred amounts related to pension. 
 
NOTE 2: 
CASH AND CASH EQUIVALENTS AND INVESTMENTS 
 
The Board considers petty cash, change funds, cash in banks, deposits in the 
government money market account, and short-term investments with original 
maturities of three months or less as cash and cash equivalents.  Investments 
are stated at cost, which approximates market. 
 
Deposits 
 
New Jersey statutes permit the deposit of public funds in public depositories 
which are located in New Jersey and which meet the requirements of the 
Governmental Unit Deposit Protection Act (GUDPA).  GUDPA requires a bank 
that accepts public funds to be a public depository.  A public depository is defined 
as a state bank, a national bank, or a savings bank, which is located in the State 
of New Jersey, the deposits of which are insured by the Federal Deposit 
Insurance Corporation.  The statutes also require public depositories to maintain 
collateral for deposits of public funds that exceed certain insurance limits.  All 
collateral must be deposited with the Federal Reserve Bank or a Banking 
Institution that is a member of the Federal Reserve System, and has capital 
funds of not less than $25,000,000.00.  Under (GUDPA), if a public depository 
fails, the collateral it has pledged, plus the collateral of all other public 
depositories, is available to pay the full amount of the deposits to the 
governmental unit. 
 
The Borough of South Bound Brook School District had the following cash and 
cash equivalents at June 30, 2016: 
 
Cash in
Reconciled
Bank
Additions
Deletions
Balance
Governmental Funds
$2,629,907.91
$809,258.70
$231,463.06
$3,207,703.55
Proprietary Fund
89,762.42
372.00
89,390.42
Fiduciary Fund
116,687.69
41,595.63
75,092.06
$2,836,358.02
$809,258.70
$273,430.69
$3,372,186.03
 
 
52

Borough of South Bound Brook School District 
Notes to the Financial Statements 
June 30, 2016 
 
 
 
NOTE 2: 
CASH AND CASH EQUIVALENTS AND INVESTMENTS (CONTINUED) 
 
Deposits (Continued) 
 
Custodial Credit Risk –  Deposits  –  Custodial credit risk is the risk that in the 
event of a bank failure, the deposits may not be returned.  The District does not 
have a specific deposit policy for custodial credit risk other than those policies 
that adhere to the requirements of statute.  As of June 30, 2016, based upon the 
coverage provided by FDIC and NJ GUDPA, no amount of the bank balance was 
exposed to custodial credit risk.  Of  the cash on balance in the bank, 
$250,000.00  was covered by Federal Depository Insurance and $2,586,358.02 
was covered under the provisions of NJ GUDPA. 
 
Investments 
 
The purchase of investments by the Board is strictly limited by the express 
authority of the N.J.S.A. 18A:20-37 Education, Administration of School Districts.  
Permitted investments include any of the following type of securities: 
 
 
 
1. 
Bonds or other obligations of the United States of America or obligations 
guaranteed by the United States of America; 
 
2. 
Government money market mutual funds which are purchased from an 
investment company or investment trust which is registered with the 
Securities and Exchange Commission under the “Investment Company 
Act of 1940,” 15 U.S.C. 80a-1 et seq., and operated in accordance with 
17 C.F.R. § 270.2a-7 and which portfolio is limited to U.S. Government 
securities that meet the definition of an eligible security pursuant to 17 
C.F.R. § 270.2a-7 and repurchase agreements that are collateralized by 
such U.S. Government securities in which direct investment may be made 
pursuant to paragraphs (1) and (3) of N.J.S.A. 18A:20-37.  These funds 
are also required to be rated by a nationally recognized statistical rating 
organization. 
 
3. 
Any obligation that a federal agency or a federal instrumentality has 
issued in accordance with an act of Congress, which security has a 
maturity date not greater than 397 days from the date of purchase, 
provided that such obligation bears a fixed rate of interest not dependent 
on any index or other external factor. 
 
4. 
Bonds or other obligations of the Local Unit or bonds or other obligations 
of school districts of which the Local Unit is a part or within which the 
school district is located. 
 
5. 
Bonds or other obligations, having a maturity date not more than 397 
days from date of purchase, approved by the Division of Investment of the 
Department of Treasury for investment by School Districts. 
 
53

Borough of South Bound Brook School District 
Notes to the Financial Statements 
June 30, 2016 
 
 
 
 
NOTE 2: 
CASH AND CASH EQUIVALENTS AND INVESTMENTS (CONTINUED) 
 
Investments (continued) 
 
6. 
Local government investment pools that are fully invested in U.S. 
Government securities that meet the definition of eligible security 
pursuant to 17 C.F.R. § 270a-7 and repurchase agreements that are 
collateralized by such U.S. Government securities in which direct 
investment may be made pursuant to paragraphs (1) and (3) of N.J.S.A. 
18A:20-37.  This type of investment is also required to be rated in the 
highest category by a nationally recognized statistical rating organization. 
 
 
 
 
 
 
7.         Deposits with the State of New Jersey Cash Management Fund 
established pursuant to section 1 of P.L. 1977, c.281 (C. 52:18A-90.4); or
 
 
 
 
8. 
Agreements for the repurchase of fully collateralized securities if: 
 
 
 
 
a. 
the underlying securities are permitted investments pursuant to 
paragraphs (1) and (3) of this subsection; 
 
 
 
b. 
the custody of collateral is transferred to a third party; 
 
 
 
c. 
the maturity of the agreement is not more than 30 days; 
 
 
 
d. 
the underlying securities are purchased through a public 
depository  as defined in section 1 of P.L. 1970, c.236 (C. 17:19-
41); and; 
 
 
 
e. 
a master repurchase agreement providing for the custody and 
security of collateral is executed. 
 
As of June 30, 2016, the District had no investments outstanding. Based upon 
the limitations set forth by New Jersey Statutes 40A:5-15.1 and existing 
investment practices, the District is generally not exposed to credit risks and 
interest rate risks for its investments, nor is it exposed to foreign currency risk for 
its deposits and investments. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
54


Do'stlaringiz bilan baham:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13


Ma'lumotlar bazasi mualliflik huquqi bilan himoyalangan ©fayllar.org 2017
ma'muriyatiga murojaat qiling