Course 4 overview

Отчеты о статусе проекта

На этом уроке вы научитесь определять и сравнивать различные типы методов отслеживания. В этом чтении будут рассмотрены отчеты о состоянии проекта и то, как вы можете использовать их для отслеживания и передачи общих элементов проекта в моментальном снимке.

Ключевые компоненты отчета о состоянии проекта

Отчет о состоянии проекта дает обзор всех общих элементов проекта и резюмирует их в моментальном снимке. Это эффективный инструмент коммуникации для передачи последнего статуса в одном месте для команды и заинтересованных сторон.
Большинство отчетов о состоянии содержат следующие компоненты:

• 
  Название проекта. Название проекта должно соответствовать цели проекта, чтобы общую цель проекта можно было понять с первого взгляда. 
  

• 
  Дата: вы будете создавать отчеты о состоянии проекта много раз в ходе фазы реализации проекта. Отчеты можно создавать еженедельно или ежемесячно — все зависит от потребностей заинтересованных сторон и темпов проекта. Добавление даты к каждому отчету о состоянии служит точкой отсчета для вашей аудитории, а также создает журнал истории состояния проекта с течением времени.
  
• 
  Резюме. В сводке собраны цели проекта, расписание, основные моменты и недостатки в одном центральном месте, чтобы заинтересованные стороны могли их легко увидеть. Обычно за сводным разделом следует или сгруппировано краткое изложение временной шкалы и общий статус проекта.
  
• 
  Статус: Как вы можете себе представить, статус является важной частью. Статус проекта иллюстрирует ваш фактический прогресс по сравнению с запланированным прогрессом. В управлении проектами это обычно изображается с помощью RAG (красный, желтый, зеленый) или красно-желто-зеленой отчетности о состоянии .RAG следует схеме светофора, чтобы указать прогресс и статус. Красный цвет указывает на наличие проблем, требующих решения, и на то, что проект может быть отложен или значительно превысит бюджет. Желтый/желтый означает, что существуют потенциальные проблемы с графиком или бюджетом, но, скорее всего, эти проблемы можно решить с помощью корректирующих действий. А зеленый цвет означает, что график и бюджет в порядке и что проект идет по плану. Вы можете использовать RAG, чтобы указать общий статус проекта, а также статус этапа. У каждой проектной группы и заинтересованного лица может быть несколько иное представление о том, что означают цвета и насколько срочно необходимо решать проблемы, когда они видят желтый/желтый или красный статус, поэтому важно убедиться, что все понимают, что означают разные цветовые статусы для ваш проект.
  

• 
  Вехи и задачи: сводка основных вех проекта и текущих задач помогает команде и заинтересованным сторонам легко визуализировать ход выполнения этих элементов. В плане проекта вы обычно изображаете задачи и вехи как «не начатые», «в процессе» или «завершенные » на уровне отдельных элементов. Но в отчете о статусе проекта эти элементы обычно объединяют в две категории, чтобы лучше сообщать о статусе. Вы будете использовать ключевые достижения , чтобы подробно описать, что произошло, и предстоящие , чтобы подробно описать, какие важные вехи вы достигнете дальше.
  

• 
  Проблемы: проблемы включают в себя текущие препятствия вашего проекта и потенциальные риски. Отчеты о состоянии — это важная возможность установить ожидания с вашими заинтересованными сторонами. Если статус вашего проекта красный или желтый, вы можете отметить, что мешает вам быть там, где вы планировали быть. Вы также можете использовать эту возможность, чтобы изложить свой план по возвращению проекта в «зеленый» режим и попросить любые ресурсы или помощь, которые могут вам понадобиться для этого. В следующих видеороликах вы узнаете больше о том, как сообщать о больших рисках и проблемах.