Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Глава 5. Сбор информации: «загон для рутинных проблем»
Во второй главе были описаны основные процедуры, позволяющие собрать воедино все задачи. В этой главе будет более подробно рассказано о процессе аккумулирования всех незавершенных задач в одном месте — в обобщенной папке «Входящие». Это — критически важный первый шаг на пути достижения состояния, когда разум подобен воде. Добавьте еще несколько проблем к тем, что уже обозначены, и у вас возникнет положительное ощущение. Но если сосредоточиться на процессе сбора и собрать все 100 % проблем, то ваше отношение к работе существенно изменится: появится новая точка опоры, которая позволит совладать с делами.
Когда я учу клиента этому процессу, этап сбора информации обычно занимает от одного до шести часов, хотя был случай, когда мы работали все двадцать (в итоге я сказал: «Ну, в общем, вы поняли идею»). Но на это может уйти и больше времени, если вы собираетесь зафиксировать абсолютно все проблемы, возникающие на работе и в личной жизни, ведь в таком случае придется осмотреть всевозможные углы и закоулки, в том числе машины, лодки и загородный дом, если он у вас есть.
Будьте уверены, уделив хотя бы пару часов сбору проблем, вы сможете перечислить основную часть незавершенных дел. Более того, можно будет определить остальные задачи, если привязать упоминания о них к конкретным местам: например, «убрать и расчистить гараж» и «навести порядок в шкафу в гостиной».
В действительности, конечно, невозможно постоянно фиксировать абсолютно все рутинные проблемы. Жизнь протекает слишком быстро, и вы заняты слишком большим объемом работы в течение недели, чтобы перенести все идеи и заботы из собственной головы на внешний носитель. Однако пусть это станет эталоном для подражания, который будет побуждать вас постоянно поддерживать порядок в делах, на работе и в личной жизни.
На старт, внимание…
Есть весьма актуальные причины, по которым перед тем как обрабатывать сведения, нужно собрать их воедино:
1. Весьма полезно четко представлять объем предстоящей работы.
2. Сбор информации позволяет определить, где «кончается туннель».
3. На этапах обработки и сортировки вас не должна отвлекать бесформенная масса рутинных проблем, которые по-прежнему ожидают «где-то там» вашего решения. Как только вы соберете в одном месте все дела, требующие внимания, вы автоматически перейдете в рабочее состояние повышенной концентрации внимания и контроля.
Возможно, одновременный сбор воедино всего, что вас не устраивает, покажется утомительным занятием. Возможно, он даже будет выглядеть противоречиво: ведь большая часть проблем никогда не обладала и не обладает особой важностью; поэтому они и окружают вас столь беспорядочно. Допустим, проблема не была срочной, когда возникла, и, вероятно, еще не случилось ничего страшного из-за того, что она до сих пор не решена. Возможно, у вас в бумажнике лежит визитная карточка, с владельцем которой вы хотели бы когда-нибудь связаться. А может быть, это маленький приборчик, которому не хватает запчасти, лежащий в нижнем ящике стола. Или принтер в офисе, для которого вы никак не можете подобрать лучшего места. Дела такого типа гложут вас, но вы еще даже не решили: предпринимать что-то по этому поводу или совсем выбросить их из списка незамкнутых циклов. Но поскольку вы считаете, что среди этих проблем может быть что-то важное, «рутина» управляет вами и отбирает больше умственной энергии, чем заслуживает. Учтите: можно прекрасно себя чувствовать, не делая чего-то, но только в том случае, если вы знаете, чего не делаете.
Что ж, начнем. Берите свою корзину «Входящие», стопку писчей бумаги в полдюйма толщиной и…
… Поехали!