O'zbekiston respublikasi oliy va o'rta maxsus ta’lim vazirligi

FAKS


KSEROKS


Qaror qabul qiluvchi menejerlar va tashqi muhitga uzatish
uchun yuboriladigan axborotlar


2.7 - rasm. Ofisni avtomatlashtirishning asosiy komponentlari.



Boshqaruvni qo'llab-quvvatlash uchun hisobotlardan foydalanish chetga chiqishlar bo'yicha boshqarish deb ataladigan narsani amalga oshirishda ayniqsa samaralidir.
Chetga chiqish bo'yicha boshqaruv shuni ko'zda tutadiki, menejer oladigan ma’lumotlar asosan mazmun jihatdan firma xo'jalik faoliyati ahvolining o'rnatilgan standartlardan (masalan, rejalashtirilgan ahvoldan) chetga chiqishini o'zida aks ettirmog'i lozim. Firmada chetga chiqishlar bo'yicha boshqaruv tamoyillardan foydalanishda yaratilayotgan hisobotlarga quyidagi talablar qo'yiladi:

1. 
   hisobot chetga chiqish ro'y bergandagina yaratilishi mumkin;
   
2. 
   hisobotdagi ma‘lumotlar mazkur chetga chiqish ko'rsatkichi uchun tanqidiy ahamiyatiga ko'ra sortlashtirilishi kerak;
   

v) barcha chetga chiqishlarni iloji boricha birgalikda ko'rsatish, chunki menejer ular o'rtasidagi mavjud aloqani bilishi kerak;
g) hisobotda me‘yordan miqdoriy chetga chiqishni ko'rsatish lozim;
Dasturiy ta‘minot yordamida ma‘lumotlar bazasidagi narsalar tashkilotda qaror qabul qilishda ishtirok etuvchi mutaxassislarga tegishli davriy va maxsus xisobotlarda o'zgaradi. Ko'rsatilgan axborotlarni olish uchun foydalaniladigan ma’lumotlar bazasi ikki elementdan tashkil topishi lozim:

• 
  firma olib boradigan operatsiyalarni baholash asosida jamlanadigan ma‘lumotlar;
  
• 
  boshqaruv (firma bo'linmasi) obyektining rejalashtirilgan ahvolini belgilovchi rejalar, standartlar, byudjetlar va boshqa me‘yoriy hujjatlar.
  

Avtomatlashtirish tarixan ishlab chiqarishda boshlangan va so'ngra ofisga tarqalgan, boshida faqat mayda-chuyda kotibalik ishini avtomatlashtirish maqsadiga ega bo'lgan. Kommunikatsiya vositalari rivojlangan sari ofis texnologiyalarini avtomatlashtirish mutaxassis va boshqaruvchilarni qiziqtirib qoldi, ular bunda o'z mehnati mahsuldorligini oshirish imkoniyatini ko'rdilar.
Bu tizimlar birgalikda foydalanilib, boshqaruv mehnatini oqilona avtomatlashtirish va boshqaruvchilarni axborot bilan ta‘minlashga intiladi.
Avtomatlashtirilgan ofis firma boshqaruvining barcha darajadagi menejerlari uchun faqat xodimlar ichki firma aloqasini qo'llab-quvvatlashi uchungina emas, balki ularga tashqi muhit bilan yangi kommunikatsiya vositalarini taqdim etishi jihatidan ham diqqatni o'ziga tortadi.
Ofisli avtomatlashtirilgan texnologiyalar boshqaruvchilar, mutaxassislar, kotibalar va xodimlar tomonidan foydalaniladi, ular ayniqsa muammolarni guruhiy hal etish uchun e‘tiborga loyiq. Ular kotiblar va xodimlar mehnati unumdorligini oshirishga va oshib borayotgan ish hajmini tezkor ravishda bajarishga imkon beradi. Biroq bu afzalliklar muammolarni hal etish uchun qurol sifatida ofisni avtomatlashtirib foydalanish imkoniyatiga qiyoslanganda ikkinchi darajalidir. Ancha takomillashgan kommunikatsiyalar tufayli menejer qabul qiladigan qarorlarning yaxshilanishi firma iqtisodiy va moliyaviy o'sishini ta‘minlaydi.
Hozirgi paytda ofisni avtomatlashtirish texnologiyalarini ta’minlovchi kompyuter va nokompyuter texnik vositalar uchun bir nechta o'nlab dasturiy mahsulotlar ma‘lum: matnli protsessor, jadvalli protsessor, elektron pochta, elektron kalendar, audiopochta, kompyuterli, telekonferentsiyalar, videomatn, tasvirni saqlash, shuningdek boshqaruv faoliyatining maxsus dasturlari: hujjatlarni yuritish, buyruqlarni ijro etish uchun nazorat va boshqalar kiradi.
Avtomatlashtirilgan ofisning axborot-kommunikatsiya texnologiyalari - kommunikatsiya jarayonlarini ham tashkilot ichida, ham tashqi muhit bilan axborot uzatish va u bilan ishlashning kompyuter tarmoqlari va boshqa zamonaviy vositalar negizida tashkil etish va qo'llab-quvvatlashdir.
Shuningdek, nokompyuterli vositalar: audio va videokonferensiyalar, faksimile aloqasi, kseroks va boshqa orgtexnika vositalaridan ham qeng foydalaniladi.
Аxborot dunyosiga tegishli xizmatchilar sonining oshib borishi bilan, ularning ish joyi — ofislari ham o'zgarmoqda. Bu, mikroelektronika va aloqa vositalari sohasidagi texnik inqilob natijasidir. Nima uchunligi tushunarli: ishbilarmonlar ishxonasi — bu, avvalo axborotlarni to'plash, saqlash, izlash, tahlil qilish va taqsimlash amalga oshiriladigan kommunikatsiya markazidir.
Ofis ishlarini avtomatlashtirish uch bosqichda o'tdi. Dastlabki EHMlar ulkan markazlashgan qurilmalar bo'lib, ularga xizmat qilgan mutaxassislar behisob axborot: to'lov kog'ozlari, inventar yozuvlar, obunachilar ro'yhati, to'lov-hisob raqamlari va boshqalarni qayta ishlashgan. Ikkinchi bosqich 70-yillar oxirlarida matnlarni qayta ishlash bo'yicha avtonom protsessorlar va mikrokompyuterlar paydo bo'lishi bilan boshlangan. Uchinchi bosqich uchun muassasalarni avtomatlashtirish endi boshlanmoqda, mikro-, mini- va universal kompyuterlarni yagona tarmoqqa birlashtirish bu bosqich uchun xos xususiyatdir. Bu yagona tarmoq elektron yo'l bilan axborotlarni qo'shni binoga ham, dunyoning nariga burchagaga ham uzatish imkonini beradi, qog'oz materiallarini tayyorlash va pochta orqali jo'natish narxidan ancha arzonga tushadi. Bundan tashqari mazkur axborot tarmog'i kompyuterlarni mashinkalash va nusxa ko'chirish vositalari bilan bog'laydi, mikroto'lqinli yoki optik tolali aloqa yo'llari orqali axborotlarni yuqori tezlikda kompyuterlararo uzatishni ta‘minlaydi, telefon modemlari yordamida stol kompyuterlarini olis masofadagi ma‘lumotlar bazasiga ulash va oddiy yig'ilishlar o'rniga telekonferentsiyalar o'tkazish imkonini bermoqda.
Texnik taraqqiyot zamonaviy masalalar ishiga qanday ta‘sir ko'rsatayapti? Bir qaraganda zamonaviy ofis oldingisidan unchalik farqlanmaydi. Ayrim mutaxassislarning bashoratlariga qarama-qarshi o'laroq, eskicha qog'ozbozlik bilan ish yuritish davom etayapti. Biroq, diqqat bilan qaralsa, muassasalar ishidagi muhim
sifat jihatdan o'zgarishlarni ko'rish mumkin, chunki muassasalardagi barcha xodimlar u yoki bu darajada kompyuter texnikasidan keng foydalanadi. Shunday asosda aхborot-kommunikatsiya teхnologiyalarini qo'llash 2.8 - rasmda keltirilgan.