Ю р и д и ч е с к и й и н с т и т у т в. П. Егоров, А. В. Слиньков делопроизводство и режим секретности учебное пособие

 
10.2. Порядок обращения с конфиденциальными документами 
На каждом предприятии должен быть установлен строгий поря-
док обращения с конфиденциальными документами, который являет-
ся составной частью внутриобъектового режима и направлен на обес-
печение сохранности конфиденциальных документов и предотвраще-
ние утечки содержащейся в них информации. Выдача (передача) 
конфиденциальных документов может производиться только испол-
нителям (пользователям), имеющим санкционированный доступ к 
этим документам, и только под подпись в учетных формах или вза-
мен разовой расписки. Выдача документов исполнителям и их воз-
врат осуществляются в течение одного рабочего дня, но если испол-
нители работают с конфиденциальными документами в своих слу-
жебных комнатах, то документы (кроме дел) допускается выдавать 
им как на один рабочий день, так и на все время, необходимое для 
работы с ними. В последнем случае, помимо сейфа и номерной печа-
ти, исполнителю выдаются под подпись в лицевом счете специаль-
ный портфель (кейс), имеющий устройство для опечатывания, и фор-
ма «Описи документов, находящихся у исполнителя», в которую ис-
полнитель должен вносить каждый документ в момент получения и 
вычеркивать после передачи в подразделение конфиденциального 
делопроизводства. Опись может иметь следующие графы: 
№ 
п/п 
Номер и гриф конфиденциальности 
Количест-
во листов 
Изданного 
документа 
Поступившего 
документа 
Документа 
выделенного 
хранения 
Носителя 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
Опись предназначена для осуществления самоконтроля за нали-
чием документов. С этой целью перед сдачей спецпортфеля с доку-
ментами в подразделение конфиденциального делопроизводства ис-

---

143 
полнитель должен проверить наличие находящихся у него докумен-
тов и их соответствие описи. При отсутствии каких-либо документов 
или части их немедленно ставится в известность подразделение кон-
фиденциального делопроизводства и организуется их поиск. После 
проверки документы вместе с описью помещаются в спецпортфель, 
который опечатывается личной печатью исполнителя и передается в 
подразделение конфиденциального делопроизводства. Не допускает-
ся хранить в спецпортфеле открытые документы, если они не являют-
ся приложением к конфиденциальным документам. Спецпортфели 
могут храниться у исполнителей только в течение рабочего дня. Их 
получение и возврат производятся в обмен на специально заготов-
ленную расписку (жетон), удостоверение или пропуск сотрудника. 
При наличии большого числа исполнителей, работающих с конфи-
денциальными документами, на специальную расписку может на-
клеиваться фотокарточка исполнителя. При приеме-передаче спец-
портфеля необходимо проверять соответствие номера и четкость от-
тиска печати. Должностные лица, которым разрешено в нерабочее 
время хранить конфиденциальные документы в личных сейфах при 
условии подключения сейфов к охранной сигнализации, по оконча-
нии рабочего дня помещают документы в сейф, опечатывают его и 
сдают под охрану по специальному журналу, ведущемуся службой 
охраны. По завершении работы с документами исполнители должны 
своевременно возвращать их в подразделение конфиденциального 
делопроизводства. 
При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командиров-
ку исполнители сдают в подразделение конфиденциального делопро-
изводства все хранящиеся в их слецпортфелях конфиденциальные 
документы.
Рабочее место исполнителя должно быть организовано таким об-
разом, чтобы исключалось обозрение (в том числе и через окна) на-
ходящихся из столе конфиденциальных документов лицами, не 
имеющими к ним отношения. На столе должны быть только те кон-
фиденциальные документы, с которыми осуществляется работа. Все 
остальные должны находиться в сейфе, закрытом на ключ. Не разре-
шается хранение конфиденциальных документов в ящиках столов и 
других, не предназначенных для этого местах. При выходе исполни-
теля в течение рабочего дня из служебной комнаты документы уби-

---

144 
раются в сейф, который опечатывается личной печатью. При выходе 
из комнаты всех исполнителей дверь комнаты должна быть закрыта 
на ключ. Крупноформатные конфиденциальные документы на чер-
тежных досках (кульманах) на время отсутствия исполнителя должны 
закрываться специальными защитными чехлами, опечатываемыми 
его печатью. Подразделение конфиденциального делопроизводства 
обязано осуществлять периодический контроль за порядком хранения 
документов в служебных комнатах исполнителей и обращения с ни-
ми. Нарушения порядка обращения с конфиденциальными докумен-
тами целесообразно учитывать с целью последующего анализа и при-
нятия мер по их предотвращению. Учет может осуществляться в кар-
точке (журнале), имеющей следующие графы: 
Дата нару-
шения 
Инициалы, 
фамилия ли-
ца, допус-
тившего на-
рушение 
Краткое из-
ложение ха-
рактера на-
рушения 
Причины 
нарушения 
Принятые 
меры 
1 
2 
3 
4 
5 
О серьезных нарушениях, которые привели или могли привести к 
утрате документов или утечке содержащейся в них информации, под-