Getting Things Done

Projects That Need Next Actions About Planning
There are probably a few projects you can think of right now, off
the top of your head, that you know you want to get more objecti-
fied, fleshed out, and under control. Perhaps you have an impor-
tant meeting coming up and you know you have to prepare an
agenda and materials for it. Or you've just inherited the job of
coordinating the annual associates' conference, and you've got to
get it organized as soon as possible so you can start delegating sig-
nificant pieces. Or you've got to clarify a job description for a new
position on your team to give to Human Resources. If you haven't
done it already, get a next action now that will start the planning
process for each of these, and put it on the appropriate action list.
Then proceed with further planning steps.
Typical Planning Steps
The most common types of planning-oriented actions will be
your own brainstorming and organizing, setting up meetings, and
gathering information.
Brainstorming Some of the projects that have your attention
right now will require you to do your own free-form thinking; this
is especially true of those for which you were not clear about what
213

---

PRACTICING STRESS-FREE PRODUCTIVITY | PART TWO
the next action would be when you made that decision. These
should all have a next action, such as "Draft ideas re X."
You need to decide where and how you want to do that
action, in order to know which action list to put it on. Do you do
this kind of thinking best on a computer, or by hand-writing your
thoughts on paper? I may choose either medium, depending on
what my intuition tells me. For me this next action would go
either on my "At Computer" list or on "Anywhere" (because I can
draw mind-maps wherever I am, as long as I have pen and paper).
Organizing You may have some projects for which you have
already collected notes and miscellaneous support materials, and
you just need to sort through them and get them into a more struc-
tured form. In this case, your next action would likely be "Organize
Project X notes." If you have to be in your office to do that
(because that's where the files are, and you don't want to carry
them around), that action should go on your "At Office" action list.
If you're carrying the project notes around with you in a folder, or
in a portable organizer or on a laptop, then the "Organize . . . "
action would go on an "Anywhere" or "Misc." action list if you're
going to do it by hand, or on "At Computer" if you're going to use a
word processor, outliner, or project-planning software.
One of the greatest
blocks to organi-
zational productivity
is the lack of
decision by a senior
person about the
necessity of a meet-
ing, and with whom,
to move an im-
portant issue
forward.
Setting Up Meetings Often, progress will be made
on project thinking when you set up a meeting with
the people you'd like to have involved in the brain-
storming. That usually means sending an e-mail to
the whole group or to an assistant to get it calen-
dared, or making a phone call to the first person to
nail down a time.
Gathering Information Sometimes the next task on
project thinking is to gather more data. Maybe you
need to talk to someone to get his or her input ("Call
Bill re his thoughts on the managers' meeting"). Or