Hujjatlardagi zaruriy qismlar va ularni rasmiylashtirish

Hujjatlardagi zaruriy qismlar va ularni rasmiylashtirish.
Ish olib borish jarayonining murakkabligi va serqirraligiga muvofiq ravishda rasmiy ish yuritish qog'ozlari, hujjatlari ham xilma-xil va miqdoran juda ko'p. Hujjatlarning maqsadi, yo'nalishi, hajmi, shakli va boshqa bir qator sifatlari ham turlichadir. Hujjatlar tiliga bo'lgan umumiy talablar bilan bir qatorda har bir turkum hujjatlar tuzish ishiga qo'yiladigan ko'pgina lisoniy xususiyat va sifatlar bilan belgilanadi. Bu xususiyat va sifatlarni har taraflama va chuqur tasavvur qilmasdan turib, mukammal hujjatlarni yaratish haqida gap ham bo'lishi mumkin emas. Shunga ko'ra hujjatlar tasnifi masalasi alohida kasb etadi.
Hujjatshunoslikda hujjatlar bir necha jihatlarga ko'ra tasnif qilinadi. Tasniflashda mutlaqo bir xil guruhlashtirish mavjud bo'lmasa-da, ularni bir qadar yagonalashgan holda guruhlashtirish mumkin.
Bu uslub hujjatchilik xarakteri bilan ajralib turadi. Shunga ko'ra, yozma nutqning xizmatga doir bu turi davlat qonunlari, farmonlar, bayonotlar, shartnomalar, idora hujjatlari, e’lonlar va boshqa rasmiy yozishmalar uslubi hisoblanadi. Rasmiy uslub tilining asosiy xususiyati aniqlik va ixchamlikdir, unda muayyan nutqiy qoliplar, kasb-hunar so'zlari, atamalar, tayyor sintaktik qurilmalar keng qo'llanib, nutqning aniq va ravshan ifodalanishini ta’minlaydi. Hujjatlar tuzilishiga ko'ra tasnif qilinganda ichki va tashqi hujjatlarga bo'linadi. Agar hujjat muayyan muassasaning o'zida tuzilib, undan shu muassasaning o'zida foydalanilsa, ichki hujjat hisoblanadi. Ayni muassasaga boshqa tashkilot yoki ayrim shaxslardan keladigan hujjatlar esa tashqi hujjatlar sanaladi.
Tegishlilik jihatiga qarab xizmat yoki rasmiy hujjatlar va shaxsiy hujjatlar ajratiladi. Biron muassasa yoki mansabdor shaxs tomonidan tayyorlanadigan hujjatlar xizmat hujjatlari (buyruq, ko'rsatma, bayonnoma kabi)ga kiradi. Shaxsiy hujjatlar alohida shaxslar tomonidan yozilib, ularning xizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish bilan bog'liq masalalarga tegishli bo'ladi (shaxsiy ariza, shikoyat, tavsiyanoma kabi).
Muassasalar o'rtasida xizmat aloqalari asosan xatlar orqali amalga oshiriladi. Bunday yozishmalar orqali turli ko'rsatmalar, so'rovlar, javoblar, tushuntirishlar, xabar, taklif, iltimos, kafolatlar beriladi va qabul qilinadi.
Da’vo xatlarining zaruriy qismlari:
1. Da’vo qiluvchi muassasa nomi va adresi.
2. Xatning yozilish sanasi va tartib raqami.
3. Da’voni qabul qiluvchi muassasa nomi va adresi.
Xatlar-muassasalar orasidagi xizmat aloqalarini amalga oshiruvchi asosiy
hujjatdir. Xat orqali bajariladigan masalalar ko‘lami keng bo‘lib, bunday
yozishmalar tushuntirishlar, xabarlar, taklifnomalar, iltimoslar, kafolatlar beriladi
yoki qabul qilinadi. Mazmun jihatdan tullicha bo‘lgan bunday hujjatlar
umumlashtirilgan holda xizmat xatlari xususiyatlariga ko‘ra o‘zaro farqlanadi.

Xatlarni bajaradigan vazifasiga qarab quyidagi turlarga bo‘lish mumkin:
Axborot xati –ko‘zlangan maqsad ma’lum tashkilot yoki shaxsni amalga
oshirilayotgan tadbirdan xabardor qilishdir.Axborot xatlarining hajmi oddiy
ma’lumotnoma ko‘rinishida bo‘lib, bir jumladan to bir necha sahifagacha
bo‘lishi mumkin. Ba’zan axborot xatlardan ayrim tashkilotlar o‘z faoliyatini
targ‘ib qilish maqsadida ham foydalanadi.
Da’vo xati – ma’lum bir muassasaningboshqa bir idora yoki transport
tashkilotlariga nisbatan talab va e’tirozlari bayon qilingan xatlardir. Da’vo xatlari
tovar yetkazib berish, qurulish ishlari, ijara, yuk tashish va shu kabi bir qancha ishlar
bo‘yicha tuzilgan shartnomalar bajarilmay qolganda, o‘z qonuniy huquqlarini va
manfaatlarini himoya qilish maqsadida tuziladi. Da’vo xatlarida asosan
shartnomaga ko‘ra o‘z zimmasiga olgan majburiyatini buzgan tomon yetkazgan
zararni qoplash talab qilinadi. Odatda da’vo xatlari uch nusxada tayyorlanadi.
1.Xatoluvchitashkilotva mansabdor shaxsnig nomi.
2.Matn.
3.Ilova (zarurbo‘lganhollarda).
Ilova xat – xatni qabul qilib oluvchilarni jo‘natilidigan hujjatlar haqida
yozma xabardor qilish uchun qo‘llanuvchi qisqacha xabar qog‘ozidir. Ilova xat
ish yuritishda keng tarqalgan bo‘lib, shartnoma loyihalarini, ziddiyatlar
bayonnomalarini, da’vo materiallarini jo‘natishda qo‘llaniladi.
Iltimos xati – muassasalar ma’lum bir ishni amalga oshirish yoki tugatish
maqsadida boshqa muassasalarga rasmiy xat orqali iltimos qilishi mumkin.
Iltimosxatlariningasosiyzaruriyqismlari:
So‘rov xati- javob talab qiladigan bunday yozishmalarda ma’lumotlar
hujjatlar yoki boshqa zarur narsalar so‘raladi.Birgina xatda turli masalalarga doir
bir necha so‘rov aks etmasligi, unda bayon qilinayotgan masalalar aniq va
ravshan ifodalanishi lozim. Faqat shu holdagina, yo‘llangan so‘rovga tez va
mukammal javob olish mumkin. So‘rov xati, odatda, ikki asosiy qismdan- kirish va xulosadan iborat bo‘ladi.
Kafolat xati – muayyan bir shart yoki va’dani tasdiqlash maqsadida tuziladi.
Xatlarning bu turi, qoidaga ko‘ra bajarilgan ish uchun haq to‘lashda, ishning
bajarilish muddati haqida, turar joy bilan ta’minlashda, ishga qabul qilishda,
bajariladigan ishning sifati haqida kafolat berish uchun tayyorlanadi va tashkilot
yoki alohida shaxslarga jo‘natiladi.