Individual work it products Task 1

When to use video conferencing: When you want to communicate strategic decisions or hold 
discussions with your remote team. 
3. Phone calls 
Besides video conferencing, a phone call is a great way to communicate urgent issues and get 
answers quickly. If you don’ t need visuals to communicate your message, a voice call is a little 
more convenient. Plus, if the person you called isn’ t available, you can leave a voice message 
without being restricted to a certain number of text characters. 
That being said, phone calls can incur massive initial costs, especially if you’ re using traditional 
phone lines or systems, like a public branch exchange (PBX) to transfer calls to other members of 
your team. 
If you think you’ ll be making lots of international calls, look into a cloud phone system that lets 
you make calls over the internet. Again, RingCentral is a good option here (especially since the 
app has phone calling, video conferencing and even team messaging all in one place): 
When to use phone calls: When you need to communicate something urgently but you don’ t 
need to give a visual demonstration. 
4. Instant messaging (IM) 
IM, or team messaging
, is great for simple and direct communication between teams. You get 
pinged right away if someone sends you a message, and you can type out a reply in seconds. 
Some messaging platforms even let you share files and create tasks in your message threads: 
5. SMS texting 
If your teammates are often away from their desk, then business SMS may be the most efficient 
way to communicate something urgent. You don’ t need internet connection to send and receive 
messages, and SMS logs can also be kept and referenced to make sure everyone’ s accountable. 
Plus, you can get your message across without derailing someone’ s focus since they don’ t have 
to open a browser or log in to an app. But mobile phones remain a personal space for most 
people, so SMS texting should probably be avoided unless it’ s something really important.