Information System User Interface Design in Software Services Organization: a small-Clan Case Study

3.3 UI design process 
When applying UCD, the UI design process consists of four processes: users’ context 
analysis, along with UI requirements development, prototyping, and evaluation. However, 
from the preliminary interviews, all four processes may not be clearly defined since they 
are blended into the UI design process by the design team, but not explicitly specified. An 
overview of the UI design process is shown in Figure 3. 
5
MATEC Web of Conferences 164, 01006 (2018) https://doi.org/10.1051/matecconf/201816401006
ICESTI 2017

---

Fig. 3. UI design process.
 
3.3.1 Understanding the users and their tasks 
During the process of context analysis, the team needs to analyze various aspects involving 
the users, tasks, and environment. In our case, the team surmised that they were to develop 
an IS for office use only, so they realized that the system should perform well in an office 
environment. However, they also took into account that the system should display correctly 
on any monitor size. 
The characteristics of the users, such as gender and age, along with individual and 
cultural experience and knowledge affect user preferences, hence UI design. As a result, UI 
designers collect and analyze these factors in order to match the users’ characteristics with 
the UI as closely as possible.
Unfortunately, as actually happened with this team, these data were not collected and 
analyzed clearly because user characteristics were estimated “by sight” during the 
requirements gathering process. Apparently, this oversight was not planned, but, in this 
case, the designers thought that the design was self-evident. 
“We always do the task analysis.” Member B said.
Task analysis is the process during which the team attempts to realize the business 
process or working steps involved in building the system, and the results of this process 
assist the designer to understand the data flow and structure of the system. Input-output of 
the system affects the navigation and interaction of the UI, and knowledge of this process 
can be translated into a diagrammatic view such as use case, data flow diagram, which 
describes the user interactions with the system and can be included in the system 
requirements.
From the above, both data on the user characteristics and task analysis can be used to 
create UI requirements. However, the team did not create a specific UI requirements 
document, but instead use the collected data to design a prototype which was then modified 
on the basis of the responses of the users in terms of primary need and aesthetics. 
3.3.2 Make it clear with a prototype 
“First impression of a user to the UI prototype will increase involvement, ownership, and 
satisfaction. As a result, the team can receive feedback on the pros/cons of the system easier 
6
MATEC Web of Conferences 164, 01006 (2018) https://doi.org/10.1051/matecconf/201816401006
ICESTI 2017

---