Instituti ish yuritish asoslari o’quv qo’llanma

Hujjatlarni joylashtirish va saqlash

Tashkilotlarda yig’majildlarni to’g’ri rasmiylashtirish uchun va ularning hisobini olishda yig’majildlar nomenklaturasi tuziladi.
Hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasi - tashkilotda yuritiladigan, belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va ularni saqlash muddatlari ko’rsatilgan holda tartibga solingan hujjatlar yig’majildlarining sarlavhalari ro’yxatidir. Tashkilotlarda tarkibiy bo’linmalap, jamoat tashkilotlarining hujjatlar yig’majidlari nomenklaturalari asosida umumtashkilot hujjatlar jildlari nomenklaturasi tuziladi.
Yig’majildlar nomenklaturasiga tashkilot faoliyatida tarkib topadigan texnik hujjatlar va bosma nashrlardan tashqari barcha hujjatlar kiritiladi. Tarkibiy tizilmalar va jamoat tashkilotlari hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasi etakchi mutaassislar jalb etilgan holda hujjatlar uchun javobgar shaxs tomonidan imzolanadi (7-ilova).
Hujjatlar yig’majildlari yig’ma nomenklaturasi ishlar boshqarmasi, umumiy bo’lim, devonxona, kotibi tomonidan tuziladi. Tashkilotlarning Markaziy ekspert komissiyasi (MEK, EK), so’ngra arxiv muassasasining ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) bilan kelishadi va tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi (8-ilovaga qarang).
Hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasini tuzishda namunaviy hujjatlar yig’majildi nomenklaturasiga, idoraviy arxivlar ishlarining asosiy qoidalariga amal qilinishi lozim.
Hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasiga tashkilot ishlarining barcha, hujjatlashtirilgan uchastkalarini aks ettiruvchi hujjatlar yig’majildi sarlavhalari, shu jumladan, ma’lumot va nazorat kartochkalari, shaxsiy hujjatlar yig’majildlari, hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasi kiritiladi. Har bir hujjat yig’majildiga tarkibiy bo’linma indeksidan (tarkibiy bo’linma tasnifi bo’yicha) hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasi bo’yicha tartib raqamidan iborat bo’lgan indeks beriladi (masalan: 03-12). hujjatlar yig’majildida bir nechta jildlar (qismlar) mavjud bo’lganda, indeks har bir jildga “I j. II j.” qo’shimchasi bilan qo’yib chiqiladi.
Tashkilotda kelgusi kalendar yilga hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasi kelgusi yilning oxirgi choragida, belgilangan shaklda tuziladi, zarur bo’lgan nusxada chiqariladi va 1 yanvardan boshlab harakatga tushiriladi. Hujjatlar yig’majildi nomenklaturasi tashkilot funktsiyalari va tuzilmalari o’zgargan taqdirda, biroq 5 yilda kamida bir marta, qayta tuziladi va kelishib olinadi. U har yili tegishli to’g’rilashlar bilan qayta tuziladi va tasdiqlanadi. Tashkilot hujjatlar yig’majildlari yig’ma nomenklaturasining birinchi nusxasi ishlar boshqarmasida, umumiy bo’limda, devonoxonada, kotibda saqlanadi, ikkinchisidan ish nusxasi sifatida foydalaniladi, uchinchisi idora arxivida turishi kerak, to’rtinchisi - hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasi kelishib olingan arxiv muassasasida qoladi.
Yil davomida tasdiqdangan hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasiga hujjatlar yig’majildi yuritilganligi to’g’risidagi, yangi hujjatlar yig’majildlari kiritilganligi to’g’risidagi ma’lumotlar kiritiladi. Yil oxirida unga turlari va yuritilgan hujjatlar yig’majildlari to’g’risidagi yakuniy ma’lumotlar kiritishadi. Tashkilot hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvi tarkibiy bo’linmalarning hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvlari asosida tuziladi.
Hujjatlar yig’majildini shakillantirish hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasiga muvofiq hujjatlar yig’majildlaridagi ijro etilgan hujjatlarni guruhlarga bo’lishdir.
Hujjatlar yig’majildlarini shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur:

• 
  hujjatlar yig’majildiga nomenklaturasi bo’yicha hujjatlar yig’majildi sarlavhalariga muvofiq faqat ijro etilgan, to’g’ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni joylashtirish;
  
• 
  bitta masalaning hal qilinishiga taalluqli barcha hujjatlarni birgalikda joylashtirish, ilovalarni asosiy hujjatlar bilan birgalikda joylashtirish;
  
• 
  hujjatlar yig’majildida bitta kalendar yilning hujjatlarini guruhlash (yildan-yilga o’tuvchi hujjatlar yig’majildlari bundan mustasno);
  
• 
  hujjatlar yig’majildlarida doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash;
  
• 
  hujjatlar yig’majildiga mashina yozuvlarini umumiy asoslarda joylashtirish.
  

Hujjatlar yig’majildiga qaytarish lozim bo’lgan ortiqcha nusxalar, xomaki qo’lyozmalar joylanmasligi kerak. hujjatlar yig’majildi 250 varaqdan oshmasligi kerak.
Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig’majildlari turlari bo’yicha va unga taalluqli ilovalar bilan xronologik tarzda guruhlanadi. Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, nizomlar, yo’riqnomalar ularga ilovalar bo’lib hisoblanadi va ko’rsatib o’tilgan hujjatlar bilan birgalikda guruhlanadi. Agar ular mustaqil hujjat sifatida tasdiqlangan bo’lsa, u holda ular alohida hujjatlar yig’majildlarida guruhlanadi.
Asosiy faoliyatlar bo’yicha buyruqlarda alohida guruhlanadi.
Yuqori tashkilotlar topshiriqlari va ularni ijro etish bo’yicha hujjatlar tashkilotlar faoliyati yo’nalishlari bo’yicha hujjatlar yig’majildlarida guruhlanadi.
Tasdiqlangan rejalar, hisobotlar, smetalar, limitlar, titul ro’yxatlari ularning loyihalaridan alohida guruhlanadi.
Shaxsiy hujjatlar yig’majildlaridagi hujjatlar ularning kelib tushishiga ko’ra xronologik tartibda joylanadi.
Muayyan tashkilot va uning tasarrufidagi tashkilotlar ishlari masalalari bo’yicha fuqarolar takliflari, arizalari va shikoyatlari, ularning ko’rib chiqilishi va ijro etilishi bo’yicha hujjatlar fuqarolarning shaxsiy masalalar bo’yicha arizalaridan alohida guruhlanadi. Hujjatlar ushbu hujjatlar yig’majildlariga xronologik yoki alifbo tartibida joylanadi.
Yozishmalar, qoidaga ko’ra, kalendar yil davri bo’yicha guruhlanadi va xronologik tartibda ketma-ket turkumlanadi. Javob hujjati so’rov hujjatidan keyin joylashtiriladi. O’tgan yilda boshlangan muayyan masala bo’yicha yozishmalar qayta boshlanganda, hujjatlar o’tgan yilgi hujjatlar yig’majildi indeksi ko’rsatilgan holda, joriy yilning hujjatlar yig’majildiga kiritiladi. Tashkilotlar faoliyatining xususiyatiga ko’ra yozishmalar o’quv yili, chaqiruv muddati doirasida ham guruhlanishi mumkin.

3.