Jenis surat : jenis surat

JENIS SURAT :

• JENIS SURAT :

• Surat Dinas;

• Nota Dinas;

• Memo;

• Surat Pengantar;

• Surat Kawat;

• Surat Keputusan;

• Surat Edaran;

JENIS SURAT :

• JENIS SURAT :

• Surat Undangan;

• Surat Tugas;

• Surat Kuasa;

• Surat Pengumuman;

• Surat Pernyataan;

• Surat Keterangan;

• Berita Acara.

Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.

• Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.

• Bagian-bagian dari surat dinas :

• a. kepala surat dinas;

• b. pembuka surat dinas;

• c. isi surat dinas; dan

• d. penutup surat dinas.

Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat.

• Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat.

• Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang membuat/mengeluarkan surat.

• Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek surat.

I. KODE INSTITUT PERTANIAN BOGOR……………………………………………………… I3

• I. KODE INSTITUT PERTANIAN BOGOR……………………………………………………… I3

• II. KODE UNIT KERJA/KODE JABATAN

• Rektor, Wakil Rektor I, II, III, IV………………………………………………………………………. I3

• Pimpinan Majelis Wali Amanah (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris) …………………. I3.MWA

• Ketua Senat Akademik………………………………………………………………………………………… I3.SA

• Ketua Dewan Audit…………………………………………………………………………………………… I3.DA

• Ketua Dewan Guru Besar ………………………………………………………………………………….. I3.DGB

• Dekan, Wakil Dekan Faperta…………………………………………………………………………… I3.1

• Dekan, Wakil Dekan FKH……………………………………………………………………………… I3.2

• Dekan, Wakil Dekan FPIK……………………………………………………………………………… I3.3

• Dekan, Wakil Dekan Fapet……………………………………………………………………………… I3.4

• Dekan, Wakil Dekan Fahutan…………………………………………………………………………… I3.5

• Dekan, Wakil Dekan Fateta…………………………………………………………………………….. I3.6

• Dekan, Wakil Dekan FMIPA…………………………………………………………………………… I3.7

• Dekan, Wakil Dekan FEM…………………………………………………………………………….. I3.8

• Dekan, Wakil Dekan Fakultas Ekologi Manusia …………………………………………… I3.9

• Dekan, Wakil Dekan Sekolah Pasca Sarjana…………………………………………………. I3.10

• Kepala Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat………………………… I3.11

• Kepala Kantor Persiapan Implementasi Otonomi ……………………………………….. I3.12

• Kepala Kantor Audit …………………………………………………………………………………….. I3.13

• dst…

Hubungan Masyarakat…… HM

• Hubungan Masyarakat…… HM

• Kerjasama Luar Negeri…… LN

• Organisasi dan Tata Kerja… OT

• Perlengkapan……………… LK

• Perencanaan…………… …. PR

• Ketatausahaan……………… TU

• Kepegawaian……………… KP

• Keuangan………………… KU

• Hukum…………………… HK

• Pengawasan……………… WS

• dst

Frase pembuka sebuah surat resmi :

• Dengan ini kami beritahukan bahwa………….

• Bersama ini kami kirimkan ……..

• Dalam rangka………

• Diberitahukan dengan hormat ………

• Menyusul surat kami tanggal……..

• Membahas surat Anda no…….. perihal…..

• Sehubungan dengan………

• Sehubungan dengan surat saudara tanggal……

• Menunjuk surat pemberitahuan dari…….. bahwa……. maka…..

Dalam kalimat pembuka ada beberapa uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai, antara lain :

• Sesuai dengan surat perjajian……….

• Seperti Saudara ketahui………

• Berikut ini kami sampaikan……..

• Sehubungan dengan hasil rapat…….

• Kami sangat bergembira atas kepercayaan Saudara…..

Kalimat Penutup yang baik :

• Atas perhatian dan bantuan Saudara kami sampaikan terima kasih

• Kami mengharap bantuan Saudara

• Kami menunggu kabar dari Saudara

• Besar harapan kami akan

Dalam kalimat penutup dianjurkan menggunakan ungkapan yang baku , antara lain :

• Mudah-mudahan pertimbangan yang kami kemukakan bermanfaat bagi Saudara

• Kami harapkan agar Saudara meneruskan pengumuman ini kepada staf/pegawai di lingkungan unit kerja Saudara

• Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini

NOTA DINAS

• NOTA DINAS

• Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan

• Sifatnya minta penjelasan dan keputusan

• Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan dalam lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Nota Dinas

MEMORANDUM (MEMO)

• MEMORANDUM (MEMO)

• 1. Isinya sama dengan nota dinas

• 2. Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan kepada bawahan

• 3. Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan atau diketik.

Memorandum

SURAT EDARAN

• SURAT EDARAN

• Surat yang digunakan untuk pemberitahuan tertulis ditujukan kepada pejabat tertentu

• Tidak memuat kebijakan pokok

• Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan yang telah ada

Surat Edaran

Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

• Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

• Surat Tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom atau tabel.

• Surat Tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

• a. kepala surat tugas;

• b. pembuka surat tugas;

• c. isi surat tugas; dan

• d. penutup surat tugas.

Surat Tugas

Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

• Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

• Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau kartu.

Surat Undangan

Surat Undangan

Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

• Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

• Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

• a. kepala surat keterangan;

• b. pembuka surat keterangan;

• c. isi surat keterangan; dan

• d. penutup surat keterangan.

Surat Keterangan

SURAT PENGANTAR

• SURAT PENGANTAR

• Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu

• Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar formulir

• Surat pengantar yang berbentuk surat biasa berlaku ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat dinas

Surat Pengantar

Kombinasi

• Kombinasi

• Desentralisasi

• dan

• Sentralisasi

Bidang kebijakan, standar dan pedoman, serta pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 5 (lima) tahun atau lebih dilaksanakan oleh Arsip Unievrsitas IPB (Bidang PPA IPB)

• Bidang kebijakan, standar dan pedoman, serta pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 5 (lima) tahun atau lebih dilaksanakan oleh Arsip Unievrsitas IPB (Bidang PPA IPB)

bidang pengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip aktif dan inaktif yang memiliki jangka simpan kurang dari 5 (lima) tahun dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja di lingkungan IPB

• bidang pengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip aktif dan inaktif yang memiliki jangka simpan kurang dari 5 (lima) tahun dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja di lingkungan IPB

Pengertian Arsip :

• Pengertian Arsip :

• Kumpulan surat-surat penting

• Suatu bukti dari suatu kejadian

PENATAAN ARSIP

• PENATAAN ARSIP

• Penataan Arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip, dimulai dari kegiatan identifikasi sampai dengan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (Sementara)

• Tujuan

• Menyatukan informasi arsip;

• Mengamankan informasi dan fisik arsip;

• Memudahkan pelaksanaan penilaian arsip.