Kenalan dengan surat dinas eko Sumanto

KENALAN dengan SURAT DINAS

• Eko Sumanto

• Fakultas Biologi

• www.ekosumanto.wordpress.com

SURAT

• bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan untuk di informasikan kepada pihak lain.

• setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain

SURAT RESMI/DINAS

JENIS SURAT

• Berdasar Jangkauan

• Surat intern
• Surat Ekstern

• Berdasar Prosedur pengurusannya

• Surat masuk
• Surat Keluar

• Menurut keamaan

• Sangat rahasia, Surat Rahasia, Surat terbatas, Surat Biasa

Berdasarkan Peraturan Mendiknas RI Nomor 42 Th 2006

• Surat dinas

• Nota dinas

• Memo

• Surat Pengantar

• Surat Edaran

• Surat Undangan

• Surat Tugas

• Surat Kuasa

• Surat Pengumuman

• Surat Pernyataan

• Surat Keterangan

• Berita acara

BAGIAN-BAGIAN SURAT

• Kepala surat (letter head)/KOP

• Sebagai alat pengenal atau identitas instansi

• Sebagai alat pemberi informasi

• Tanggal Surat

• Kapan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat

• Sebagai referensi

• Nomor Surat

• sebagai alat petunjuk bagi petugas filing;

• sebagi pengukur kegiatan suatu instansi yang bertalian dengan kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu;

• menunjukan unit asal surat;

• sebagai referensi

Lampiran surat.

• Lampiran surat.

• Lampiran surat menunjukan tentang surat lain atau dokumen lain yang harus disertakan kepada surat asli, dan berapa banyak yang dilampirkan dengan menggunakan huruf. Misalnya :

• Lampiran : Satu lembar.

• Hal

• Hal surat menunjukan mengenai intisari surat secara keseluruhan, dan disamping itu mempunyai fungsi lain ialah :

• a. sebagai referensi;

• b. sebagai petunjuk bagi petugas filing;

• Alamat dalam.

• a. sebagai petunjuk bagi petugas filing;

• b. sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.

Isi surat

• Isi surat

• Penutup Surat

• Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama pejabat, nomor induk pejabat, dan sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada bagian ini juga diterapkan cap jabatan

• Initial (jika perlu)

• Tembusan

• Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui pemasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain memberikan tanggapan seperlunya

BAHASA SURAT

• Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu;

• Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum dan bukan kata-kata daerah/asing

• gaya bahasa dalam penulisan suatu surat dipengaruhi beberapa faktor yaitu:

• 1. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat.

• 2. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam surat, misalnya surat intruksi, surat pemberitahuan, surat permohonan dan lain-lain.

Syarat-syarat isi surat yang baik

• 1). jelas,

• 2). tepat,

• 3). tuntas,

• 4). sopan,

• 5). singkat dan sederhana,

• 6). lancar,

• 7). penuh pertimbangan

MENULIS SURAT DINAS

• bentuk : setengah lurus (semi block)

• Kepala surat

• Pembuka surat mencakup bagian-bagian surat; yaitu :

• 1). nama, kedudukan dan alamat instansi,

• 2). tanggal,

• 3). nomor ,

• 4). sifat,

• 5) lampiran,dan

• 6). hal

• ISI

• Penutup

• Penandatangan surat

• Tembusan

a. Nama, lambang, urutan instansi tertinggi, kedudukan dan alamat instansi harus jelas tanpa singkatan sesuai peraturan terkait dan ditutup dengan garis penutup.

• a. Nama, lambang, urutan instansi tertinggi, kedudukan dan alamat instansi harus jelas tanpa singkatan sesuai peraturan terkait dan ditutup dengan garis penutup.

• b. Tanggal surat:

• Penulisan tanggal surat dinas, tidak perlu didahului nama kota karena sudah tercantum dalam alamat instansi pada kepala surat. Nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka. Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma diatas.

• Ditulis di kanan sebaris dengan nomor surat

• Contoh: 20 Mei 2006.

Nomor surat

• Nomor surat

• Kata nomor ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua. Garis miring yang digunakan pada nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Kemudian angka tahun ditulis lengkap tidak diikuti tanda baca apapun.

• Contoh : Nomor : 269/H.23.1.FB/DT/2008

d. Sifat surat Kata sifat diisi dengan kualifikasi surat, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas atau biasa. Dapat juga digabungkan dengan klasifikasi surat berdasarkan kecepatan penyampaiannya, yaitu sangat segera, segera atau biasa. Contoh : Sifat: Rahasia/Segera. e. Lampiran Kata lampiran ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua, kemudian dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah yang dilampirkan dengan huruf, kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata. Diketik dibawah nomor Contoh : Lampiran: dua puluh lembar atau lampiran : 21 lembar Apabila tidak ada yang dilampirkan, maka kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

f. Hal surat

• f. Hal surat

• Cukup mencantumkan kata hal, karena lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan diawali huruf kapital pada setiap kata dan tidak perlu digaris bawahi.

• Diketik dibawah lampiran

• Contoh :

• Hal : Laporan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

i. Penandatanganan surat.

• i. Penandatanganan surat.

• Nama jabatan diketik dibagian kanan bawah, diakhiri dengan tanda baca koma (,)

• Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, tanpa diberi tanda baca apapun lengkap dengan gelar akademik.

• Nama jabatan ini tidak perlu di tulis lengkap karena nama unit organisasi sudah dicantumkan lengkap pada kepala surat. Penulisan nama pejabat penanda tangan surat, ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Sedangkan NIP ditulis dengan huruf Kapital namun tanpa diikuti tanda baca apapun.

• contoh:

• Dekan,

• Tanda Tangan

• Nama Pejabat

• NIP ………….

i. Tembusan

• i. Tembusan

• Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata kepada Yth, disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan ibu, bapak dan sdr digunakan apabila diikuti dengan nama orang.

• Contoh :

• Tembusan :

• 1. Rektor Universitas Jenderal soedirman sebagai laporan

• 2. dst.

• atau

• Tembusan : 1. Bapak Nama Pejabat

SURAT KEPUTUSAN

• kebijakan dan merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi atau yang sederajat, yang bersifat mengikat secara individual dan konkrit, serta berlaku untuk jangka waktu tertentu.

• Contohnya keputusan di bidang kepegawaian, penetapan tim kerja

Memo dan nota dinas: surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

• Memo:

• Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan.

• Nota:

• Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan.

Persamaan Memo dan Nota: - digunakan untuk keperluan intern lembaga - tidak perlu dicantumkan identitas lembaga, cukup nama lembaga Lebih fleksibel dalam format dan isi surat

TAMBAHAN TAPI PENTING

Asas Surat DINAS

• Keamanan

• Dibaca orang tertentu (petugas tutup mulut)

• Kecepatan dn Ketepatan

• Cepat selesai

• Tepat isi, klasifikasi, konsep de el el

• Pertanggungjawaban

• Isi, format, prosedur, keabsahan, kewenangan

• Keterkaiatan

• Harus diarsip

• Pembakuan

• Bentuk, nomor, penandatanganan sesuai instansi

Pada prinsipnya pimpinan tertinggi yang berhak menandatangani surat

• Pada prinsipnya pimpinan tertinggi yang berhak menandatangani surat

• Jika berhalangan dapat diwakilkan atas dasar pelimpahan wewenang yang dinamakan BERTINDAK ATAS KUASA

• Ada beberapa bentuk

• Mis.

• Atas nama (a.n.)

• Urusan bagian (u.b.)

Atas nama (a.n.)

• Atas nama (a.n.)

• apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya kepada bawahannya untuk menandatangani surat, pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :

• - pelimpahan wewenang harus dalam bentuk tertulis.

• - menteri wewenang yang dilimpahkan harus merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang menerima pelimpahan wewenang.

• - tanggung jawab sebagai akibat penadatanganan surat tetap ada ditangan pimpinan yang melimpahkan wewenang.

untuk beliau (u.b.)

• untuk beliau (u.b.)

• Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi wewenang itu melimpahkan kembali wewenang tersebut kepada pejabat dibawahnya. Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :

• - pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktur dibawah pejabat pemberi wewenang yang pertama.

• - Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya.

• - Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili.

• - Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

Contoh penggunaan atas nama (a.n.)

• Contoh penggunaan atas nama (a.n.)

• a.n. Dekan

• Pembantu Dekan I

• Nama Pejabat

• NIP. ………….

Cap dinas

• Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama jabatan, digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bersangkutan atau yang bertindak sebagai pejabta pengganti (Pj.).

• b. Cap instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama unit organisasi, digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang mempunyai wewenang menggunakannya.

• Aturan tentang cap mengaku peraturan dinas terkait

Bentuk dan ukuran cap dinas dan sap jabatan diatur undang-undang.

• Bentuk dan ukuran cap dinas dan sap jabatan diatur undang-undang.

• Ex.

• Cap dinas bentuk segi lima sama sisi dibuat dengan garis lengkung ke luar dengan sudut 72 derajat dalam posisi berdiri dan berukuran garis tengan 40 mm.

• Garis lengkung keluar dibuat garis ganda dengan garis luar lebih tebal.

YANG BIASA DIBUAT

1. SURAT PERMOHONAN Surat permohonan: surat yang dibuat oleh seseorang atau lembaga berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.

Fungsi surat permohonan: 1) Bagi pihak yang memohon, surat permohonan berfungsi sebagai duta

• Fungsi surat permohonan: 1) Bagi pihak yang memohon, surat permohonan berfungsi sebagai duta

• atau utusan untuk menyampaikan

• sesuatu yang hendak dimohon atau

• dimintanya.

2) Bagi pihak yang menerima, surat permohonan berfungsi sebagai bahan untuk mempertimbangkan perlu tidaknya permohonan dikabulkan. Sekaligus sebagai alat bukti meminta kembali sesuatu yang dipinjamkan jika telah jatuh tempo peminjamannya.

Siapapun yang membuat (pribadi atau lembaga), isi surat permohonan yang baik memuat hal-hal berikut: a. identitas pemohon b. tujuan dan alasan memohon c. barang/ sesuatu dan jumlah yang dimohon d. batas waktu meminjam e. pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2. SURAT KETERANGAN Surat keterangan: surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Di dalam surat keterangan, pejabat yang menerangkan menuliskan jabatannya bila perlu data pribadinya.

Isi pokok surat keterangan adalah sebagai berikut: (1) data pribadi atau jabatan pihak yang menerangkan (2) data pribadi pihak yang diterangkan (3) isi keterangan (4) penutup, umumnya berisi himbauan atau harapan

Contoh surat keterangan PT DAMAI SUKSES Jln. Inpres A No. 26 Jakarta Selatan 12120 SURAT KETERANGAN PENGALAMAN BEKERJA No. 75 / KODE. C / VII / 2004 Jakarta, 5 Juni 2005

Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : Ir. Gendra Priyadi Jabatan : Direktur PT Damai Sukses ALAMAT : Jln. Inpres A No. 26 Jakarta Selatan 12120 menerangkan dengan sesungguhnya bahwa Nama : Dede Sutisna Alamat : Jln. Pakubuwono VI Jakarta Selatan 12120 benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 10 Mei 2000 sampai dengan 21 Mei 2005 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Produksi.

Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Dede Sutisna telah menunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya sendiri. Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan memakluminya. Ir. Gendra Priyadi Direktur

3. Surat Tugas

CONTOH

Contoh Nota Dinas PT INDOCETAK NOTA DINAS No. 21 / INDO / VII / 2005 Kepada : Asisten Manajer Produksi Dari : Manajer Produksi Hal : Peningkatankatan Produksi Sehubungan dengan surat keputusan Direktur No. 12 / Dir / C. XI / 2005, kami minta agar Saudara menyiapkan materi rapat tentang peningkatan produksi khususnya bidang penambahan tenaga produksi . Demikian untuk dimaklumi dan dilaksanakan. 31 Januari 2003 Manajer Produksi Iqbal Kumbara

Contoh memo KOP INSTANSI MEMO Kepada : Kabag Tata Usaha Dari : Pembantu Dekan I Hal : Promosi Sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan makalah dan brosur yang akan dibagikan. Terima kasih. 3 Februari 2005 Pembantu Dekan I Drs. Fahri, M.Sc. NIP. 1234567

ALUR PEMBUATAN SURAT DINAS

Masing-masing instansi berbeda

• Masing-masing instansi berbeda

• Sangat tergantung peraturan instansi

• Manajemen sangat berperan terhadap alur surat

• Tergantung struktur organisasi

MENILIK FAKULTAS BIOLOGI

PENGAJUAN SURAT DI FAKULTAS BIOLOGI

CONTOH PENGIRIMAN SURAT

• Surat peminjaman alat

• Surat permintaan dana SPP/DPP

• Surat permintaan dana POM

• Surat Peminjaman ruangan

• Surat ijin kuliah

• Surat ijin praktikum

• Contoh lain sesuai kebutuhan

MATUR NUWUN