Mavzu: Boshqaruv faoliyatida vaqtdan unumli foydalanish shartlari Reja: Boshqaruv faoliyatida vaqt ahamiyati

8. Majlislar. Endi majlislarga sarflanayotgan vaqt haqida to‘xtalsak. Bir tajribali administrator (ma’mur): «Men har hafitaning dushanba kunlari rahbariyat o‘tkazadigan majlislar davomida vaqtimizni behuda sarf qilamiz deb bilaman. Biz hech qachon nega yig‘ilayotganimizni, suhbat qaysi mavzuda borishini bilmaymiz va shuning uchun ham majlis qachon tamom bo‘lishini tasavvur qila olmaymiz. Faqat bir narsani, har dushanba uchrashishimizni aniq bilamiz, xolos. Bunday majlislar nega o‘tkazilishini tushuna olmayman va bu mening asabimga tegadi» deydi. Majlislar unumsiz o'tkazilishining o‘ziga xos sabablarini ko‘rib chiqsak: kerak bo‘lmagan majlislaming o‘tkazilish sabablaridan biri rahbarning mustaqil qaror qabul qilishga ishtiyoqi yo‘qligi (majburiyatni o‘z zimmasiga olishni xohlamaydi) yoki uning suhbatlashishga bo‘lgan ehtiyoji boiishi mumkin; qatnashchilar kun tartibi bilan tanish bo‘lmasIiklari (demak, ular ko‘rilishi kerak bo‘lgan masalalami oldindan o‘rganib chiqmaganlar); majlisda ko‘rilayotgan muammoni hal qilishda ishtiroki talab etilmaydigan kishilaming majlisda ishtirok etishlari, birinchidan, ulaming vaqtlari behuda ketishiga, ikkinchidan, majlisni boshqarish jarayoni murakkablashishiga sabab bo‘ladi; majlis maqsadining aniq emasligi, uni o‘tkazish rejasining yo‘qligi; • majlis o ‘tkazish uchun tanlangan joyning noqulayligi (e’tibomi buzuvchi shovqin borligi, texnik vositalarning yo'qligi, xodimlaming ish joylaridan uzoqdaligi va h.k.); majlis vaqtini aniq belgilamaslik vaoqibatda majlisning uzoq cholzilib ketishi; kun tartibidan chetlashish; asosiy muammolami ko‘rsata bilmaslik oqibatida ish jarayonida hal boMishi mumkin bo‘lgan mayda masalalarning ko‘rib chiqilishi; ishtirokchilarni eshita bilmaslik. Bunda aytib o‘tilgan qimmatli g‘oyalar nazardan chetda qolib ketadi.
Bir necha maslahat! Menejerlarga vaqt yetishmasligining asosiy sababi - ular o‘z rejalarini tuzmaydilar. Shu sababli ularga ishni rejalashtirish bilan sarflangan vaqtdan yuqori samara olishlari mumkinligini tushuntirish zarur. Menejerlar zarur ishlardan ko‘ra tez bajarilishi kerak boMgan ishlami afzal ko‘rishadi va kelajakda muvaffaqiyatsizlikka uchrashadi. Kech qolganlami kutib majlisni ochmaslik - kelganlami jazolab, kelmaganlarni taqdirlash bilan teng. Taassufki, bu safar vaqtida kelganlar 56 kelasi safar kech qoladi, kech qolganlar esa yanada kechroq kelishadi. Menejerlar vakolatlarni bo‘ysunuvchilarga ishonmuganliklari sababli taqsimlamaydilar. Lekin bo‘ysunuvchilar faqat tajribasi va ko'nikmalnri orqaligina rahbar ishonchiga kirishlari mumkin. Menejerlar qog‘ozlami csdan chiqarmaslik uchun stol ustida qoldiradilar. Lekin vaqt o‘tishi bilan bu qog‘ozlar o‘z ahamiyatini yo‘qotadi yoki yo‘qoladi. Menejer qancha ko‘p ishxonada qolsa, shuncha ko‘p charchaydi va qilinishi kerak bo‘lgan ishlari ortib boradi. Ulaming aksariyati operativlik va samarani chalkashtirib yuborishadi. Ulami ishni bajarish tartibi tartibli ish bajarishdan ko‘ra ko‘proq qiziqtiradi. O‘z vaqtingizni tejashning asosiy yo‘li rejani hayotga tatbiq etishdir. Juda ko‘p insonlar nima zarurligini bilishadi, lekin sustkashlik qilishadi. Asosiy ishni kun tartibi tuzishdan boshlang. Zarur ishlaringizni bir soat tartibga solish qo‘shimcha vaqtni paydo qiladi. Muvaffaqiyatga erishgan xodimlar o ‘z fikrlarini mujassamlashtira olganlar, barcha ishni bir martada yakunlaganlar. Xat, hisobot, ma’ruza yozishdan oldin barcha ma’lumotlami to‘plang. Barcha hujjatlarga faqat bir marta e’tibor qaratish siz uchun qoida bo‘isin. Xat o‘qiyotganda javobini xayolingizdan o ‘tkazing. Mushohada qilish zarur bo‘lsa g ‘oyalami yozing. Bo‘ysunuvchilaringizning fikrini so‘rang. Shuningdek, punktual, qisqa va lo‘nda bo‘ling. Ko‘p gap ko‘p sarflangan vaqtdir. Vaqtida so‘zlab, vaqtida jim turing. Tadqiqotlar shuni ko‘rsatadiki, tinglangan narsaning uchdan ikki qismi darhol yoddan chiqadi. Boshqalar vaqtiga e ’tiborli bo‘ling. Tashrif buyuruvchilar tez-tez oldingizga qatnashlariga barham bering. Uchrashmoqchi bo‘lgan sherigingiz bilan oldindan vaqtni belgilang. Bitta suhbat uchun bir necha masalani toping. Majlis o‘tkazmoqchi bo‘lsangiz oldindan majlis kun tartibini tarqating. Majlisda reglamentga qattiq rioya qiling. Telefonda suhbat vaqtidan samarali foydalaning, kerakli m a’lumotlarni yozib oling. So‘zga chiqqanda o ‘zingizni tanishtiring va tezda muhokama qilinayotgan masalaga o‘ting. Samarasiz o‘qishdan o‘zingizni tiying. M a’muriyat va kotiba sizga referat hamda rezyumelar tayyorlasin. Xat, hisobot va boshqa ma’lumotlami faqat bir marta o‘qing va javob yozing. Unchalik zarur bo‘lmagan qog‘ozlami tanaffusda va yo‘lda o‘qing. Ishlar bilan band bo‘lsangiz eshikni qulflab oling. Xodimlaringizni sizga ma’lum vaqtda murojaat qilishga o‘rgating. Bu jarayonni tartibga soling. Ish kuni oxirida bajarilgan ishlami tahlil qiling, ertasi kuni sizning vaqtingizni o ‘g‘irlashlariga yo‘l qo‘ymang va ertangi kun rejasini tuzing.