Mavzu: hujjatlar bilan ichlash

Vertikal kartotekalar
Vertikal kartotekalar yashiklar (lotoklar) ko’rinishida bo’lib, kartalar ularga vertikal joylashgan bo’ladi. Kartochkalar yashiqda erkin joylashishi yoki katorda ochklgan teshiklar orkali o’tuvchi gorizontal o’q bilan mahkamlanishi mumkin. Vertikal kartochkalar juda ham keng tarqalgan: ulardan xujjatlarni hisobga olish kartochkalari sifatida buxgalteriyada, kadrlar bo’limida, arxivlarda, kutubxonalarda va boshkalarda ishlatiladi.
Vertikal kartochkalarning afzalligi: oddiyligi, arzonligi, katta sig’imliligida; kamchiligi — kartalar qidirishning nisbatan qiyinligida. Tavsiflanuvchi ob’ektlar yoki parametrlari bo’yicha farqlanuvchi kartalar guruhini qidirishni engillashtirish uchun ular bir-biridan ajratgichlar bilan bo’linadi. Guruhlar ichiga kartochkalar oldindan o’rnatilgan tartibda alfavit, sana va shunga o’xshashlar bo’yicha joylashtiriladi.
Aylanuvchi kartotekalar
Aylanuvchi kartotekalar — bu vertikal yoki gorizontal o’qlar atrofida aylanuvchi barabanlar bo’lib, ularning sekсiyalariga kartalar yoki xujjatlar solingan papkalar joylashtiriladi. Ularning afzalligi — shartli doimiy va kam o’zgaradigan axborotlarni saqlashidadir. Vertikal o’qli kartotekalar ofislarning ma’lumot uchun xizmatlarida, gorizontal o’kli kartotekalar esa xodimlarning ish joylarida ishlatishga mo’ljallangan.
Aylanadigan kartotekalarning boshqa ko’rinishi ham bo’lib ularda sterjenga ma’lumotli kartalar maxkam o’rnatilgan bo’ladi, bu tipdagi kartotekalardan odatda kutubxona kataloglarida ommaviy foydalanishda ishlatiladi. Ikkala ko’rinishdagi aylanuvchi kartotekalar ba’zida avtomatlashtirilgan qidirish mexanizmlari bilan jihozlanadi.
Avtomatlashtirilgan kartotekalar jumlasiga elevatorli va rotorli kartotekalar kiradi.
Elevatorli kartotekalar
Elevatorli kartoteka operatorning ish joyiga rolikli zanjirga osilgan kartali yoki boshqa xujjatli tarnovlarni (yashiklarni) avtomatlashtirilgan uzatishni tashkil qiladigan qurilmadir. Tarnovlarni uzatish boshqarish pultidan teriladigan ish joyi adresiga (kodiga, identifikatoriga) mos ravishda amalga oshiriladi. Elevatorli kartochkalar sig’imi katta - 500, mingtacha kartochkaga hizmat kilishga mo’ljallangan.
Rotorli kartotekalar
R otorli kartotekalar xujjatlar uchta tarnovli aylanma tokcha sekсiyalarga egadir. Ular aylanadigan barabanli kartotekalarni eslatadi, lekin avtomatik boshkarish pultida terilgan adres bo’yicha foydalanuvchiga kerakli tarnov olib kelinadi. Rotorli kartotekalarning sig’imi kartochkalarning shakli bilan aniklanadi va 10—75 ming donani tashkil etadi.
Perfokartali kartotekalar
Chetlari perforaсiyali kartalardagi kartotekalar engil mexanizaсiyalashgan qidirish imkonini beradi. CHetlari perforaсiyali karta qalin kog’ozdan yasalgan to’g’ri to’rtburchak ko’rinishiga ega bo’lib, hamma chetlari bo’ylab bir xil teshiklar o’yib chiqilgan: Har bir poziсiyada bir yoki bir nechta (ko’pincha ikkita) teshik. Kidirish kodini o’rnatishda kartaga mos teshiklarni perfokarta chetidan ajratib turuvchi kashakni qirqish amalga oshirilib, natijada ochik tirqish ( yoriq) hosil bo’ladi. Perfokartaning teshiklardan xalos bo’lgan markaziy ma’lumot maydoniga hamma kerakli xujjatlar nusxalash yoki ko’lda yozish usuli bilan kiritiladi. Kerak ma’lumotli kartani topish to’g’rilangan kartalar dastasiga qidirilayotgan kodga mos keluvchi teshikka o’qni sanchib olish va dastani silkitish bilan amalga oshiriladi. Silkitishda kerakli perfokartalar dastadan tushib koladi. Bu jarayon yordamida 6—7 ming kartaga ega bo’lgan to’plamdan 5—6 belgi bo’yicha bizni kiziqtirgan kartalarni engilgina tanlab olish mumkin. Perfokartaning ma’lumot maydoniga tez-tez xujjatlarning mikrofotokopiyasi kiritiladi. Bu keng tarqalgan va samarali mikrofilmlashtirilgan xujjatlarni saklash tizimlarida kulay ma’lumot qidiruv ishlarini engilgina yaratish imkonini beradi.
HUJJATLARNI MIKROFILMLASHTIRISH
Mikrofilmlashtirish — bu fotografik usul bilan maxsus tashuvchida xujjatlar asl nusxalarning kichraytirilgan, (ba’zida yuz martagacha) mikrofotokopiyalarini olishdir.
M ikrofilmlashtirishning asosiy vazifasi: saqlash uchun kerakli maydonni bir necha o’n marta qisqartirib, xujjatlarning sig’imli omborini yaratish: Hujjatlar qidirish jarayonini engillashtirish; hujjatlarning nusxasini olish va ko’paytirishni oddiy va tezkor jarayonini ta’minlashdan iborat. Amaliyotda ishlatilayotgan hamma hujjatlarni saklash tizimlari ichida mikrofilmlarda axborotlarni saqlash tizimi eng katta sig’imga va eng arzon narxga egadir. Kerakli hujjatni qidirish va undan fotonusxa olishning o’rtacha vakti 10—20 minut bo’lgan bir nechta o’n millionlab xujjatlarga ega bo’lgan mikrofilmli axborot-qidiruv tizimlari mavjud. Mikrofotonusxalash, reproduсirlash, nusxa olish, ko’z bilan ko’rib chiqish, mikrofotonusxalarni avtomatlashtirilgan qidirish va saqlash qurilmalarining ko’p turlarlari ishlab chiqarilmokda.
Mikrofilmlarni ko’rinishi va texnologik xususiyatlari bo’yicha quyidagicha bo’lish mumkin:
— rulonli mikrofilmlar;
— kesmali mikrofilmlar;
— shaffof formatli mikrofishalar (diamikrokartalar);
—shaffof bo’lmagan formatli mikrokartalar, aperturli kartalar va boshqalar.
Rulonli mikrofilmlar oddiyligi va tayyorlash tezligi bo’yicha mikrofilmlarning qolgan hamma ko’rinishlaridan yuqori turadi. Axborot plyonkada ketma-ket butun uzunligi bo’yicha betma-bet joylashadi. Kengligi 16 va 35 mm bo’lgan rulondagi bunday plyonka jurnal belgilari, xisobotlar, kitoblar, dissertaсiyalar, chizmalar, rasmlar va shunga o’xshashlarning mikrofilmlarini saqlash, qidirish va nusxasini olish uchun ishlatiladi. Rulonli mikrofilmlar kompyuterdan qiymatlarni chiqarish tizimlarida va axborot-qidiruv tizimlarida ishlatiladi.
Rulonli mikrofilmlashtirishning kamchiliklari:
— bir rolikda joylashgan ko’p sonli hujjatlar ichidan kerakli hujjatni qidirishning qiyinligi;
— uzun plyonka bilan ishlashning noqulayligi;
— rulonli tashuvchining ko’rib chiqilgandagi emirilishi.
Mikrofilmlardan sig’imi bo’yicha katta bo’lmagan kartotekalarda ish hujjati sifatida foydalanilganda ularni alohida kadrlar sifatida saqlanishi maqsadga muvofiqdir.
Kesmali mikrofilmlar — mikrofilmlarning alohida kesmalari shaffof konvertlarga joylashtirilib, ulardan kartotekalar shakllantiriladi. Bunday mikrofilmlar uzluksiz reproduсirlash uchun yaroqsizdir, lekin ular rulonliga nisbatan ko’rib chiqish uchun qulaydir. Mikrofilm ma’lumotlar jamg’armasida saqlanishi kulay hisoblanadi, ulardan bosib chikarilgan alohida kadrlar esa ish materiali bo’lib xizmat qiladi.
Mikrokartalar — bu anik formatli tekis kartochkalardir. Kartochkaning asosi shaffof (tekis kesilgan fotoplyonka) yoki noshaffof (fotoqog’oz) bo’lishi mumkin.
Shaffof asosdagi mikrokartalarni diamikrokartalar yoki mikrofishalar deb ataladi; ulardan keng tarkalganlari: 35x70, 75x125, 105x148 mm. o’lchamlaridir.
Karta o’lchamlari va kichraytirish darajasiga karab unga bir necha o’nlab kadrlarni joylashtirish mumkin. Masalan, 105x48 mm o’lchamli kartaga kitobning 100 tagacha va undan ko’p betlarini joylashtirish, 4—5 ta shunday mikrokartaga kattagina kitobni sig’dirish mumkin. Mikrofishalar maxsus apparatlar yoki maxsus lupalar yordamida o’qiladi.
Mikrokartalarning afzalligi — kerakli kadrni qidirish osonligi va pochta orqali jo’natish qulayligida.
Kamchiligi — tayyorlashning qiyinligida. Mikrofilmlashtirilgan hujjatlarni yaratish va ular bilan ishlash uchun maxsus texnika ishlatiladi:
— rasmga oluvchi mikrofilmlovchi apparatlar;
— tasvirni chikarish va qotirish uchun asbobuskunalar;
— qidirish, ko’rib chiqish va nusxa olish uchun apparatlar;
— mikrofilmlarni saklash uchun jihozlar;
Rasmga oluvchi apparatura ishlash prinсipi bo’yicha ikki guruhga bo’linadi:
— kadrli (statik) rasmga olish;
— tirqishli (dinamik) rasmga olish;
Kadrli rasmga oluvchi apparatlar (UDM-2, Dokumator DA, Rust3, Pentakta A-100 va boshqalar) uchun shu narsa xoski, asl nusha suratga olish vaqtida qo’zg’almas holatda turadi. Bunday apparatlar ham varaqli, ham risolalangan asl nusxalarni mikrofilmlashtirishni amalga oshiradi; turli kenglikdagi (16, 35 va 70 mm) ham perforirlangan, qam perforirlanmagan «Mikrat» tipidagi pozitiv va negativ plyonkalarga lastaki, yarim avtomatik va avtomatik rejimlarda rasmga olish imkonini beradi.
Tirqishli rasmga olish apparatlarida (Reprograf130, Reprograf900 va boshqalar) asl nusxa uzluksiz harakatlanadi va u bilan bir vaqtda siljuvchi fotoplyonkaga ensiz tirqish orqali eksponirlanadi. Bunday apparatlarning afzalligi shundaki, rasmga olish jarayoni to’lmq avtomatlashtirilgan, yuqori samaradorlikka ega, uzunligi bo’yicha cheklanmagan asl nusxalarni mikrofilmlashtirish imkonini beradi.
Rulonli mikrofilmlarda ma’lumot kidirishni engillashtirish uchun turli xil mexanizaсiyalashgan axborot-qidiruv tizimlari ishlatiladi, masalan: POISK OK tipidagi.
POISK OK tizimida mikrofilmlashtirish UDM2 qurilmasida 35 mm li plyonka orkali amalga oshirilib, kodlash uchun maxsus moslama bilan jihozlangan. So’roqlanayotgan material kodi mikrofilm kadrlari orasiga kiritilgan bo’ladi. qidiruv vakgida mashinaga kerakli kadr kodi kiritiladi va u avtomatik ravishda kerakli kadrni ekranga chiqaradi.
Taxminan shunday imkoniyatlar Gelati o’quv-qidiruv-nusxa olish apparatida ham bor.
Mikrofilmlarni dastaki qidirish va ko’rib chiqish uchun kadrlarni kattalashtirilgan tasvirini ekranga chikaradigan o’kuv-ko’rib chiquvchi apparatlar (Mikrofot, Luch cho’ntak apparati) qo’llaniladi, ularning ba’zilari tasvir nusxasini olish imkonini berali (Elektrofilm apparati va boshkalar).
Mikrofishalarni qidirish va ko’rib chiqish uchun Iveriya izlovchi mashinasi yaratilgan. «Pentakta» mikrofilmli kompleksi 105x 148 mm formatli mikrofishalarni rasmga olish, qayta ishlash, qidirish, o’qish, nusxa olish va saqlash qurilmalarini o’z ichiga opadi.
Mikrofilmlashtirishning istiqbolli yunalishlaridan hujjatlarni golograflashtirish — hujjatning golografik nusxasini (gologramma) maxsus plastinkaga yoki plyonkaga lazer nuri orkali rasmga olish usulidir. Bitta 101x126 mm o’lchamli gologrammaga 1000 tadan ko’p 1—2 mm diametrli mikrogologrammani joylashtirish mumkin, bu matnning bir necha ming betiga mos keladi.
HUJJATLARNI TASHISH VOSITALARI
Firmalar, ofislar, banklar, kutubxonalar va boshkda tashkilotlarning xonalari o’rtasida xujjatlar tashish aravachalar, konveyerlar, liftlar, pnevmopochtalar va boshkalar yordamida amalga oshiriladi.
Aravachalar universal bo’lib, lekin har doim tashish uchun qulay transport vositasi emas. Katga hajmdagi hujjatlarni, kitoblarni, jurnallarni va shunga o’xshashlarni doimiy tashish uchun avtomatlashtirilgan transport vositalari: konveyerlar, liftlar, pnevmopochtalar ishlatiladi.
Ko’prok trosli va lentali konveyerlar ishlatiladi.
Greyferli transportyorlar — trosli konveyer bo’lib, tuzilishi juda oddiy, tashilayotgan yuklar trosga kiskichlar yordamida maxkamlanadi yoki trosga maxkamlangan maxsus patronlarga joylashtiriladi.
Lentali transportyorlar katga masofaga cho’zilishi (500 metrgacha ), harakatlanish tezligi 1m/s gacha, eng katga ko’tarilish burchagi 20° bo’lishi mumkin. Ular xujjatlarni hamma yo’nalish bo’yicha gorizontal va og’ma tekislikda, murakkab Yo’nalishlarni avtomatik bajarib ko’chirib yurishni amalga oshiradi. Troslidagi kabi, lentali konveyerlarda yuk tashishning ikki xil ko’rinishi mavjud: yukni konteynerlarni ishlatmasdan turib lentaga mahkamlash (masalan, magnit bilan), yukni konteynerga (kassetaga, kutichaga, papkaga va xokazolarga) joylashtirib tashish.
Ensiz, vertikal joylashgan lentali konveyerlarda xujjatlarni tashish diqkatga sazovordir, ulardagi avtomatik tashlab yuboruvchi dasturli cho’ntaklar yukni belgilangan joyda koldiradi.
Liftli transportyorlar (yoki yuk ko’targichlar) yuklarni vertikal ko’chirish uchun qo’llaniladi. Ishlash prinсipi bo’yicha ular diskret va uzluksiz ko’rinishga ega. Uzluksiz ko’rinishdagi liftlarning platformalarida (tagliklarida) yukni avtomatik tushirish va ushlab olish kurilmalari ishlatiladi.
Pnevmatik pochta xujjatlarni pnevmoquvur yo’li bo’yicha katta tezlik bilan uzoq masofalarga ko’chirishni ta’minlaydi. Ko’pgina pnevmopochtalar berilgan dasturga asosan yuklarni turli yo’nalishlarda avtomatik marshrutlab uzatishni ta’minlaydi.
Masalan, aerolost pnevmopochtasi, 18 xil ko’rinishga egadir; Dupleks pnevmopochtasi pnevmoquvur yo’li bo’yicha diametri 45 mm va uzunligi 320 mm li patronni 8 m/sek tezlik bilan 250 metr masofaga uzatadi; Tranzit, Magistral pnevmopochtalari shunday patronlarni 400 metr masofaga uzatadi. Aerotrans pnevmopochtasi og’irligi 500 grammgacha bo’lgan yuklarni jo’natadi.