Mavzu: hujjatlar bilan ichlash

deb hisoblashadi,
PC WEEK/RE, 1997 №46
Har qanday biznes, u xoh katga bo’lsin, xoh kichik bo’lsnn, nimadan boshlanadi?
Har qanday firmani, u ishlab chikaruvchi bo’lsa ham, tijoratchi bo’lsa ham, tashkil etish va faoliyati nimadan boshlanadi?
Tadbirkorlik qogozlaridan!
Turli xil shartnomalar, hukukiy qog’ozlar, xizmat instrukсiyalari, buxgalteriya blanklari, texnik topshiriqlar va texnik hujjatlar, reklama prospektlari va afishalari, bu erda endi tashrifnomalar, yorliqlar va shunga o’xshashlar to’trisida gap xam bo’lishi mumkin emas.
Chunonchi, qog’ozsiz ish yuritish g’oyasi 25 yil oldin tug’ilgan va informatika bo’yicha ko’plab mutaxassislarning fikrini band etgan bo’lsa xam, tadbirkorlik dunyosi hali ham qogozli axborot bilan to’yinib bormokda.
1994 yilda AQSH ning ko’p firmalarini so’roqlash shuni ko’rsatdiki, ularning 40 % i hamma tadbirkorlik ma’lumotlarining 95 % ini qog’ozli ko’rinishda saqlaydilar, 55 % ida qog’ozdagi axborotlar 50—95 % ni tashkil etadi va hamma surishtirilgan kompaniyalarning faqat 5 % idagina 50 % dan ko’proq ma’lumotlarni elektron formatda saqlaganlar. Umuman: bu firmalarda axborotlarning 92 % qog’ozda, 5 % mikrofilmlarda, 2 % magnnt lentasida va 1 % disklarda saqlanadi. Ekspertlar bahosi bo’yicha bunda ishbilarmon firmalarning xodimlari 15 % gacha xujjatlarni yo’qotadilar va ish vaqtining deyarli 30 % ini kerakli hujjatni izlashga sarflaydilar.
Yuqorida aytilganlardan «qog’ozdagi nnformaсiyaga» mo’ljallavgan an’anaviy orgtexnikaning dolzarbligi ancha yuqori bo’lib qoladi, degan xulosa kelib chiqadi.
HUJJATLARNI TUZISH VA TAYYORLASH VOSITALARI
YOZUV MASHINKALARI
Yaqingacha idora jihozlari ichida tengsiz deb xisoblab kelingan yozuv mashinkasi (YOM) printerlar bilan ta’minlangan shaxsny kompyuterlar tomonidan tobora siqib chiqarilmokda. Lekin ular kompyuterlarga nisbatan ancha arzon bahodalngi tufayli hujjatlarni tayyorlashda hali ham keng qo’llanilmokda.
Yozuv mashinkalariga ko’yiladigan asosiy talablar:
• kam mehnat sarflab, yukori mehnat unumdorligini ta’minlash;
• yozuvning yukori sifati;
• boshqarishning oddiyligi;
• bir vakgning o’zida olinadigan nusxalarning soni;
• ishlashining ishonchliligi.
Hozirgi zamon yozuv mashinkalari juda turli-tumandir.
Ularning farki:
• ishlashi bo’yicha — mexanik, elektrik, elektron;
• bosma harflarni tashuvchilarining konsgrukсiyasi bo’yicha — richagli, sharli, diskli va b.
• vazifasi bo’yicha — safarbop, idorada foydalaniladigan, maxsus;
• karetkaning konstrukсiyasi bo’yicha — olinadigan yoki olinmaydigan, ensiz (kengligi 240 mm li kog’ozda yozish uchun) yoki keng (kengligi 300 mm d an ortik bo’o’lgan kog’ozda yozish uchun).
Mexanik yozuv mashinkalari eng oddiy va arzon, lekin ishlashda noqulaydir.
Elektr yozuv mashinkalari mashinistkadan klavishlarni bosishda kam kuch talab etib, shu bilan bir vaqtda ko’p nusxa (12 tagacha) olishni ta’minlaydi. Mashinistka elektr yozuv mashinkasnda yozganida kam charchaydi, mehnat unumdorligi esa sezilarli darajada oshadi.
Elektron yozuv mashinkalari elektr mashinkalarning xamma afzalliklariga va yana xotiraga ham egadir (masalan, Robotron S6130 6500 ta belgili, Evmolpiya-40 esa 2000 belgili sig’imli xotiraga ega), bu ularni samaradorlik bo’yicha tashkiliy avtomatlarga yakinlashtiradi, Elektron yozuv mashinkalarining xotirasi xam ichki (elektron, magnitli), xam tashqi (magnit kartalari, lentalari, disk etar) bo’lishi mumkin. Bu xotirada turli-tuman ma’lumot saklanadi: standart matn-shablonlar, adreslar, formatli hujjatlar. Bosilayotgan ma’lumot kelgusida tahlil qilish va ishlatish uchun xotiraga yozilishi ham mumkin. Tabiiyki, xotiradan chiqarib olinayotgan ma’lumotni bevosita bosish paytida tahrir qilish: adreslarni, familiyalarni va matnlarning boshqa ixtiyoriy lavhalarini o’zgartirish mumkin. Elektron yozuv mashinkalari bosilayottan ma’lumotlarni oldindan ekranga uzatish va taxrir kilish uchun displeyga ega bo’lishi mumkin; yuqori mukammallashgan kompyuter muharriri yordamida kerakli ma’lumotlarni kiritish-chiqarish va matnlarni tahrir qilish uchun kompyuterga ulangan bo’lishi mumkin.
Yozuv mashinkalaridagi bosuvchi mexanizmlar richagli va richagsiz bo’ladi. Richagli mexanizmlar va ularga mos keluvchi bosma harflarni tashuvchilar — literli richaglar juda inerсiondir (ularda bosish tezligi sekundiga 10—15 belgidan oshmaydi) va odatda faqat mexanik YOM sida ishlatiladi.
Richagsiz YOM larida bosma xarflarni tashuvchilar sferik segmentlar, sharli kallaklar, literli disk(«moychechak» tipidagi) bo’lishi mumkin. «Sharlar» va «moychechaklar» shovqinsizroqdir, ular sekundiga 40 ta belgigacha tezlik bilan bosishni ta’minlaydi, ularda bosma harflarni almashtirish soddaroqdir. Masalan, IVM firmasida chikariluvchi YOM lariga: qalin, yarim qalin, rangi ochiq, lotincha, kirilcha, grekcha, matematik belgili kallaklar va turli xil bosma harfli kallaklar to’plami kiritilgan. Kallakni almashtirish bir necha sekundda bajariladi, shuning uchun matnning bir saxifasini bosishda turli bosma harflarni ishlatish mumkin.
S afarbop yozuv mashinkalari — ko’p hollarda shaxsiy foylalanishga, ko’tarib yurishga qulay YOM; ular odatda mexanik bo’lib, engil va ko’tarib yurishga qulay bo’lishi uchun g’ilofga egadir (Erika, Zeya, DE Lux). Shuningdek, ko’tarib yurishga qulay elektron yozuv mashinkalari ham chiqarilmoqda (Olivetti RT 505, OrtimSP 54, Samsung SQ 1000 va b.); Xerox 6003 YOM si, masalan, xotira, displey va ko’pgina servisli vazifalarga ega: satrni bosish oxirida karetka avtomatik holatda keyingi satr boshiga o’tadi — sur’atni yo’qotmasdan bosish mumkin; satrdagi ixtiyoriy belgiga avtomatik qaytish va uni almashtirish imkoniyati bor; to’liq so’zni engil olib tashlashga imkon beruvchi «so’zni olib tashlash» vazifasi bor va b.
Kanсelyariya yozuv mashinkalari — stolda turadigan, ko’chirib yurishga noqulay, ular orasida mexanik, elekgr va elektronligi ham bor {YAtran, Lyubava, Vgother, Sanon, Olivetti, Ortima, Samsung, Robotron va b.)
Maxsus yozuv mashinkalariga vazifasiga bog’liq ravishda quyidagilar kiradi: ko’zi ojizlar uchun bosma xarfli yozuv mashinkalari; keyingi nusxalarga shakllarni tayyorlash uchun teruvchi-yozuvchi mashinalar va avtomatlar (Verityper, Jacksowriter); kengashlar to’g’risida stenografik xisobotlarni shakllantirish uchun stenografik mashinkalar (Stenoklar) va ko’shimchalar; pasportlarga va blankalarga matnlarni bosish uchun (Erika 70) va chizmalarga yozuvlarni tushirish uchun (MPK1, Rotring) tekis bosuvchi yozuv mashinkalari va b.
Yozuv mashinkalarining konstrukсiyalari ularning sinfi va tipidan kat’iy nazar ko’p jixatdan bir-biriga o’xshash — har qanday YOM qopqokli korpus; klaviatura; bosma xarflarni tashuvchi bosuvchi mexanizm; qog’oz varag’ini xarakatlantiruvchi karetka; qog’oz tutuvchi valik va kisuvchi rolikli o’tkazuvchi mexanizm; bo’yovchi lentaning joylashishini va siljishini ta’minlovchi tasmani o’tkazuvchi mexanizmga ega bo’ladi.
Yozuv mashinkasining boshqarmsh organlari juda ham ko’p tarqalgan YAtran elektr YOM misolida ko’rsatilgan;
1. Maydon o’rnatkich bosish paytida satr holati va kengligini o’rnatishga imkon beradi; chap maydon o’rnatgich bosish paytidagi chap maydonni, o’ng maydon o’rnatgich esa o’ng maydonni aniklaydi, bundan tashkari, u qator tugashiga 3—4 belgi qolganda qo’ng’irok bilan ogohlantirishni va klaviaturani blokirovka qilishni ta’minlaydi.
2. qog’oz cheklagich — qog’oz varag’i chap kirrasiking bir xil joylashishini(ya’ni chap maydonning bir xil o’lchamini) ta’minlaydi.
3.Erkin yurish klavishi yo’naltirish bo’yicha karetka xarakatini bo’shatadi.
4. Masshtab chizg’ichli qog’oz ushlagich ramkasinnng har bir bo’lagi karetkaning bitta kadamiga mos keladi.
5. Maydon o’tkazish klavishi o’ng maydonda o’rnatilgan masofa blokirovkasini o’chirish va bosishni o’rnatilgan maydon tashqarisidan davom ettirish imkonini beradi.
6 Bo’yaydigan lenta rangini kayta ulagich.
7 Satrni o’tkazish va karetkani kaytarish klavishi.
8. Karetkani bir kadam o’ngta siljitish uchun bo’sh joy klavishi (matn elementlari orasidagi o’tkazishni shakllantirish).
9. qog’ozni bo’shatish richagi — qo’yilgan betni to’g’rilashda yoki uni chikarib olishda ishlatiladi.
10. qog’oz tayanchi valigi dastagi — qog’ozni qo’l yordamida harakatlantirish (aylantirish) uchun ishlatiladi.
11. Satr ko’rsatkich — shtrixli chiziklar tushirilgan shaffof plastina bo’lib, bu shtrixlar xarf belgilar kengligiga aniq mos kelib, graflash jarayonini tezlashtirish uchun ishlatiladigan qalam yoki sharikli ruchkaning sgerjeni uchun teshikka ega.
12. Jadvallashtirish klavishi — jadval va boshka shaklli matnlarni bosishda karetkani oldindan berilgan joyga avtomatik siljitish uchun ishlatiladi.
13 Karetkaning teskari yurish klavishi — karetkani bir kadam chapga siljitish imkonini beradi.
14. Zarb kuchini rostlagich — bosilayotgan belgilar yorqinligini va shakllantirilayotgan nusxalar sonini boshkarish imkonini berali.
15 Registrlarni kayta ulash klavishi — yuqorigi (bosh xarflar va boshqalar) yoki pastki (kichik xarflar va boshqalar) registr belgilarini o’rnatish uchun xizmat kiladi.
16. Satrlar orasidagi intervallarni o’rnatuvchi mexanizmli koyuz tayanchi valigi.

YOZUV AVTOMATLAR

Yozuv avtomatlar (tashkiliy avtomatlar) — bu matnli va jadvalli xujjatlarni tuzish, taxrir kilish va tayyorlash jarayonini avtomatlashtirish uchun mo’ljallangan elektromexanik va elektron kurilmalarning agregatlashgan kompleksidir. YOzuv avtomatlar tez xarakat kiladigan bosuvchi kurilmalarni, turli xil xotira kurilmalarini, mikroproсessorlarni, turli boshqarish qurilmalarnni, displeylarni va boshqalarni o’z ichiga oladi.
Yozuv avtomatlarning funkсional imkoniyatlari eleetron YOM lariga nisbatan kengrokdir:
• operatav xotirasining kagga sig’imliligi (1000 sahifagacha matn);
• yuqori sig’imli tashki xotira ( bir necha msgabayt);
•taxrirlashning qulayligi kompyuter muharrirlari imkoniyatlariga yaqinlashadi.
Orggekst D, Optima 528, Robotron 6908, Fleksorayter 2201 va Fleksorayter 2301 yozuv avtomatlari keng tarkalgandir.
Hozirgi vaqgda yozuv avtomatlar printerlar bilan ta’minlangan shaxsiy kompyuterlar tomonidan siqib chikarilgan. Ularni narxlari bir-biriga yaqin, lekin kompyuter yanada kengroq servis imkoniyatlarga egadir.
D iktofon va magnitofonlar nutqlarni, tadbirkor xatlarini, telefondagi so’zlashuvlarni, og’zaki ko’rsatma va farmoyishlarni keyinchalik yozuv mashinkasida kayta bosish maqsadida yoeib olishga xizmat kiladi. Bu texnika mashinalarida yoziladigan xujjatli ma’lumotlarni kayd kiluvchi oraliq zveno sifatida ishlatiladi. Statistika shuni ko’rsatmoqdaki, hujjat matnini diktofonga yozib keyinchalik diktofondan bosish bilan tayyorlash uni qo’lda yozib tayyorlab va keyinchalik koralama qog’ozdan bosishga ketgan mehnat sarfiga karaganda 2—3 marta kamdir. Doimiy mashinada yoziladigan ishlarning xajmi katta bo’lgan tashkilotlarda diktofonli-mashinada yozish byurolarini tuzish maksadga muvofikdir.
Shunaqa an’anaviy ishlatish bilan bir katorda diktofonlar zamonaviy telekommunikaсiya tizimlarida ovozli pochta kutichasi sifatida va ekzotik soxalarda, masalan: sanoat, siyosiy va maishiy josusliklarda, xodimlar xulqini nazorat kilish tizimlarida shaxsiy telefon so’zlashuvlar mazmunini arxivlashtirish va falokatli holatlarni qayd qilishda (aviaсiyada keng ma’lum bo’lgan «qora kuticha» va boshqalar) ko’llanilmokda.
Diktofon — bu kichik magnitofon bo’lib, tovushli ma’lumotni yozish va uni naushnik yoki baland tovush chikaruvchi tashqi kuchaytirgich orkali oddiy eshitishga, ma’lumotni yozuv mashinkasida bosish yoki qo’lda qayta yozish uchun aytib turishga ishlatiladi. Diktofonlarning asosiy texnik tavsiflari kuyidagilar:
• yozishda ishlatilayotgan magnit tashuvchisining tipi;
• yozish paytida va tovushni eshitishda magnit tashuvchisining xarakat tezligi va uni bir tekis rostlash imkoniyati;
• yozuv sifati va tovushli axborotni ko’p jixatdan aniklovchi eshitiladigan chastotalar diapazoni;
• magnitli tashuvchi sig’imi va bitta yozuvning eshitilish vakti;
• o’z mikrofonidan va tashki mikrofondan yozish imkoniyati;
• tashki akustik tizim orkali eshitish imkoniyati;
• masofadan, shu jumladan ovozni boshqarish mumkinligi (tovush paydo bo’lganda avtomatik ulanib, tovush uzok vaqt bo’lmaganda uzilishi);
• shovqinsiz ishlashi;
• energiya manbai tipi (akkumulyator, batareyka yoki tarmoqdan) va ichki akkumulyatorning uzluksiz ishlash davomiyligi;
• ta’minot kuvvati va chiqish kuvvati;
• o’lchamlari va og’irligi.
Istiqbolli diktofonlarga ikki klassdagi diktofonlarni kiritish mumkin:
mikrokasseta bilan ishlaydigan diktofonlar ( Reaysogbeg);
standart minikassetalar bilan ishlaydigan diktofonlar (KesoMeg).
Mikrokassetali diktofon 120x60x20 mm o’lchamli bo’lib, bir tarafiga bir soatgacha yozish imkoniyatiga ega kassetasi bor.
Yozish tezligining pastligi va lenta o’lchamlari kichikligidan yozish sifati yuqori emas. Bunday diktofonlarda yozilgan ma’lumotlar xar xil shovqinlar va ishlab turgan motor shig’illashi bilan aralashib ketgan bo’ladi. Tashki mikrofonlarni ishlatish motor shig’illashidan qutulish imkonini beradi, lekin bu tipdagi hamma diktofonlarda ham mikrofonlarni ulash imkoniyatlari yo’k. Lekin bu turdagi diktofonlarning ko’zga ko’ringan modellari ham bor. Masalan, Olimpic L400 diktofoni sensorli boshkarishga, suyuq kristalli displeyga va tashqi mikrofondan ham, ichki mikrofondan ham sifatli yozish imkoniyatlariga ega. O’lchami bor yo’g’i 80x50x15 mm li bu diktofondan odatda maxsus maqsadlar uchun foydalaniladi va u qimmat turadi.
Tipik minikassetali diktofon 110x80x35 mm o’lchamyaarga ega bo’lib yozuv sifati nisbatan yaxshilangan. Ularda yozuv tezligi 4,76 sm/c bo’lib, kassetaning bir tarafiga bir soat yozish imkonini beradi (avtoreversli (avtomatik orkasiga yozish qurilma
si) diktafonlarda uzluksiz yozuv ikki soatgacha ). Ko’pincha kasseta sig’imini oshirish uchun yozuv tezligini pasaytiradi, lekin bu bilan yozuv sifati buzilishini o’ylab ko’rish kerak.
Ko’plab yuqori sifatli diktofonlar ma’lumotni tez eshitish, oldinga va orqaga qidirish, lentani hisoblash va belgi buyicha qidirish rejimlariga egadir. Diktofonlarning eng yangi modellari tezkor eshitib ko’rishda ovozning tabiiy tembrini saqlash (juda bo’lmaganda bilsa buladigan) imkonini beradi, bunga raqamli processorda signalni kayta ishlash bilan erishiladi.
Masalan, Minitex firmasining TP6 diktofoni «Belgi» va «Oldinga va orqaga tez qidirish», lenta hisoblagich va ichki to’g’rilanadigan mikrofon rejimlariga ega; shu firmaning TMC77 diktofoni sensorli boshqaruv, yozuvni nazorat qilish va eshitish tezligini uzgartirish tulik funkciyalar to'plami, tashqi mikrofon uchun kirishlar va masofadan boshkarish pulti bilan ta’minlangan.
P hilips firmasining kompyuterli interfeysga ega bo’lgan Pocket Memo Executiv seriyadagi diktafonlari ham e’tiborga loyiqdir.
Axborotni ko’chirib bosishda, aytib turish rejimi diktofonlarni ishlatishga qulay bo’lib, eshittirishni va orqaga qaytishni sekinlashtirish mumkin, ular mashinistkaning yozuvni eshittirish sur’atidan orqada qolganda oldindan berilgan yozuv oralig’iga vaqti-vaqti bilan orqaga kaytish imkonini beradi; diktofonni boshqarish uchun oyoq pedalining (tepkining) borligi juda foydalidir (qo’llar matnni terishdan chalg’imaydi).
HUJJATLAR YARATISHNING DIKTOFON-KOMPYUTERLI
TEXNOLOGIYALARI
O xirgi yangi chiqqan diktofonlar tarmoqdan ta’minlanib, ma’lumotlarni magnit diskka yozadi, bu esa ma’lumotlarni yuqori sifatli ko’p soatli yozilishini ta’minlaydi. Misol uchun Philips Speech Pad raqamli diktofonini olaylik, unda ma’lumot Speech Card diskiga yoziladi, so’ng bu ma’lumot tovushli fayl shaklida kompyuterga qayta yozilishi mumkin.
Tovushli faylni yozish formati fonogrammalarni qayta ishlash dastur orqali qayta ishlab turiladi, kelgusida tovushli fayllarni matnga Word, Word Perfect va boshqa matnli processorlar bilan o’tkazish imkoniyatlari bor.