8.9-rasmda ko'rib turganingizdek, elektron pochta orqali hamma hamma bilan aloqada bo'ladi. Shakl: 8.9. Hujjatlar aylanishini tashkil etishga misol Odatda, ushbu yondashuv bilan butun korxona uchun birlashtirilgan avtomatlashtirilgan kataloglar mavjud emas va har bir bo'lim o'z klassifikatorlari va standartlari tizimini shakllantiradi. Bu odatda xodimlarning elektron pochta manzillarini o'z ichiga olgan bir xil manzillar kitobidan foydalanadi. Bunday sxema bilan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish qo'lda amalga oshiriladi, hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlar avtomatlashtirilgan tizimlar tomonidan qayta ishlanmaydigan jadvallarga kiritiladi. Har bir hujjat keyingi ijrochi tanlagan marshrut bo'ylab yuboriladi. Korxona o'sganda, ish jarayonini bunday tashkil etish samarasiz bo'lib chiqadi. Muayyan hujjatning marshrutini kuzatish va ma'lum bir buyurtmaning bajarilishini nazorat qilish qiyin bo'ladi. Hujjat versiyalarini boshqarish, tasdiqlash jarayoni va hujjatlarni qidirish murakkablashadi. Bunday holda, ixtisoslashtirilgan avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlariga o'tish talab etiladi.
Kichik firmada elektron pochta almashinuvi va hujjatlarni fayl serverida saqlash asosida ishlarni tashkil qilish mumkin, bu erda har biri o'z katakchasiga ega. Kichik firmalar, odatda, fayl tizimini hujjatlarni saqlash uchun etarlicha qulay bo'lgan boshqaruv sxemasini amalga oshiradilar. Masalan, "Buxgalteriya" papkasida "moliyaviy bo'lim", unda "moliyaviy rejalashtirish", undan ham chuqurroq - "soliqni minimallashtirish" papkasi mavjud. Bunday ierarxiya foydalanuvchilar uchun intuitivdir - har kim o'z hujayrasini biladi, ba'zi hujjatlarni qaerga qo'yishni biladi. Biroq, bularning barchasi korxona ko'lami kattalashganda ishlashni to'xtatadi. Katta korxonada ko'plab ishchi guruhlar paydo bo'ladi. Shu bilan birga, alohida xodimlar bir nechta loyihalarda ishlashlari mumkin. Tasavvur qiling, bitta loyiha FSB avtomatizatsiyasi, ikkinchisi esa savdo markazlarini avtomatlashtirish. Ma'lumotga kirishni nazorat qilish talablari boshqacha bo'lishi kerakligi aniq. Buning uchun elektron hujjatlarni saqlashni ta'minlaydigan maxsus dasturiy ta'minot kerak, bu sizga hujjatlar to'plamini bir nechta parametrlarga ko'ra tasniflash imkonini beradi: ierarxiya, maxfiylik darajasi va boshqalar. Bu sizga kirish huquqini yanada malakali ravishda rasmiylashtirish va kerakli hujjatlarni tezda topishga imkon beradi.
Do'stlaringiz bilan baham: |
