Методическое пособие для сотрудников инкубационного центра при высших образовательных учреждениях г. Ташкент, 2020

Организация интерактивных мероприятий

Интерактивными мероприятиями считаются мероприятия, где участники полностью вовлечены. Например, конкурсы, хакатоны, идеатоны и т.д.. Данные мероприятия являются средними и крупными по масштабу.

При подготовки данных мероприятий идут более расширенные действия, которые требуют большего времени для осуществления (чеклист):

Наименование задач и действий	Сроки
За 60 дней до мероприятия (за 2 месяца)	Определение с мероприятием: цель и задачи, формат, целевая аудитория
За 60 дней до мероприятия (за 2 месяца)	Определение даты и времени мероприятия
	Выбор места проведения
За 60 дней до мероприятия (за 2 месяца)	Написание концепции мероприятия
За 50 дней до мероприятия	Поиск партнеров и соорганизаторов, если это необходимо
За 50 дней до мероприятия	Определение проектной команды
За 50 дней до мероприятия	Определение внешних специалистов, их специализация
За 50 дней до мероприятия	Определение списка гостей
За 50 дней до мероприятия	Определение необходимых материалов, инвентаря, айдентики для мероприятия
За 50 дней до мероприятия	Определение плана продвижение и необходимых рекламных материалов
За 50 дней до мероприятия	Определение призовых мест и соответствующих подарков
За 50 дней до мероприятия	Определение кофе-брейка и поиск поставщика
За 50 дней до мероприятия	Составление бюджета мероприятия
За 45 дней до мероприятия (за 1,5 месяца)	Согласование с сооргнизаторами и партнерами и распределение ответственности (
За 45 дней до мероприятия (за 1,5 месяца)	Работа дизайнера
За 45 дней до мероприятия (за 1,5 месяца)	Подготовка регистрационной формы
За 30-45 дней до мероприятия	Продвижение мероприятия и привлечение участников / гостей, регистрация
За 10-20 дней до мероприятия	Поиск и приглашение волонтеров
За 20-30 дней до мероприятия	Закуп необходимых материалов, инвентаря, айдентики
за 10-20 дней до мероприятия	Закуп подарков
За 10 дней до мероприятия	Заказ кофе-брейка
За 5-10 дней до мероприятия	Подготовка критериев и оценочных листов для мероприятия
за 3 дня до мероприятия	Закрытие регистрации
За 5 дней до мероприятия	Подготовка пресс-релиза и приглашение СМИ
За 2-3 дня до мероприятия	Первичный отбор участников согласно требованиям мероприятия
За 2 дня до мероприятия	Создание телеграм-группы для работы и координирования участников
За 1-2 до мероприятия	Рассылка напоминания про мероприятия и дополнительные инструкции участникам и гостям, в случае необходимости обзвон участников
За 1-2 дня до мероприятия	Напоминание внешним специалистам, отправка подробной инструкции для них
За 1 день до мероприятия	Подготовка помещения
За 1 день до мероприятия	Техническая проверка презентационного оборудования и дополнительного оборудования, требуемого для организации мероприятия
За 1 час до мероприятия	Регистрация гостей, участников
За 30-15 минут до мероприятия	Встреча внешних специалистов
За 30-15 минут до мероприятия	Встреча СМИ
Во время мероприятия	Проведение мероприятия, раздача необходимых раздаточных материалов
На финале мероприятия	Раздача подарков и сертификатов
После мероприятия	Раздача сертификатов волонтерам
На следующий день после мероприятия, либо в этот же день после мероприятия	Новость о проведении мероприятия
На следующий день после мероприятия	Выражение благодарности внешним специалистам
На следующий день после мероприятия	Follow-up письмо всем участникам
На следующий день после мероприятия	Получение фидбека от внешних специалистов, соорганизаторов, партнеров участников и гостей