Mikä on projekti?

Muut sidosryhmät

• Muut sidosryhmät

• Ovat projektin vaikutuspiirissä, mutta eivät suoraan hyödy siitä
• Asiakkaat, kilpailijat…

Tarkoittaa projektia varten muodostettua, kertakäyttöistä organisaatiota

• Tarkoittaa projektia varten muodostettua, kertakäyttöistä organisaatiota

• Henkilöstö mukana projektissa määräajan

• Henkilöstön määrä projektin eri vaiheissa vaihtelee paljon

• Määrittely: vähän
• Suunnittelu: kasvava
• Toteutus: huipussaan
• Päättäminen: laskeva

Organisaation kaksi peruskysymystä

• Organisaation kaksi peruskysymystä

• Muodostetaanko projektille oma organisaatio vai toteutetaanko se linjaorganisaation puitteissa?
• Kerätäänkö henkilöstö yhteen vai pidetään omissa ryhmissään?

• Projektin organisaatio voi olla

• Linjaorganisaatio
• Projektiorganisaatio
• Matriisiorganisaatio

Linjaorganisaatio projektissa

• Linjaorganisaatio projektissa

• Henkilöstö projektissa mukana omien tehtävien ohella
• Henkilöstöä mukana useista eri toiminnoista
• Heikkouksia paljon
• Tieto ei kulje
• Kokonaisuus ei kenenkään hallussa
• Ajoitus ei toimi
• Sitoutuminen heikkoa

Projektiorganisaatio

• Projektiorganisaatio

• Henkilöstö ainoastaan yhden projektin palveluksessa
• Projektin johtaminen tehokasta
• Sitoutuminen ja tiedonkulku parempaa
• Resurssien käyttö voi olla tehotonta
• Jos jollekin ei ole tehtäviä, niin korvaavaa hommaa ei ole

Matriisiorganisaatio

• Matriisiorganisaatio

• Sekoitus linja- ja projektiorganisaatiota
• Projektipäällikkö ja linjapäällikkö vastaavat tekemisistä
• Konfliktit yleisiä

Keskitetty projektiryhmä

• Keskitetty projektiryhmä

• Tarkoittaa henkilöstön keräämistä yhteen
• Valvonta, johtaminen ja tiedonkulku tehokasta
• Linjajohtajat eivät mielellään luovuta parhaita työntekijöitä

• Hajautettu projektiryhmä

• Henkilöstö pysyy omilla osastoillaan
• Edut ja haitat päinvastaiset kuin edellisessä

• Tietotekniikka mahdollistanut hajautetun projektiryhmän tehokkaan työskentelyn

Elinkaari voi kestää kymmeniä vuosia

• Elinkaari voi kestää kymmeniä vuosia

• Projektipäällikkö mukana vain osan tästä ajasta

• Elinkaari voidaan jakaa neljään osaan

• Aloitus- / määrittelyvaihe
• Toteutusvaihe
• Käyttövaihe
• Luopumisvaihe

Aloitusvaihe

• Aloitusvaihe

• Syntyy ajatus esim. rakentaa talo tai kehittää uusi tuote
• Ajatusta tarkennetaan ja pohditaan toteutusvaihtoehtoja
• Taloudellisia mahdollisuuksia arvioidaan karkeasti
• Alustava tekninen suunnittelu
• Kustannusten arviointi
• Jos projekti vaikuttaa kannattavalta, päätetään se toteuttaa

Toteutusvaihe

• Toteutusvaihe

• Suunnitellaan projektin toteutus
• Tehdään tekninen suunnittelu
• Hankitaan tarvikkeet ja tekijät
• Toteutetaan projekti fyysisesti
• Luovutetaan projekti asiakkaalle

Käyttövaihe

• Käyttövaihe

• Henkilöstön koulutus jo ennen käyttövaihetta
• Projekti saatetaan toimimaan suunnitellulla kapasiteetilla
• Projektin toimintaa ylläpidetään ja tehdään muutoksia toiminnan parantamiseksi ja laajentamiseksi

Luopumisvaihe

• Luopumisvaihe

• Projekti on kulunut ja/tai teknisesti vanhentunut
• Sen käyttäminen ei ole enää taloudellisesti kannattavaa
• Projekti puretaan
• Projekti ei aiheuta enää tuottoja eikä kustannuksia

Elinkaaren kaksi ensimmäistä vaihetta, aloitus ja toteutus, voidaan jakaa edelleen eri vaiheisiin

• Elinkaaren kaksi ensimmäistä vaihetta, aloitus ja toteutus, voidaan jakaa edelleen eri vaiheisiin

• Varsinaisesti projektinhallinta keskittyy juuri näihin kahteen vaiheeseen

• Nämä kaksi vaihetta tarkemmin jaettuna ovat

• Tarpeen tunnistaminen
• Määrittely
• Suunnittelu
• Toteutus
• Projektin päättäminen

Tarpeen tunnistaminen

• Tarpeen tunnistaminen

• Tarve tai idea on voinut elää pitkäänkin, mutta se ei ole ollut eri syistä johtuen toteuttamiskelpoinen
• Tarve perustaa projekti voi syntyä myös asiakkaan tilauksesta
• Tarpeen tunnistaja on projektin omistaja
• Tarve voidaan havaita esim. työntekijöiden kehitysideoista

Projektin määrittely

• Projektin määrittely

• Projektin omistaja tekee
• Tarkoituksena selventää mitä projektin tuloksena odotetaan
• Tutkitaan myös vaihtoehtoisia toimintamalleja
• Selvitetään kuka projektin tekee
• Tehdään itse vai ostetaanko ulkoa
• Antaa selvyyttä esim. projektin taloudellisesta kannattavuudesta (kustannusarvio ± 30%)
• Tuloksena raamit esim. tavoitteista, aikataulusta, tarvittavista resursseista