O‘zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi ajiniyoz nomidagi nukus davlat pedagogika instituti

Hujjatlar yig`majildini shakllantirish

Hujjatlar yig`majildini shakllantirish – hujjatlar yig`majildlari nomenklaturasiga muvofiq hujjatlar yig`majildlaridagi ijro etilgan hujjatlarni guruhlarga bo`lishdir.

Hujjatlar yig`majildlarini shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur :
- hujjatlar yig`majildiga nomenklaturasi bo`yicha hujjatlar yig`majildi sarlavhalariga muvofiq faqat ijro etilgan, to`g`ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni joylashtirish ;
- bitta masalaning hal qilinishiga taalluqli barcha hujjatlarni birgalikda joylashtirish, ilovalarni asosiy hujjatlar bilan birgalikda joylashtirish ;
- hujjatlar yig`majildida bitta kalendar yilning hujjatlarini guruhlash (yildan-yilga o`tuvchi hujjatlar yig`majildlari bundan mustasno) ;
- hujjatlar yig`majildlarida doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash ;
- hujjatlar yig`majildiga mashina yozuvlarini umumiy asoslarda joylashtirish.
Hujjatlar yig`majildiga qaytarish lozim bo`lgan ortiqcha nusxalar, xomaki qo`lyozmalar joylanmasligi kerak. Hujjatlar yig`majildi 250 varaqdan oshmasligi kerak.
Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig`majildlari turlari bo`yicha va unga taalluqli ilovalar bilan xronologik tarzda guruhlanadi.
Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, nizomlar, yo`riqnomalar ularga ilovalar bilan hisoblanadi va ko`rsatib o`tilgan hujjatlar bilan birgalikda guruhlanadi. Agar ular mustaqil hujjat sifatida tasdiqlangan bo`lsa, u holda ular alohida hujjatlar yig`majildlarida guruhlanadi.
Asosiy faoliyatlar bo`yicha buyruqlar shaxsiy tarkib bo`yicha buyruqlardan alohida guruhlanadi.
Yuqori tashkilotlar topshiriqlari va ularni ijro etish bo`yicha hujjatlar tashkilotlar faoliyati yo`nalishlari bo`yicha hujjatlar yig`majildlarida guruhlanadi.
Tasdiqlangan rejalar, hisobotlar, smetalar, limitlar titul ro`yxatidan, ularning loyihalaridan alohida guruhlanadi.
Shaxsiy hujjatlar yig`majildlaridagi hujjatlar ularning kelib tushishiga ko`ra xronologik tartibda joylanadi.
Muayyan tashkilot va uning tasarrufidagi tashkilotlar ishlari masalalari bo`yicha fuqarolar takliflari, arizalari va shikoyatlari, ularning ko`rib chiqilishi va ijro etilishi bo`yicha hujjatlar fuqarolarning shaxsiy masalalar bo`yicha arizalaridan alohida guruhlanadi. Hujjatlar ushbu hujjatlar yig`majildlariga xronologik yoki alifbo tartibida joylanadi.
Yozishmalar, qoidaga ko`ra, kalendar yil davri bo`yicha guruhlanadi va xronologik tartibda ketma-ket turkumlanadi. Javob hujjati so`rov hujjatidan keyin joylashtiriladi. O`tgan yilda boshlangan muayyan masala bo`yicha yozishmalar qayta boshlanganda, hujjatlar o`tgan yilgi hujjatlar yig`majildi indeksi ko`rsatilgan holda, joriy yilning hujjatlar yig`majildiga kiritiladi.
Tashkilotlar faoliyatining xususiyatiga ko`ra yozishmalar o`quv yili, chaqiruv muddati doirasida ham guruhlanashi mumkin.