O’zbekiston respublikasi oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi urganch davlat universiteti «kasb ta’limi» kafedrasi
Download 0.74 Mb. Pdf ko'rish
|
biznes huzhzhatlarini yuritish
- Bu sahifa navigatsiya:
- 7-mavzu. Hujjatlarni sistemaga keltirish va saqlash
- Tayanch iboralar
- 2. Hujjatlarni saqlash, ularni tashkilotlardan olish va berish qoidalari
- DALOLATNOMA
- 3. Hujjatlarni arxivga topshirish va ularni yo’q qilish qoidalari
- 8 -mavzu. Hujjatlarni ro’yxatga quyish va bajarilishini nazorat qilish Reja 1.
- Tayanch iboralari
|
Xulosa
O’zbek hujjatchiligini shakllantirish va takomillashtirishdagi eng muxim va dolzarb masalalardan biri hujjatlarning tili va uslubi masalasidir. Hujjat tayyorlash va va rasmiylashtirishda eng avvalo o’zbek tilining barcha asosiy qonuniyatlari va qoidalarini ma’lum darajada tasavvur etish lozim. Har bir raxbar, boshqaruv korxonalarining xodimlari, umuman faoliyati munshiylik bilan bog’lik har bir kishi o’zbek tilining imlosini va uslubiy qoidalarni egallagan bo’lishi kerak. Hisob-kitoblarga qaraganda boshqaruv soxasidagi xodimlar o’z ish vaqtlarining 80 % qismini hujjatlashtirish ishiga
48
sarflar ekanlar. Ish yuritish o’zbek tilida olib borilar ekan, agar mazkur xodimlar o’zbek tili qonuniyatlaridan yaxshi xabardor bo’lmasalar, ular ish vaqtlarining xammasini - 100% ni bu ishga sarflaganlarida xam ijobiy natijaga erishishlari qiyin. shu sababli ish yuritish xodimlari o’z oldilariga ana shu nday maqsad va vazifalarni belgilab olishlari lozim. Maqsad va vazifalar belgilab olingach, raxbar ijroning borishini nazorat qilish qanday amalga oshirilishi masalasini xal qilishi lozim. Bunda maqsadga erishish uchun zarur bo’lgan tadbirlar emas, balki aynan maqsadning o’zi va uni amalga oshirish nazorat qilinishini esda tutish lozim. Topshiriqlarning bajarilishini va vaqtdan foydalanishni nazorat qilish yaxshi samara beradi. Rejalarning bajarilishini nazorat qilish raxbarga o’z ishini taxlil qilish va uni takomillashtirish yo’llarini aniqlash uchun zarur axborot olish imkonini beradi. Savollar 1. Mutaxassislarni ishga qabul qilishda qanday hujjatlar talab qilinadi? 2. Biznes hujjatlarini yuritish xodimlari mehnati qanday tashkil etiladi? 3.Biznes hujjatlarini yuritish xodimlari mehnatini ilmiy tashkil etishda nimalarga e’tibor berish lozim? 4 Biznes hujjatlarini yuritish xodimlari mehnati qanday xususiyatlarga ega?
5. Boshqaruv qarorlari biznes hujjatlarini yuritish xodimlari uchun qanday axamiyatga ega?
6. Mukofotlar qanday xodimlarga beriladi?
Bu mavzuda “aqliy xujum” usulidan foydalanilib dars o’tiladi. buyrug’i bilan tasdiqlanadi. Jadval yordamida korxonada hujjatlar aylanishi, boshlang’ich hujjat o’tishi lozim bo’lgan bo’linmalar va boshqaruvchilarning aniq soni, hujjatning har bir bo’linmada bo’lishining eng kam muddati o’rnatiladi. Hujjatlar aylanishi jadvali korxonaning har bir bo’linmasi va xamma bajaruvchilari tomonidan hujjatlarni tuzish, tekshirish va ishlash bo’yicha ishlar narxi yoki ro’yxati sifatida rasmiylashtirilishi mumkin. Bu narx yoki ro’yxatda hujjatni tuzish, tekshirish va ishlashning xamma ijrochilarining o’zaro aloqasi va bu ishlarni bajarish muddatlari ko’rsatiladi. Hujjatlar aylanishi jadvalining ko’chirmasi shu jadvalda ko’rsatilgan ijrochilarning har biriga beriladi. Bu ko’chirmada tegishli ijrochi faoliyatiga taaluqli bo’lgan hujjatlar, ularni taqdim etish muddatlari va qaysi bo’linmalarga ushbu hujjat berilishi kerakligi ko’rsatiladi. Hujjatlar aylanishi jadvalini ta’minlash, hujjatlarni o’z vaqtida va sifatli tuzish, ularni buxgalteriya va hisobotda qayd qilish uchun o’z vaqtida toshirish va
49
hujjatlardagi ma’lumotlarning haqikatta to’g’ri kelishiga shu hujjatlarni tuzgan va unga imzo chekkan shaxslar javobgar bo’lib hisoblanadi. Korxona bosh buxgalteri ijrochilar tomonidan hujjatlar aylanishi jadvalining bajarilishi ustidan nazorat olib boradi. Korxona bosh buxgalterining operatsiyalarni rasmiylashtirish tartibi va tegishli hujjatlarni va ma’lumotlarni buxgalteriyaga yoki hisoblash markazlariga taqdim etish tartibi bo’yicha qo’yadigan talablari ushbu korxonaning xamma bo’linmalari uchun albatta bajarilishi zarur talablar bo’lib hisoblanadi. Shu nday qilib, xo’jalik operatsiyalarini o’zida aks ettirgan hujjatlarning rasmiylashtirishdan arxivga kelib tushishiga qadar bosib o’tishi zarur bo’lgan bosqichlar yig’indisiga hujjatlarning aylanishi deb ataladi.
1. Hujjatlarni tartibga solish va uning usullari. 2.Hujjatlarni saqlash, ularni tashkilotlardan olish va berish qoidalari. 3.Hujjatlarni arxivga topshirish va ularni yo’q qilish qoidalari.
rasmiylashtirish, statistika hisobi, planlashtirish, moddiy texnika, ta’minot, ijro qilish, kirim korrespodentsiyasi, ish yurituvchi, bo’lim raxbari, devonxona xodimi. muallif, hisobot, tashkilot, tartibga solish, qoida, korxona
Hujjatlarni tartibga solish deganda ularni nomenklaturasiga asosan guruxlash tushuniladi. Tartibga solish markazlashtirilgan ravishda amalga oshirilishi lozim. Hujjatlarni markazlashtirilmagan tarzda tartibga solish faqatgina korxona xududiy birlashmagan bo’lsa yoki korxona maxsus faoliyatga ega bo’lgandagina ruxsat etiladi. Tarkibiy bo’linmalar hujjatlarni o’z mutaxassisligiga qarab tartibga soladilar. shu ni yoddan chiqarmaslik kerakki, hujjatlarni tartibga solish va ularni saqlash ijrochilarga tavsiya etilmaydi. Hujjatlarga bulmagan qog’ozlarni, qoralama nusxalar, variantlar, ko’paytirilgan nusxalar va ko’paytirilishi kerak bo’lgan hujjatlar deloga solinmaydi va saqlanmaydi. To’liq to’ldirilmagan va xato bilan tuldirilgan hujjatlarni to’g’rilash va oxiriga yetkazish uchun ijrochilarga qaytarib beriladi. Hujjatlarni tartibga solishda saqlash mudatlarini hisobga olish maqsadga
50
muvofiqdir. Bir yig’majildning ichida saqlanish muddati bir xil bo’lgan hujjatlar bo’lishi kerak. Doimiy yoki vaqtinchalik saqlashga oid hujjatlarni bir registrda yoki bir yig’ma jildda guruxlash istisno xollardagina mumkin. Masalan, agar ular bir masalani yechish bilan bog’lik bo’lsa, biroq ish yuritish yo’lining oxirida bunday hujjatlar nomentklaturasiga asosan (2 turga) ikki yigmajildga ajratiladi. Papkaning qalinligi 20-25 mm.dan, varaqlar soni 200-250 betdan oshmasligi kerak. Agar ma’lumotlar ko’payib ketsa, ular aloxida-aloxida ish qog’ozlarga ajratib 1 bob, 2 bob deb yozib quyiladi. Hujjatlarni tartibga solish juda katta extiyotkorlikni talab qiladi. Ya’ni ilova yoki bir turdagi hujjatlarning nusxalari kabi ikkinchi darajali materiallarni tikib quymaslik kerak. Hujjatlarni shu nday tikib quyish kerakki, uning ustxat(rezolyutsiya)ni o’qish mumkin bo’lishi kerak. Agar tikiladigan hujjatlarning chap tomoni ya’ni tikib quyiladigan joyi kichik bo’lsa o’nga qo’shimcha qog’oz yopishtiriladi. Yig’majildning ichida hujjatlar xronologiq tartibda, kelib tushish muddati (sanasi) tartibida, mazmun jixatdan qetma-qet tartibda yoki tizimli ravishda (masalan: korxonaning moliyaviy faoliyati hisobotiga tushuntirish xati, korxona balansi, ilova) joylashtiriladi. SHikoyat, arz bilan bog’lik bo’lgan hujjatlarni tartibga solishda kerakli shikoyatni uning muallif familiyasiga qarab tezda topish uchun alfavit tartibida joylashtirish lozim. Hujjatlarni nomlashda metall tutqichli yoki bog’ichli yigmajildlardan qo’llaniladi. Ayniqsa, xozirda registrlardan keng qo’llanilmoqda. Chunki ular amaliy jixatdan yig’majildlarga qaraganda juda qulay. Ochilgan yig’majildga quyidagi ma’lumotlar ko’rsatilgan muqova asosida rasmiylashtiriladi: ___________________________________________________________ _ (korxonaning nomi) ___________________________________________________________ ___(tarkibiy bo’linmaning nomi) №____________________________________________ (bob, qism)
nomenklatura indeksi) ____________________________________________(sarlavxasi) varaq_________________________________________________________ saqlansin (sana) Farmoyishli hujjatlar (buyruqlar, farmoyishlar va x.q.) turlarga va 51
xronologiyasiga (alovalari bilan birga) ko’ra ish qog’ozlarda tartibga solinadi. Rayosat hujjatlarini ikkita yig’majildga guruxlash lozim: Birinchisiga - rayosat organlarining bayonnomalari va qarorlari; ikkinchisiga-majlislarga oid hujjatlar (kun tartibi, ma’ruzalar, ma’lumotnomalar, xulosalar, qarorlar loyihalari va boshqa hujjatlar). Bayonnomalar xronologiq va tartib raqami bo’yicha joylashtiriladi. Bitta yig’majildga guruxlangan, majlislarga oid hujjatlar, bayonnomalar tartib raqamlariga qarab tizimlanadi. Tashabbusli hujjatlar birinchi bo’lib tikib quyiladi. Yuqori organlar topshiriqlarining yig’majildi tashkilotlarning faoliyat yo’nalishlariga qarab guruxlanadi. Hujjatlar, yig’majild ichida xronologiq tartibda joylashtiriladi. Shaxsiy tarkibga oid buyruqlar, asosiy faoliyatga oid buyruqlardan aloxida guruxlanadi. Rejalar, hisobotlar, smetalar ularning loyihalaridan aloxida guruxlanadi. shaxsiy yig’majilddagi hujjatlar quyidagi tartibda joylashtiriladi: 1. shaxsiy ish qog’oziga qarashli hujjatlarni ichki ro’yxati; 2. Ishga qabul qilish haqida ariza (yo’llanma yoki tavsiyanoma); 3. Anketa; 4. Kadrlarni hisobga olish varaqasi; 5. Tarjimai xol; 6. Ma’lumoti haqida hujjat; 7. Tayinlash, kuchirish, ishdan bo’shaganligi haqida buyruqdan ko’chirma; 8. Kadrlarni hisobga olish bo’yicha shaxsiy varaqaga qushimcha; 9. Rag’batlantirishni hisobga olish bo’yicha shaxsiy yig’majildiga qushimcha; 10. Ma’lumotnomalar va boshqa hujjatlar. Turar joydan ma’lumotnomasi va boshqa ikkinchi darajali hujjatlar shaxsiy ish qog’ozlardan aloxida guruxlanadi. Ishchilarning shaxsiy hisoblari bir yil davomida aloxida yig’majildga guruxlanadi va familiyalar alfavit tartibida joylashtiriladi. Fuqarolarning ishni yaxshilashi to’g’risidagi takliflari va arizalari ularning shaxsiy arizalaridan aloxida tartibda solinadi. Bu to’g’ridagi hujjatlar xronologiq yoki alfavit tartibida joylashtiriladi. Har bir ariza yoki shikoyatlar va ko’rib chiqish lozim bo’lgan hujjatlar aloxida guruxni tashkil etadi. Agar arizalar yoki shikoyatlar qayta kelib tushsa yoki qushimcha hujjatlar taqdim etilsa, ular shu gurux hujjatlariga qo’shib quyiladi. YOzishmani qalendar yili davomida guruxlash lozimdir va yozishmalar 52
xronologiq ketma-ketlikda tizimlanadi: so’rovdan so’ng javob qo’yiladi. Aniq masala bo’yicha yozishma yangilanganda hujjatlar joriy yil yigmajildlariga tikib quyiladi. 2. Hujjatlarni saqlash, ularni tashkilotlardan olish va berish qoidalari
Ijro etilgan hujjatlar ma’lum bir tizimda saqlanadi. Hujjatlar yigmajildi (delo) ni guruxlarga ajratishning eng keng tarqalgan belgilari quyidagilar hisoblanadi: - nominal belgi - bunda hujjatlar vazifasiga yoki nomiga ko’ra (hisobotlar, majlis bayonlari, dalolatnomalar, buyruqlar va xoqazo) birlashtiradi; • - mualliflik belgisi - hujjatlar mualliflar (majlis va kengash majlis bayonlari, fan-texnika qo’mitasining qarori va xoqazo) bo’yicha birlashtiriladi; - Xronologik belgi - bunda hujjatlar qalendar davrlari bo’yicha guruxlanadi (oylar bo’yicha hisobotlar); - korrespondentsiya belgisi - bunda hujjatlar kelish manbalari (vazirliklar, prezident apparati va xoqazo bilan yozishmalar) ga ko’ra birlashtiriladi; - geografik belgi - bunda hujjatlar bir shahar yoki tumanda bo’lgan tashkilotlar bo’yicha guruxlapadi. Yuqorida bayon etilgan guruxlash belgilari bir birigi muvofiq bo’lishi, ya’ni bir xil hujjatlar xronologiq belgiga, boshqalari esa nominal belgiga ko’ra hujjatlar yigmajildlarida joylashtirilishi kerak. Bundan tashqari, har bir bo’linmada devonxonaga topshirmasdan doimiy saqlashni talab qiladigan hujjatlar uchun yigmajildlar ajratish kerak.Xodimning shaxsiy yig’majildida to’planadigan hujjatlar quyidagilar: yig’majilddagi hujjatlarning ichki ro’yxati; mehnat shartnomasi; kadrlar hisobini yuritish bo’yicha shaxsiy
varaqa(so’rovnoma); rahbariyatning boshqa lavozimga o’tkazish, Yuqori
lavozimga ko’tarish, rezervga kiritish to’g’risidagi taqdimnomalari; attestatsiya varaqalari; tarjimai hol; ma’lumot to’g’risidagi hujjatlarning nusxalari; tavsifnomalari yoki tavsiya xatlari; faxriy unvonlar, ilmiy darajalar berish, davlat mukofotlari bilan
taqdirlash to’g’risidagi hujjatlardan ko’chirmalar(nusxalar); 53
taqdirlash varaqalarining nusxalari; fotosuratlar; tibbiy tekshiruvlarning natijalari; T-2 shakldagi kartochkalar; Xodimga tegishli bo’yruqlarning nusxalari. Xozirgi davrda hujjatlarni saqlash ikki turga bulinadi:. .Gorizontal;
2.Vertikal.
Gorizontal usulda hujjatlar ustma-ust quyilib saqlanadi. Vertikal usulda esa yigmajildlarni kitoblarga o’xshab javonlarga taxlab saqlanadi. Yig’majildlarning muqovasida ularni tez va oson topish uchun raqam va indekslar quyib chiqiladi. Ba’zan, muqovalarda, chapki past burchaqdan boshlab o’ng Yuqori burchakkacha diagonaliga signal chiziqchasi o’tqaziladi. Ko’pincha bu chiziqchaga raqam va indekslar quyiladi. Agar shkafdan birorta ish qog’ozi olinsa, chiziqcha bo’lib, bir qatorda turgan ish qog’ozlarning buzilganligi ko’rinib qoladi. Yig’majildning ichidan biror bir hujjatning olinishi ta’qiqlanadi. Ammo ba’zi istisno xollarda raxbarning yozma yoki og’zaki ruxsati bilan hujjatlar olinishi mumkin. Bu xollar belgilangan shaklda vaqtinchalik qo’llanishi uchun hujjatni berish to’g’risida (akt) dalolatnoma tuziladi. Bu tuzilgan dalolatnoma hujjatni qo’llanishi uchun olgan va qo’llanishi uchun bergan korxonalarning gerbli muxrlari bosilgan bo’lishi shart. Bu dalolatnoma hujjat chiqarilgan yerga quyiladi va hujjat qaytarilgo’nga qadar usha yerda saqlanadi. Dalolatnoma hujjat qaytishi bilan yo’q qilinadi. Xo’jatlar faqat xuquqli kishilargagina beriladi va muddati tugagan kuni bo’linmalardan olib chiqib qetish faqat raxbar xodimning yozma ruxsati bilan amalga oshiriladi.
Hujjatlarni vaqtincha foydalanish uchun beriladigan DALOLATNOMA Sana ___ Hujjatni topshirgan korxonaning nomi va manzili_______________ Nima maqsadda berilgan ______________________________________ Asos______________________________________________________________ __
54
Qaytarish muddati_________________________________________________________ Quyidagi hujjatlr berilgan________________________________________
n
sarlavxasi yil
Varaqlar soni
Eslatma
Vaqtinchalik qo’llash uchun jami ____________________ ______________________ berilmoqda (son va qavs ichida so’z bilan) Topshirildi ____________ (lavozimi, imzo) Qabul qildi_______________________(lavozimi, imzo)
Kalendar yilining tugashi bilan, lekin kelgusi yilning birinchi apreligacha ish yuritishning joriy davrdagi delolari korxona devonxona ga topshiriladi. Agar devonxonada saqlash muddati davomida tashkilot yoki uning tarkibiy yangi va eski nomi hujjatlarga yozib quyiladi.
Har yili hujjatlarni ekspertizadan utkazish uchun korxona raxbariyati tomonidan ekspert komissiyasi tuziladi. Bunday nazoratda hujjatlarning amaliy jixatdan butligi o’rganiladi. Bu ekspert komissiyasiga korxona tarkibiy bo’linmasidan malakali ishchilar tanlab olinadi va ularning soni uchtadan qam bo’lmasligi kerak. Komissiyaning raisi qilib korxona raxbariyatidan bir kishi tayinlanadi. Hujjatlarni nazorat qilishda biron-bir qiyinchilik tug’ilsa mutaxassislar va maslaxatchilar jalb qilinadi. Eqspert komissiyasi qarori korxona raxbariyati tomonidan tasdiklanadi. Yo’q qilishga ajratilgan hujjatlarga dalolatnoma tuziladi va bu dalolatnomaga ekspert komissiya a’zolari imzo chekib, korxona raxbariyati uni tasdiqlaydi. Yo’q qilinishi lozim bo’lgan hujjatlar ularga taalluqli bo’lgan nazorat-hisobot kartochkalari bilan birga joylagan xolda ikkinchi darajali xom-ashyo tayyorlash idoralariga yoki qogozni qayta ishlash tashkilotlariga topshiriladi. Topshirish, yig’majildlarning soni va qabul qilingan makulatura og’irligi ko’rsatilgan qabul qilish-topshirish yuk xati orqali rasmiylashtiriladi. 55
Hujjatlarni tartibga solish va ularni saqlash xuquqiy va amaliy jixatdan katta maxorat talab qiladi. shu ning uchun har bir hujjatni saqlashda, tartibga solishda, ularni tuldirishda va umuman hujjat bilan ishlaganda ma’lum bir ma’naviy yetuqlikka erishgan bo’lishi kerak. Xozirgi O’zbekiston o’z mustaqilligiga erishgandan so’ngi davrlarda asosiy muammolardan biri bu ayrim qorxona muassasalarda xali xam hujjatlarning rus tilida tuldirilayotganidir, vaxolangki o’zbek tilini davlat tili deb e’lon qilinganiga xam bu yil 15 yil tuldi. Demak hujjatlar namunada kursatilgani :kabi o’z tilimizda to’ldirish va rasmiylashtirilishi lozim. Xulosa
Hujjatlarni tartibga solishda saqlash mudatlarini hisobga olish maksadga muvofiqdir. Bir yig’majildning ichida saqlanish muddati bir xil bo’lgan hujjatlar bo’lishi kerak. Doimiy yoki vaqtinchalik saqlashga oid hujjatlarni bir registrda yoki bir yig’ma jildda guruxlash istisno xollardagina mumkin. Masalan, agar ular bir masalani yechish bilan bog’lik bo’lsa, biroq ish yuritish yo’lining oxirida bunday hujjatlar nomenklaturasiga asosan (2 turga) ikki yig’majildga ajratiladi. Papkaning qalinligi 20-25 mm.dan, varaqlar soni 200-250 betdan oshmasligi kerak. Agar ma’lumotlar ko’payib ketsa, ular aloxida-aloxida ish qogozlarga ajratib 1 bob, 2 bob deb yozib quyiladi. Hujjatlarni tartibga solish juda katta extiyotkorlikni talab qiladi. YA’ni ilova yoki bir turdagi hujjatlarning nusxalari kabi ikkinchi darajali materiallarni tikib quymaslik kerak. Hujjatlarni shu nday tikib quyish kerakki, uning ustxat(rezolyutsiya)ni o’qish mumkin bo’lishi kerak. Agar tikiladigan hujjatlarning chap tomoni ya’ni tikib quyiladigan joyi kichik bo’lsa o’nga qushimcha qogoz yopishtiriladi. Yig’majildning ichida hujjatlar xronologik tartibda, kelib tushish muddati (sanasi) tartibida, mazmun jixatdan ketma-ket tartibda yoki tizimli ravishda (masalan: korxonaning moliyaviy faoliyati hisobotiga tushuntirish xati, korxona balansi, ilova) joylashtiriladi. SHikoyat, arz bilan bog’lik bo’lgan hujjatlarni tartibga solishda kerakli shikoyatni uning muallif familiyasiga qarab tezda topish uchun alfavit tartibida joylashtirish lozim. Hujjatlarni nomlashda metall tutqichli yoki bogichli yig’majildlardan qo’llaniladi. Ayniqsa, xozirda registrlardan keng qo’llanilmoqda. Chunki ular amaliy jixatdan yig’majildlarga qaraganda juda qulay.
Savollar 1. Nima sababdan hujjatlar tartibga solinadi? 2. Yigmajildga qanday hujjatlar kiritiladi?
56
3. Rayosat hujjatlar qanday hujjatlar va ularga misol keltiring. 4. shaxsiy yig’majildga hujjatlar qanday tartibda joylashtiriladi? 5. Ijro etilgan hujjatlar qanday saqlanadi? 6. Hujjatlar qachon yo’q qilinadi?
2.Hujjatlar ijrosini nazorat qilish. 3.Hujjatlarni qayd qilishning jurnal shakli.
ijrosi, nazorat, kartoteka, kalendar shkala, hujjatlar aylanishi, qul mehnati, kirim qorrespondentsiyasi, chikim hujjat.
Hujjatlarni ro’yxatga quyishning asosiy maksadi ish yuritishni to’g’ri yo’lga qo’yish va o’z vaqtida foydalanish uchun qiynalmasdan topishdir. Mana shu ro’yxatga olingai hujjatlar tartib bilan alfavit harflari asosida belgilab qo’yiladi va ular istalgan vaqtda olinib kerakli masalalarni xal qilishda qul keladi Uning asosiy vazifalaridan biri fuqarolar tomonidan qabul qilingan hujjatlarni ya’ni aytish mumkinki, biror bir maksad va vazifa bilan hujjat topshirmoqchi bo’lgan shaxsning hujjatlarini ularni ro’yxatga olish joyida ya’ni usha Yuqorida aytilgan munshiyxona (kantselyariya) bo’limida fuqarolar tomonidan topshirilgan asosiy dalil sifatida asrab turish va zarur vaqtda ya’ni biror bir sabab bilan ish yuritilganda ro’yxatga quyilgan hujjatlardan ma’lum ma’noda to’g’ri xolatda foydalanishdan iboratdir. Ularning asosiy qoidalari esa xali ro’yxatga olinmagan hujjatlarni to’g’ri yoki xatoligini tekshirib, hujjat egalariga to’g’ri yo’l-yuriqlar ya’ni maslaxatlar berishdan va mana shu ro’yxatga olingan hujjatlarni o’nga biriktirilgan shaxs tomonidan doim nazorat qilishni yo’lga quyishdan iborat. YAna bir asosiy vazifasi belgilangan vaqtdan utganda ularni arxivlarga topshirish va arxivdagi hujjatlarni doim nazoratda bo’lishini ta’minlashdan iborat. Biznes hujjatlarini yuritish xolatini yaxshilash uchun biznes hujjatlarini yuritish bo’linmalarini (umumiy bo’limlar, devonxonalar, kotiblar va xokazo) tashkil qilishni yaxshilash, lavozimlarning aniq nomenklaturasini, turli kategoriyadagi 57
korxona va muassasa uchun lavozimlar soni normativlarini ishlab chiqish lozim. Biznes hujjatlarini yuritish soxasida mehnat unumdorligini oshirish hujjat tuzish va ishlash, shu ningdeq, axborot olish jarayonlarini mexanizatsiyalash yo’li bilan amalga oshirilmogi kerak. Hujjat ustida ishlashning ko’pgina jarayonlari uchun texnika vositalari mavjud. Respublikamizda keyingi paytlarda kompyuterlar bilan ishlash yaxshi yo’lga quyilmoqdi va shu bilan birga internet orqali Chet el tajribalaridan foydalanilgan xolda axborotlarni uzatish, xatlarni junatish, fikr almashinish xattoki shartnomalartuzish ishlari xam amalga oshirilmoqda. Shu sababli korxonalarning har bir bo’limlarida kompyuterlarga extiyoj ortib bormoqda. Ilgari kerakli hujjatlarni turli xil kataloglardan qidirib topib, shaxs egalariga topshirguncha ancha vaqt sarflanardi. Xozir esa hujjatlar, ish qogozlari, shartnomalar va boshqa xil hujjatlar kompyuterga yuklanib arxivning qaysi qatorida qaysi hujjat saqlanishini osonlik bilan topish mumkin. Bu esa o’z navbatida vaqtni va qogozni tejashga olib kelmoqda. Hujjatlar olingan yoki tuzilgan paytdan boshlab, ularning ijrosi yoki jo’natilishi yoki ishga tikib qo’yilishiga olib borilgan faoliyat tashkilotning hujjat bilan ish yuritish davrini tashkil qiladi. Tashkilotga kirib kelgan, shu jumladan, hisoblash texnikalari vositasida tayyorlangan hujjatlarga birlamchi ishlov beriladi, ya’ni dastlabki qo’zdan kechirilishi ro’yxatga olinishi raxbarnipg tanishib chikishi va bajaruvchilarga yuborilishi shu lar jumlasidandir. Qabul qilingan hujjatga ro’yxatga olish shtampi bosiladi. "SHaxsan" belgisi bilan jo’natilgan hujjatlar ochilmasdan mo’ljallangan shaxsga yoki jamoa tashkilotlarita topshiriladi. Hujjatlarni dastlabki ko’zdan qechirishdan maksad ularni raxbarlar tomonidan tanishib chiqishlari zarurligini aniqlash, tarkibiy bo’linmalar va mas’ul bajaruvchilarni belgilashdir. Dastlabki ko’zdan qechirish orqali tashkilot lavozimlari o’rtasida vazifalar taksimoti asosida hujjatni bo’linmalar bo’yicha taksimlanadi. Mansabdor shaxslar yoki bo’limlar nomiga jo’natilgan hujjatlargacha dastlabki ko’zdan kechirmasdan egalariga beriladi. Fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari, fuqarolar xoxishiga qarab bo’limlarga bo’lishi mumkin. Davlat organlari va yukori tashkilotlardan kelgan va korxona faoliyatiga bog’lik masalalarga tegishli, hujjatlar albatta raxbarga ko’rib chiqish uchun taqdim etiladi. Qolgan barcha hujjatlar, ko’zdan kechirilgandan keyin, bajaruvchilarga taqdim qilinadi. Olingan hujjatni o’sha kuni yoki hujjat ish vaqtidan tashkari 58
paytda olingan bo’lsa, birinchi ish kunida ishlab chiqilib bajaruvchilarga beriladi. Hujjat bir necha tarkibiy bo’linmaga jo’natilgan bo’lsa, bo’linmalar uni navbat bilan ko’rib chiqadilar yoki nusxalari tarqatilib bir paytda beriladi. Hujjatning asl nusxasi, raxbarning munosabat belgisida familiyasi birinchi o’rinda ko’rsatilgan xodimga beriladi. Hujjatlarning tashkilot ichidagi harakati tarkibiy bo’linmalar inspektorlari (kotiblar) tomonidan yoki hujjat ta’minoti xizmatining mas’ul xodimlari tomonidan yuritiladi. hujjatlar ro’yxatga olingani haqidagi belgi bilan topshiriladi. Tashkiliy hujjatlar sonini hisobga olish, tashkilotning barcha tadbirlari qatorida, hujjatlar yuritilishini, takomilashtirish uchun olib boriladi. Tashkilotdagi hujjatlar to’lik yoki terma (tarkibiy bo’linmalar yoki guruxlar bo’yicha) hisobga olinadi. Fuqarolar tomonidan qilingan takliflar, arizalar va shikoyatlar aloxida hisobga olinadi. Hujjatlar miqdorini hisoblashda har bir nusxasi, shu jumladan ko’paytirilgan va kompyuterda terilgan hujjatlar hisobga olinadi. Hujjatlar hisobi aloxida daftarga kiritiladi. Hisobi yuritilishi, bajarilishi va turli maksadlarda ma’lumot olish uchun foydalanishi (farmoyish tusidagi rejalashtirish, hisobot, statistiq, moliyaviy va xokazo) lozim. Ko’zda tutilgan va tashkilotning ichki extiyojlari uchun tuzilgan, shu ningdeq, boshqa tashkilotlarga yuboriladigan va Yuqori turuvchi organlardan, quyi korxonalardan, boshqa tashkilotlardan va aloxida shaxslardan olinadigan barcha hujjatlar ro’yxatdan o’tqaziladi. Tashkilotda hujjat bir marotaba: kirib kelgan hujjatlar - qabul qilingan kunda, tuzilgan hujjatlar imzo qo’yilgan yoki tasdiqlangan kunda ro’yxatdan o’tqaziladi. Ro’yxatdan o’tqazilgan hujjatlarni bir bo’linmadan boshqa bo’linmaga o’tqazilishida takroran ro’yxatdan o’tkazilmaydi. Hujjatlar nomlari va mazmuni bo’yicha guruxlarga bo’linib ro’yxatdan o’tqaziladi. Masalan, tashkiliy raxbarning asosiy faoliyat bo’yicha buyruqlari, xodimlar bo’yicha buyruqlari, hisobotlar, quyi tashkilotlar xay’atining qarorlari, moliya-xo’jalik faoliyati bo’yicha taftish dalolatnomalari. hisobotlar, quyi tashkilotlarning ishlab chiqarish rejalari, moddiy-texnika ta’minogi bo’yicha ro’yxatga olinadi. Ro’yxatga olish tartib raqamlari har bir gurux bo’yicha aloxida yuritiladi. Qabul qilib olingan va tuzilayotgan hujjatlar ularni tuzish va bajarish joylarida ro’yxatdan o’tqaziladi. Masalan, rejalashtirish bo’limida - rejalashtirishga taalluqli hujjatlar, xay’at qarorlari -kotibiyatda va xoqazo. Hujjatlarni ro’yxatga olishda kartochkalar yuritiladi. (Kartochkalar nusxasi 81-83 ilovalarda qo’rsatilgan). Hujjatlarni ro’yxatga olinishini avtomatlashtirilishiga o’tishi uchun imkon
59
yaratish maksadida, ro’yxatga olish kartochkasida majburiy yozilishi shart bo’lgan rekvizitlar belgilab quyilganiga quyidagilar kiradi: muallif (muxbir) hujjat turining nomi, hujjat sanasi, hujjat indeksi, sarlavxa yoki qisqacha mazmuni, munosabat belgisi, bajarilish muddati, bajarilganligi to’grisida qisqacha yozuv, haqiqatda bajarilganligi haqidagi javob hujjatining indeksi, ish sanasi). Fuqarolarning taklif, ariza va shikoyatlari belgilangan shakldagi ro’yxatga olish nazorat kartochkalarda ro’yxatga olinadi. Hujjatlarni ro’yxatga olish nusxa olish, ko’paytirish apparatlari va hisoblash texnikalari, kompyuter yordamida amalga oshirilishi mumkin. Download 0.74 Mb. Do'stlaringiz bilan baham: 
|