Применение информационных технологий в профессиональной деятельности

3. СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПРОГРАММЫ ДЛЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ WEB СТРАНИЦ. ИНТЕРАКТИВНЫЕ СЛУЖБЫ СФЕРЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
1. БАЗА ДАННЫХ. MICROSOFT ACCESS
2. РАСШИРЕННЫЙ ФУНКЦИОНАЛ СУБД ACCESS
3. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ И ИХ ТИПЫ

БАЗА ДАННЫХ. MICROSOFT ACCESS

Прикладная программа предназначена для создания базы данных Microsoft Access 2007. Access 2007 использует логически связанные таблицы. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управление данными, хранящимися в таблицах.
Суть создания БД в Microsoft Access 2007 заключается в том, что сначала необходимо создать структуру БД (создать табличную структуру и установить связи между ними), а затем заполнить новые таблицы БД.
Кроме того, желательно создавать формы для ввода данных в таблицы; искать информацию в базе запросов и отображать необходимую информацию из базы отчетов в удобной форме на экране, в распечатанном виде или в файле.
База данных может быть создана вручную (новая пустая база данных) или на основе шаблонов. Шаблоны не всегда вписываются в нужную базу данных, но с их помощью можно быстро создать нужную базу данных, а затем изменить ее и заполнить своими данными.
Когда вы запускаете приложение Access 2007, на экране отображается новая страница приветствия "начать работу с Microsoft Access 2007", показанная на рисунке 1-1. один.
Рис. 1. Новая стартовая страница
При создании базы данных на основе шаблонов вы можете выбрать нужный шаблон из категорий шаблонов или шаблонов Microsoft Office Online на странице запуска Microsoft Access 2007. Например, когда вы выбираете шаблон факультета в категории "локальные Шаблоны", описание базы данных отображается в правой части окна программы. Ниже в текстовом поле указано имя файла: Faculty.accdb и значок папки, в которую можно сохранить файл в нужном каталоге (папка по умолчанию - Мои документы).
Имя файла и каталог для сохранения файла могут быть изменены. Затем вам нужно нажать кнопку "Создать". В результате появится окно факультет: база данных (Access 2007) - база данных Microsoft Access. В поле редактирования отображается список факультетов, которые необходимо заполнить. Если панель навигации закрыта, ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или нажав кнопку "открыть/закрыть границу панели навигации".
Microsoft Access-это функционально завершенный подход к СУБД. Он предоставляет все необходимые инструменты для обнаружения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами данных.
СУБД Microsoft Access позволяют контролировать настройку структуры и описания своих данных, работать с ними и организовывать коллективное использование этих данных. СУБД Microsoft Access также значительно расширяет возможности и упрощает каталогизацию и хранение больших объемов данных, хранящихся в большом количестве таблиц. СУБД Microsoft Access включает три основных типа функций: обнаружение данных (настройка структуры и описания), обработка данных и управление данными. MS Access-это набор инструментальный инструменты для создания и использования информационных систем.
С помощью Access вы можете выполнить следующие действия.
1. Основными объектами ИС проектирования являются двухмерные таблицы, различные типы данных, в том числе поля объектов Оле. Прежде чем заполнять таблицу данными, необходимо создать ее макет.
2. Установить связи между таблицами, поддержка целостности данных, каскадное обновление полей и удаление каскадных записей.
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, преобразование и выбор данных из таблиц с использованием различных инструментов управления информацией, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).
4. Создание, изменение и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).
Объект обработки MS Access-это файл базы данных, имеющий необязательное имя и расширение. СНГ. Этот файл содержит основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Таким образом, информационная система, созданная в Access, является файлом базы данных.MDB и сам Access-это набор инструментов. Работа такого ИТ осуществляется приложением Access .Является обработкой документа СНГ.
Данные в базе данных представлены в виде отдельных таблиц с доступом к данным. В этом случае каждый столбец таблицы соответствует полю данных, а каждая строка-записи данных.
Запись данных состоит из нескольких полей. В этом случае применяется следующее правило: запись данных - это группа взаимосвязанных полей, которые рассматриваются как единое целое. Например, запись данных может содержать информацию о конкретном клиенте или продукте. Каждая информация в таблице содержит одинаковое количество полей. Каждое поле содержит один и тот же тип данных. Например, в каждой записи данных некоторой таблицы поле имени mustomer будет для имени клиента, т. е. содержит ту же информацию.
Таблица является основой объекта MS Access. Все остальные объекты строятся на основе производных и только заранее подготовленных таблиц.
Форма не является независимым объектом доступа. Это просто помогает вводить, просматривать и изменять данные в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: отбор, группировка, представление, печать данных.
Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени любого объекта MS Access (таблицы, формы и т.д.) - не должна превышать 64. произвольные знаки (кроме точки и некоторых служебных знаков). Название может содержать пробелы и русские буквы. Каждый объект обрабатывается в отдельном окне и имеет два режима работы:
1)mode constructor, - структура объекта при создании или изменении макета (например, структура таблицы);
2) оперативный режим - когда IP виден в окне задач, изменен, выбрана информация.
Кроме того, файл базы данных содержит еще один документ с собственным окном: схему данных. В этом окне вы создаете, видите, изменяете и разрываете связи между таблицами. Эти контакты помогают в управлении данными, создании запросов и создании отчетов.
Форма, строго говоря, является необязательным элементом ИС (в принципе, можно обойтись и без нее), но она позволяет упростить операции ввода и просмотра данных.
Запрос - это производная таблица, содержащая данные из других таблиц и на которых выполняются различные операции. В частности, запрос может содержать вычисляемые поля, то есть поля со значениями функции и значения других полей (возможно, из разных таблиц). Кроме того, запросы допускают групповые операции, т. е.. операции в группе записей, объединенных каким-то общим свойством (например, можно суммировать количество записей с одним и тем же кодом). Наконец, запросы позволяют выбирать из таблиц в соответствии с определенными условиями. В этих случаях используется алгебра логики.
Отчет-это, по сути, тот же запрос, но отформатированный для печати на бумаге и представления властям (красивые заголовки, промежуточные обзоры и т. д.).
Фактически, таблицы и формы используются для хранения содержимого базы данных, в то время как запросы и отчеты выполняют основную функцию ИТ - извлечения, преобразования и представления данных.
Производные от создания объектов - запросов, форм и отчетов - хранятся примерно по одной схеме. Вот некоторые особенности:
Для полученных объектов нужно указать имя (имена) таблицы (запроса), на основе которого создается данный объект;
При использовании мастера на панели оборудования нужно поставить галочку напротив галочки "панель элементов" и на экране появится набор иконок (рис.14.5), с помощью которых вы будете оформлять форму (отчет, запрос).
Есть два способа создать любой объект: с помощью мастера и в режиме дизайна.
MS Access обладает мощными, удобными и гибкими инструментами для визуального проектирования объектов с помощью мастеров, а это позволяет пользователю с минимальной предварительной подготовкой быстро создать полноценную ИС на уровне таблиц, форм, запросов-конкурсов и отчетов.
Мастера сами выполняют необходимые действия. При вызове мастера откроется соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, мастер выполняет все необходимые действия. Допустим, вы хотите создать отчет. Мастер отчетов спросит вас, как должен выглядеть отчет и какую информацию он должен содержать. После получения ответов отчет готовится полностью. С помощью других мастеров вы можете создавать таблицы базы данных, запросы и формы.
Работа с мастерами проста, надежна и эффективна, что позволяет использовать все богатые возможности Microsoft доступ.
Builder-это инструмент Access, который упрощает выполнение конкретной задачи. Expression Builder очень полезен - он позволяет быстро сформулировать сложное выражение. Query Builder упрощает создание запросов, которые используются для получения образцов данных для формы или отчета. Помимо этого, в Access есть и другие конструкторы. Это макроконструктор, с помощью которого формируются различные макросы, а также конструкторы для меню, полей, цветов, кода и т. д.