Rasmiy yozishmalardagi odob-axloq qoidalari. Ish xatlarining odob-axloq qoidalari: yozish talablari va qoidalari. Ish xatlarini yozishga misollar

3. Ish yozishning etiket marosimlari.
Etiket - bu boshqa joyda xatti-harakatlarning belgilangan tartibi. Ish yuritish odobi - bu biznes aloqalari tizimidagi tartib.
Ish etikasining asoslari quyidagilardan iborat:
biznes sherigiga nisbatan muloyim va hurmatli munosabat;
turli lavozimlarda ishlaydigan xodimlar o'rtasida ma'lum masofani saqlash;
sherikni xafa qilmasdan va mag'rurligini xafa qilmasdan "ha" yoki "yo'q" deb aytish qobiliyati;
rasmiy mavqega emas, balki argumentlarda argumentlardan foydalanish qobiliyati.
Yozma aloqada ish yuritish odob-axloq qoidalari tanlashda ifodalanadi: murojaat - xat boshida va so'rovlar, shikoyatlar, rad etishlar, ko'rsatmalar va boshqalar - xat matnining asosiy qismida.
Ish xati deyarli har doim murojaat bilan boshlanadi, ya'ni. qabul qiluvchining shaxsiga murojaat qilish. Matnning bu kichik qismi aloqaning bevosita va uzoq muddatli maqsadlari uchun juda muhimdir. Murojaatning asosiy vazifasi qabul qiluvchi bilan aloqa o'rnatishdir. Shu bilan birga, bu nutq odob-axloqining muhim vositasidir. To'g'ri tanlangan murojaat murojaat qiluvchining e'tiborini tortadi, kerakli ohangga moslikni o'rnatadi va ish aloqalarini o'rnatish va saqlashga yordam beradi.
Appelyatsiya tijorat yozishmalarining majburiy elementidir. Davolashning eng keng tarqalgan formulalari:
Ismingizni ko'rsatgan hurmatli janob (xonim);
Hurmatli hamkasblar (umumiy kasb bilan bog'liq bo'lgan bir guruh shaxslar haqida gap ketganda);
Hurmatli Sergey Ivanovich (taklifnomalarda, taniqli shaxslarning murojaatnomalarida).
Davolash usulini tanlashda nafaqat shaxsiy didga, balki til muhitida yoki jamoada shakllangan odob-axloq qoidalariga amal qilish kerak.
Ish xatida "men", "u" olmoshlari chiqarib tashlansin, ularning o'rniga "biz", "siz" olmoshlari ishlatiladi.
Etiket qoidalariga muvofiq, matn boshida adresatga shaxsiy murojaatni o'z ichiga olgan xat yakuniy muloyimlik formulasini to'ldirishi kerak, u apellyatsiya bilan birgalikda "odob-axloq qoidalari" ni yaratadi. Xushmuomalalik bilan yakuniy muloyimlik formulasi xatning jozibasi va umumiy kayfiyatiga mos kelishi kerak.
Xushmuomalalikning eng keng tarqalgan yakuniy formulalari: "Hurmat bilan ...", "Hurmat bilan ...", "Hurmat bilan ...".
Xulosa qilib aytganda, harflar quyidagi so'zlardan foydalanishi mumkin: "Men sizga eng samimiy so'zlarni aytaman ...", "Sizni hurmat qilaman ...", "Hurmat bilan sizning ..". "Sizning kompaniyangizga farovonlik tilayman ...", "Samimiy hurmat va minnatdorlik hissi bilan ...". "Eng yaxshi tilaklar ..." va boshqalar.
So'nggi muloyimlik formulasi matndan 2-3 qator oralig'ida ajratiladi va paragrafdan bosib chiqariladi.
Korxonaning ijobiy imidjini yaratish uchun so'rovga, biznes-taklifga o'z vaqtida javob berish kabi qoidalarga rioya qilish kuzatiladi. Agar biron sababga ko'ra javobni o'z vaqtida berishning iloji bo'lmasa, bu haqda adresatga xabar berish kerak, shuningdek yakuniy javobning vaqti.
Agar siz sherigingizga o'z majburiyatlarini bajarish kerakligi to'g'risida eslatmoqchi bo'lsangiz, unda eslatma tinch so'zlar bilan, qattiq so'zlarsiz shakllantirilishi kerak. Masalan: "Eslatib o'tamiz, 2011 yil 21 avgustdagi 32/42-sonli shartnomani bajarish muddati tugayapti ..."
Qattiq shikoyat xatiga javoban, siz ham ushbu qoidaga amal qilishingiz kerak: "Sizga va mijozlaringizga o'z vaqtida etkazib berish natijasida etkazilgan noqulayliklar uchun uzr so'rashimiz kerak ...".
Javob xati tayyorlanayotganda, talab qilinadigan manzilning dizayniga alohida e'tibor berilishi kerak. Agar kirish xati rahbar tomonidan imzolangan bo'lsa, javob boshqa shaxsning nomiga yozilgan bo'lsa, unga javob yuborilishi kerak.
Etiketning namoyon bo'lishi, shuningdek, xushmuomalalikning yakuniy formulalaridan foydalanishdir. Agar xat matni qabul qiluvchiga shaxsiy murojaat formulasi bilan boshlangan bo'lsa, matnning oxirida imzo qo'yishdan oldin muloyimlikning yakuniy formulasi bo'lishi kerak: "Hurmat bilan ..."; ba'zi hollarda "Sizning ...", "Hurmat bilan sizning ...".
Ish xatining matnini tayyorlashda quyidagilar muhim:
ushbu maktubning maqsadini o'zingiz uchun shakllantirish;
unda ko'rsatilishi kerak bo'lgan asosiy muammolarni aniqlash;
adresat bilan munosabatlarni aniqlang.
Asosiy savollar idrok qilish uchun eng maqbul bo'lgan ketma-ketlikda joylashtirilgan. Tajriba shuni ko'rsatadiki, muhim va murakkab savollar xat boshida joylashtirilishi kerak.
Odatda, matn quyidagicha tuziladi:
kirish (xat yozish uchun asoslar, voqealar, faktlar, yuqori tashkilotlarning qarorlari va xat yozish uchun asos bo'lgan boshqa omillar bilan bog'lanish);
dalillar (xatda keltirilgan masalaning asosini taqdim eting);
xulosa (davlat xulosalari, echimni taklif qilish).
Hujjatlar matnlariga qo'yiladigan umumiy talablar xatlar matniga nisbatan qo'llaniladi: ma'lumotlarning ishonchliligi va ishonchliligi, qurilishning mantiqiyligi, taqdimotning izchilligi, rasmiy ish uslubidan foydalanish, asosiy xususiyatlari taqdimotning neytral ohangi, matnning aniqligi, fikrning aniqligi va ravshanligi.
Rasmiy maktublarda ko'plikning 1-chi shaxsidan ifoda shakli qabul qilinadi: "Biz sizning e'tiboringizga etkazamiz ...", "Biz sizga eslatib o'tamizki, belgilangan muddat ...".
Uchinchi shaxsdan matnni taqdim etish mumkin, masalan: "kompaniya bu degani emas ...", "tashkilot o'rgangan ...".
Yakka shaxsning birinchi shaxsidan murojaat qilish formulasi ("so'rayman", "taklif qilaman", "taklif qilaman") rasmiy shakllarda rasmiylashtirilgan hujjatlarda qo'llaniladi.
Til (formulalar) formulasi - bu asosiy hujjatni (hujjatning) tashkil etadigan va ma'lum bir hujjat turiga biriktirilgan so'z, ibora, jumlalar yoki super iboralar birligi. Masalan, kafillik xatining til formulasi dizayndir: "Biz to'lovni kafolatlaymiz. Bizning joriy hisob raqamimiz № ..."; hamrohlik qilish - "Biz yubormoqdamiz ...", "Men yuboryapman ...", so'rov xatlari - "Men so'rayapman ...", "Biz so'rayapmiz ..." va boshqalar.
Umuman olganda, standart til formulalaridan foydalanish harfga ko'proq rasmiy xarakter beradi va so'zlarning aniqligi va matnni bir xil tushunishga yordam beradi.
Rasmiy xatlar samimiy ohangda, har doim xushmuomalalik bilan yozilgan. Agar ular fundamental kelishmovchilik haqida gaplashsalar ham, qo'pollik, istehzo va masxara ko'rinishi qabul qilinishi mumkin emas.
Kategoriyaviy rad etish to'g'ridan-to'g'ri, ammo xushmuomalalik bilan bildirilishi kerak. Rad etish xatini rad etishning matnida emas, balki uning sababini bayon qilish bilan boshlash tavsiya etiladi, keyin matnda takliflar kiritilishi mumkin, ularning asosida keyinchalik masalani ko'rib chiqishga qaytishingiz mumkin.
Maktubning ishonchliligi ehtiyotkorlik bilan tanlangan faktlar, miqdoriy va sifat ko'rsatkichlari va hokazolarni keltirish orqali erishiladigan so'rov va takliflarning maqsadga muvofiqligiga bog'liq. Xat matnidagi ma'lumotlar adresatni kerakli qaror qabul qilish zarurligiga ishontirish uchun etarli bo'lishi kerak. Agar bu katta miqdordagi materialni olib kelishni talab qilsa, u xatga qo'shimcha sifatida rasmiylashtiriladi.
Maktub bitta muammoga bag'ishlangani va hajmi bir sahifadan oshmasligi maqsadga muvofiqdir.
Xat kamida ikkita nusxada tuziladi. Birinchi nusxa shaklda tuziladi va qabul qiluvchiga yuboriladi. Ikkinchisi - nusxasi - bo'sh varaqqa bosib chiqariladi, tasdiqlovchi viza beriladi va u tashkilotda qoladi va ish yuritishga topshiriladi.
Xizmat xatlariga imzo qo'yish huquqi tashkilotning ichki me'yoriy hujjatlari bilan belgilanadi, qoida tariqasida, u rahbar va uning o'rinbosarlariga tegishli. Katta tashkilotlarda xatlar bo'lim boshliqlari tomonidan imzolanishi mumkin.
Har bir mamlakatda ishbilarmonlik yozishmalari belgilangan milliy qoidalarga muvofiq tuziladi. Ish xatlari bo'yicha xalqaro standartlar mavjud.
4. Ish xatlarining asosiy turlari.
Tarkibiga va hajmiga qarab, biznes (tijorat) harflari oddiy va shartnoma harflariga bo'linadi.
Oddiy ish xatlari
Oddiy ish xatlariga mazmuni sodda va hajmi oz bo'lgan va tijorat maqsadlarida yuboriladigan hujjatlar kiradi. Odatda ular so'rov, xabar, minnatdorchilik, taklifnoma, qo'shimcha ma'lumot yoki har qanday ma'lumot yoki mahsulotni olishni tasdiqlashni o'z ichiga oladi. Ularda matn sarlavhasi, jozibasi bo'lmasligi mumkin, ammo stereotipik iboralar keng qo'llaniladi.
va hokazo.................