Reja: Hozirgi ish yuritish hujjatlari va ularning o'ziga xos jihatlari

2. Hujjat turlari. Hujjatlardagi zaruriy qismlar va ularni rasmiylashtirish.
Ish olib borish jarayonining murakkabligi va serqirraligiga muvofiq ravishda rasmiy ish yuritish qog'ozlari, hujjatlari ham xilma-xil va miqdoran juda ko'p. Hujjatlarning maqsadi, yo'nalishi, hajmi, shakli va boshqa bir qator sifatlari ham turlichadir. Hujjatlar tiliga bo'lgan umumiy talablar bilan bir qatorda har bir turkum hujjatlar tuzish ishiga qo'yiladigan ko'pgina lisoniy xususiyat va sifatlar bilan belgilanadi. Bu xususiyat va sifatlarni har taraflama va chuqur tasavvur qilmasdan turib, mukammal hujjatlarni yaratish haqida gap ham bo'lishi mumkin emas. Shunga ko'ra hujjatlar tasnifi masalasi alohida kasb etadi.
Hujjatshunoslikda hujjatlar bir necha jihatlarga ko'ra tasnif qilinadi. Tasniflashda mutlaqo bir xil guruhlashtirish mavjud bo'lmasa-da, ularni bir qadar yagonalashgan holda guruhlashtirish mumkin.
Hujjat matni aniqlik, ixchamlik, lo'ndalik, mazmuniy to'liqlik kabi talablarga javob berish kerak. Ushbu talablarga javob bera olmaydigan hujjat chinakam hujjat bo'la olmaydi, bu kabi hujjatlar ish yuritish jarayoniga halaqit beradi, ishning samaradorligini pasaytiradi. Hujjatlar matnining xolislik, aniqlik, ixchamlik, lo'ndalik, mazmuniy to'liqlikdan iborat zaruriy sifatlari hujjatchilik tilining o'ziga xos so'z qo'llash, morfologik va sintaktik xususiyatlar orqali ta’min etadi. Hujjatlar
tilida ot turkumiga oid so'zlar ko'p qo'llaniladi. Hatto fe’l bilan ifodalanuvchi harakat va holatlar ifodasi uchun ham otga yaqin so'z shakllari tanlanadi, ya’ni harakat nomi deb ataluvchi so'z shakllari faol ishlatiladi.
Hujjatlar matni birinchi shaxs yoki uchini shaxs tilida yoziladi. Yakka rahbar nomidan yoziladigan farmoyish hujjatlar (buyruq, farmoyish, ko'rsatma kabilar) birinchi shaxs tilida bo'ladi. Shuningdek, ayrim shaxs tomonidan yozilgan hujjatlar (ariza, tushuntirish xati kabi) ham birinchi shaxs, birlik, sonda yoziladi. Boshqa hujjatlar esa birinchi shaxs ko'plik sonda yoki uchinchi shaxs birlik sonda tuziladi: “...ga ruxsat berishingizni so'raymiz”, “...deb hisoblaymiz”, ma’muriyat talab qiladi”, boshqarma so'raydi” kabi.
Hujjat matni tuzishda turg'unlashgan, qoliplashgan so'z birikmalaridan ko'proq foydalanish kerak. Chunki qoliplashgan, yagona doimiy shaklga ega bo'lgan so'z tizimlari, iboralar, muhandislik psixologiyasi ma’lumotlarga ko'ra, boshqa so'z birikmalariga qaraganda 8 – 10 marta tez idrok qilinar ekan. Shuni nazarda tutish kerakki qoliplashgan so'z birikmalari hujjatlarni tayyorlash va ulardan foydalanish jarayonlarini anchagina tezlashtirish imkonini beradi.Shuningdek, har bir hujjat turining mohiyati va maqsadi bilan bog'liq ravishda o'ziga xos qoliplashgan sintaktik tuzilmalar shakllana boradi.
Masalan, buyruqda quyidagicha qoliplashgan tuzilmalar qo'llanishi mumkin: “...so'm maosh bilan ...lavozimiga tayinlansin”; “...o'z xohishiga ko'ra ...lavozimidan ozod qilinsin”; “...boshqa ishga o'tganligi munosabati bilan ...lavozimidan ozod qilinsin”; Yoki xizmat yozishmalarida quyidagi tayyor nutq qurilmalari foydalanish mumkin? Sizga ...ni ma’lum qilamiz? Sizga ...ni bildiramiz? Sizga ...ni eslatamiz”.
Hujjatlarni tayyorlash umumiy qoidalariga ko'ra ularning zaruriy qismlari (rekvizitlari) quyidagicha:
1.O'zbekiston Respublikasining gerbi.
2.Tashkilot yoki korxonaning ramziy belgisi (emblemasi).
3.Mukofot tasviri.
4.Vazirlik yoki yuqori idoraning nomi.
5.Muassasa, tashkilot yoki korxonaning nomi.
6.Tarkibiy tarmoqning nomi.
7.Aloqa muassasasining shartli raqami (indeksi), tashkilot yoki korxona manzili, telefon raqami, faks raqami, bankdagi hisob-kitob raqami.
8.Matn sarlavhasi.
9.Sana.
10.Shartli raqam.
11.Keladigan hujjatlarning sanasi va shartli raqamiga havola.
12.Tuzilgan yoki nashr qilingan joyi.
14.Hujjatni oluvchi (adresant).
15.Tasdiqlash ustxati.
16.Munosabat belgisi (rezolutsiya).
17.Hujjat turining nomi.
18.Nazorat haqida qayd.
19.Matn.
20.Ilova mavjudligi haqidagi qayd.
21.Imzo.
22.Kelishuv ustxati.
23.Rozilik belgisi (viza).
24.Muhr.
25.Nusxaning tasdiqlanishi haqidagi qayd.
26.Ijrochining familiyasi va telefon raqami.
27.Hujjatning bajarilganligi va uni hujjatlar yig'majildiga yo'naltirilganligi haqidagi qayd.
28.Axborot mashinaga ko'chirilganligi haqidagi qayd.
29.Hujjat kelib tushganligi haqida qayd.
Shulardan o'ntachasi nisbatan ko'p qo'llaniladi, shuning uchun asosiy zaruriy qismlar deb ham yuritiladi. Hujjat muallifi hujjat turining nomi, sarlavha, hujjatni oluvchi (adresat), kelishuv va rozilik belgilari, matn, tasdiqlash, imzo, muhr, ilova mavjudligi haqidagi qayd.

3.