С. В. Маслова управление проектами

Таблица 14 . Форма регистрации изменений

Изменение проекта	Название проекта
Описание предполагаемого изменения
Причина изменения
Срок согласования изменения
Влияние на проект	Сроки: Стоимость: Прочее:
Рекомендуемые действия
Текущий статус	Принято	Отклонено
Утверждение заказчиком (подпись)
Дата утверждения

Только заказчик вправе решать, принять или отклонить изменение. Если же оно принято, следует сообщить о нем всем членам команды, обновить план и бюджет.
Для эффективного управления изменениями важно, чтобы было обеспечено эффективное взаимодействие между участниками проекта с разграничением ролей и ответственности по реализации каждого конкретного изменения. Также необходимо вести общий контроль изменений, вносимых в проект, с целью оценки влияния сроки и стоимость.
Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Что такое управление изменениями?

2. Какие стадии включает в себя процесс контроля реализации изменений?
3. Что такое срок согласования изменения?
4. Кто принимает окончательное решение о внесении изменения в проект?
5. Должен ли заказчик визировать форму регистрации изменений? Зачем это нужно?

Лекция 10. Выполнение проекта.

В предыдущих лекциях мы рассмотрели различные функциональные области управления проектами: управление временем, стоимостью, командой, качеством, рисками, изменениями. Теперь приходим непосредственно к реализации проекта.

После того как все планы составлены и утверждены, нужно распределить работу между исполнителями, проинструктировать их. Проектами следует руководить, направлять их, контролировать.
Чтобы выполнить проект с надлежащим качеством, в установленные сроки и с запланированным бюджетом следует:

• 
  грамотно начать проект. Нужно, чтоб каждый член команды четко понимал свою роль и то, какие задачи он будет выполнять;
  
• 
  ежедневно проверять, все ли идет по плану;
  
• 
  отслеживать и решать проблемы, возникающие в ходе проекта и мешающие его реализации;
  
• 
  регулярно пересматривать цели проекта, проверяя не изменились ли цели заказчика.
  

Все эти задачи (кроме первой) требуют постоянного внимания на протяжении всего жизненного цикла проекта. В небольших проектах управленческие функции не отнимают много времени, и менеджер может выполнять и другие работы по проекту. В крупных проектах менеджер отдает все силы функции управления.
Большое значение играет первая стартовая встреча с командой, которую следует тщательно спланировать. От успеха этой встречи зависит, будет ли у вас мотивированная и энергичная команда, в противном случае доверие вам как менеджеру будет подорвано уже в начале проекта.
Менеджер всегда должен знать, как продвигается проект, поэтому необходимо постоянно взаимодействовать с членами команды: информировать о новых задачах и проверять работу. Составляя план, вы отводили разумное время на решение задач, но не максимальное, поэтому возможны задержки с выполнением некоторых видов работ. Сама по себе задержка – не повод для паники, она может быть легко компенсирована тем участником, который запаздывает с выполнением какой-то задачи. Но в некоторых случаях понадобится дать ему в помощь кого-то или передвинуть сроки выполнения задач. Поэтому необходимо всегда быть в курсе затруднений.
Менеджеру проекта желательно начинать каждый день с анализа текущего положения дел.
Первое, выполняется ли график работ.
Второе, что в данный момент вызывает наибольшие сложности. Здесь оценивается ход выполнения проекта и возникающие проблемы. При оценке хода работ важно, не то, сколько времени потрачено на ту или иную задачу, а насколько она близка к завершению. Когда трудно оценить, насколько она выполнена – на 30%, на 50% - можно руководствоваться простым правилом - считать что задача либо решена полностью, либо не решена.
Третье, что вызовет сложности в будущем. Здесь речь идет о рисках и изменениях, которые придется вносить в проект.
Четвертое, какие действия следует предпринять.
Пятое, какие вопросы нужно решать в первую очередь. Для менеджера очень важно уметь расставлять приоритеты.
Когда вы поймете, что необходимо сделать, вы сможете спланировать работу на день.
Для оценки хода работ необходимо собирать информацию, причем заверений, что работа выполнена, недостаточно, нужно подтверждение. Если нужно было составить список возможных поставщиков и провести мониторинг цен, то должен быть предъявлен список, где обозначены цены на интересующий товар. Если член команды должен был заказать компьютеры, то попросите подтвердить дату поставки, предъявить договор.
Виды контроля:
- простой контроль: «выполнено – не выполнено»
- детальный контроль – «% выполнения»