Ўзбекистон Республикаси вазирликлари, давлат қўмиталари, идоралари, корпорациялари, концернлари, уюшмалари, компаниялари ва бошқа марказий муассасалари аппаратларида иш юритиш ва ижро назоратини ташкил этиш бўйича

V. ҲУЖЖАТЛАР ЙИҒМАЖИЛДЛАРИ НОМЕНКЛАТУРАСИНИ ТУЗИШ ВА ҲУЖЖАТЛАР ЙИҒМАЖИЛДЛАРИНИ ШАКЛЛАНТИРИШ
53. Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси — ташкилотда юритиладиган белгиланган тартибда расмийлаштирилган ва уларни сақлаш муддатлари кўрсатилган ҳолда тартибга солинган ҳужжатлар йиғмажилдлари сарлавҳалари рўйхатидир.
54. Ташкилотларда таркибий бўлинмалар, жамоат ташкилотларининг ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатуралари ва улар асосида — барча ташкилотларнинг ҳужжатлар йиғмажилдлари йиғма номенклатураси тузилади.
55.Таркибий тузилмалар ва жамоат ташкилотлари ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси етакчи мутахассислар жалб қилинган ҳолда, ҳужжатлар учун жавобгар шахс томонидан тузилади, идоравий архив билан келишилади ва унинг раҳбари томонидан имзоланади (6-Илова).
56. Ҳужжатлар йиғмажилдлари йиғма номенклатураси ишлар бошқармаси, умумий бўлим, канцелярия, котиб томонидан тузилади, ташкилотларнинг марказий эксперт (эксперт) комиссияси (МЭК, ЭК) сўнгра архив муассасасининг эксперт-текширув комиссияси (ЭТК) билан келишилади ва ташкилотлар раҳбари томонидан тасдиқланади (7-Илова).
57. Ҳужжатларни давлат сақловига топширмайдиган ташкилотлар ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини юқори ташкилотнинг МЭК (ЭК)си билан келишиб олишади.
58. Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини тузишда намунавий ва тахминий ҳужжатлар йиғмажилди номенклатурасига, намунавий ва идоравий рўйхатлар сақлаш муддатига, идоравий архивлар ишларининг асосий қоидаларига амал қилиниши лозим.
59. Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасига ташкилот ишларининг барча ҳужжатлаштирилган участкаларини акс эттирувчи ҳужжатлар йиғмажилди сарлавҳалари, шу жумладан маълумот ва назорат карточкалари, шахсий ҳужжатлар йиғмажилдлари, ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси киритилади.
60. Ҳар бир ҳужжатлар йиғмажилдига таркибий бўлинма индексидан (таркибий бўлинмалар классификацияси бўйича) ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси бўйича тартиб рақамидан иборат бўлган индекс берилади (масалан: 03-12). Ҳужжатлар йиғмажилдида бир нечта жилдлар (қисмлар) мавжуд бўлганда индекс ҳар бир жилдга «I ж, II ж,» қўшимчаси билан қўйиб чиқилади.
61. Ташкилотда келгуси календарь йилга ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси келгуси йилнинг охирги чорагида, белгиланган шаклда тузилади, зарур бўлган нусхада чиқарилади ва 1 январдан бошлаб ҳаракатга туширилади. Ҳужжатлар йиғмажилди номенклатураси ташкилот функциялари ва тузилмалари ўзгарган тақдирда, бироқ 5 йилда камида бир марта қайта тузилади ва келишиб олинади.
У ҳар йили тегишли тўғрилашлар билан қайта тузилади ва тасдиқланади. Ташкилот ҳужжатлар йиғмажилдлари йиғма номенклатурасининг биринчи нусхаси ишлар бошқармасида, умумий бўлимда, канцелярияда, котибда сақланади, иккинчисидан — иш нусхаси сифатида фойдаланилади, учинчиси — идора архивида туриши керак, тўртинчиси — ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси келишиб олинган архив муассасасида қолади.
62. Йил давомида тасдиқланган ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасига ҳужжатлар йиғмажилди юритилганлиги тўғрисидаги, янги ҳужжатлар йиғмажилдлари киритилганлиги тўғрисидаги маълумотлар киритилади. Йил охирида унга турлари ва юритилган ҳужжатлар йиғмажилдлари тўғрисидаги якуний маълумотлар киритилади. Ташкилот ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасининг якуний ёзуви таркибий бўлинмаларнинг ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасининг якуний ёзувлари асосида тузилади.