Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно-методическое пособие. М.: Профиздат, 2001

Функции документа

Все физические объекты в материальном мире дискретны и могут иметь как сходства во внутреннем строении и форме, так и различия. В процессе познания сходство физических объектов по признакам их генетического родства, внутреннего строения позволяет объединить их совокупность в род. А сходство физических объектов по принципу общности формы внутри рода позволяет разграничить вид. Внутреннее генетическое родство физических объектов обусловливает объективное наличие в них сходных свойств, которые как проявляют себя в чем-то внешнем, так и могут существовать в скрытом от познания виде.
Оперируя с физическими объектами природного или искусственного происхождения, актуализируя их свойства в процессе деятельности, человек включает их в свои системы. В системах эти физические объекты наделяются функциями. Функции впрямую связаны со свойствами, которые отражают внутреннюю предрасположенность к их выполнению.
Функцию (лат.гапсИо — исполнение, совершение) философский словарь трактует как
«внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений». Функции порождаются целью объекта и реализуют себя в конкретных задачах.
Как уже было отмечено, цель документа - фиксация информации в структуре материального носителя для последующего использования. Зафиксированная информация обладает таким многообразием свойств, что их использование в практической деятельности позволяет наделить документ множеством функций. Таким образом, документ полифункционален,

80

способен удовлетворять различные социальные потребности, принести пользу в многочисленных сферах человеческой жизнедеятельности.
Все функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных — лишь для ограниченной группы документов.
К общим функциям следует отнести:

• 
  социальную — документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе;
  
• 
  информационную — документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации;
  
• 
  коммуникативную — документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества;
  
• 
  культурную - документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.