Mavzu: Hujjatlarini idoraviy arxivda saqlash va ularni vaqtincha foydalanishga berish tartibi

Mavzu: Hujjatlarini idoraviy arxivda saqlash va ularni vaqtincha foydalanishga berish tartibi.

I. Umumiy qoidalar
1. Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi to‘g‘risidagi mazkur Nizom (keyingi o‘rinlarda Nizom deb ataladi) “Arxiv ishi to‘g‘risida”gi O‘zbekiston Respublikasi Qonuniga muvofiq ishlab chiqilgan va arxiv hujjatlarini jamlash, ularning hisobini yuritish, but saqlanishini ta’minlash hamda ulardan foydalanishni tashkil etishning yagona tartibini belgilaydi.
Ushbu Nizom davlat va nodavlat arxivlariga (keyingi o‘rinlarda arxivlar deb ataladi), shuningdek idoraviy arxivlarga tatbiq etiladi.
II. Asosiy tushunchalar
2. Mazkur Nizomda quyidagi asosiy tushunchalar qo‘llaniladi:
arxiv - arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni amalga oshiruvchi davlat yoki nodavlat muassasasi, idoraviy arxiv;
arxiv ko‘chirmasi – arxiv hujjati matnining muayyan bir fakt, voqea, shaxsga tegishli qismi so‘zma-so‘z bayon etilgan, arxiv shifri va saqlov birligi varaqlarining raqamlari ko‘rsatilgan, arxiv blankida tuzilgan arxiv hujjati;
arxiv hujjatlari - fuqarolar, jamiyat va davlat uchun ahamiyatliligi sababli saqlanishi lozim bo‘lgan matnli, qo‘lyozma va mashinada o‘qiladigan hujjatlar, ovozli yozuvlar, videoyozuvlar, kinotasmalar, fotosuratlar, fotografiya plyonkalari, chizmalar, sxemalar, haritalar, shuningdek boshqa moddiy manbalardagi yozuvlar;
arxiv kolleksiyasi - bir yoki bir nechta belgilari (mavzusi, qimmatliligi, ob’ekti, muallifligi, davriyligi va boshqalar)ga ko‘ra birlashtirilgan, kelib chiqishi turlicha bo‘lgan alohida hujjatlar yig‘indisi;
arxiv nusxasi – tegishli tartibda tasdiqlangan, arxiv shifri va saqlov birligi varaqlarining raqamlari ko‘rsatilgan arxiv hujjatining so‘zma-so‘z bayon etilgan nusxasi;
arxiv ma’lumotnomasi - yuridik kuchga ega bo‘lgan va surovnoma asosidagi hujjatli ma’lumotga ega bo‘lgan, berilayotgan hujjatlarning shifri, saqlov birligi varaqlarining raqamlari ko‘rsatilgan, arxiv blankida tuzilgan arxiv hujjati;
arxiv fondi - yuridik yoki jismoniy shaxslar faoliyati natijasida yaratilgan, tarixiy yoki mantiqiy jihatdan o‘zaro aloqador arxiv hujjatlari majmui;
kelib chiqishi shaxsiy (oila, urug‘) arxiv fondi - ayrim shaxs, oila, urug‘ hayoti va faoliyati jarayonida shakllangan hujjatlardan tarkib topgan arxiv fondi;
saqlov birligi/hisob birligi – jismoniy ixtisoslashgan arxiv hujjati;
arxivni jamlash manbai – arxiv hujjatlari bilan fondga tegishligigiga ko‘ra jamlanib boruvchi arxivning fond tashkil etuvchisi;
arxiv hujjatlaridan foydalanish – arxiv hujjatlarini xizmat, ishlab chiqarish, ilmiy, madaniy, ma’rifiy, ta’lim maqsadida va qonun hujjatlarida taqiqlanmagan boshqa maqsadlarda arxivlar tomonidan foydalanuvchilarga taqdim etish;
kataloglar – arxiv fondlari, saqlov birligi/hisob birligi, arxiv hujjatlari (yoki ularning qismlari) mazmuni to‘g‘risidagi ma’lumotlar mavzu yoki soha bo‘yicha belgilangan tasniflash sxemasi asosida joylashtirilgan arxivning fondlararo arxiv ma’lumotnomasi;
jamlash – arxivni arxiv hujjatlari bilan muntazam to‘ldirib borish maqsadida amalga oshiriluvchi arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlarini fondlashtirish hamda tashkil etish va jamlash manbalaridan ularni qabul qilib olish maqsadida yo‘nalishi va darajasi bo‘yicha zaruriy arxiv hujjatlari bilan to‘ldirib borishga doir ishlar majmui;
ilmiy-ma’lumotnoma apparati (IMA) – arxiv hujjatlarining tarkibi va mazmuni to‘g‘risidagi yagona ilmiy-uslubiy asosda tuzilgan, bir-biri bilan bog‘liq, o‘zaro to‘ldiruvchi arxiv ma’lumotnomalari majmui (arxivning ilmiy-ma’lumotnoma tizimi);
sharhlar – arxiv hujjatlarining alohida komplekslari tarkibi va mazmuni to‘g‘risidagi tizimlashtirilgan ma’lumotlardan iborat bo‘lgan, ularning manbashunoslik tahlili bilan to‘ldirilgan arxiv ma’lumotnomalari;
birlashtirilgan arxiv fondi – bir-biri bilan tarixiy va/yoki mantiqiy aloqalarga ega bo‘lgan ikki yoki undan ortiq tashkilotlar, shuningdek o‘zaro tarixiy va/yoki mantiqiy bog‘liq aloqalarga ega bo‘lgan fuqarolarning faoliyati jarayonida paydo bo‘lgan arxiv hujjatlaridan iborat arxiv fondi;
yig‘majild (hujjat)lar ro‘yxati – saqlov birliklari/hisob birliklari tarkibi va mazmunini ochib berish, ularning fondlar ichida tizimlashtirilishi va hisobini mustahkamlash uchun mo‘ljallangan arxiv ma’lumotnomasi;
arxiv hujjatlarning mavjudligi va holatini (mavjudligini) tekshirish – saqlanayotgan arxiv hujjatlarining xaqiqatda mavjudligini aniqlash va yo‘qolgan hujjatlarni topishni tashkil etish uchun ularni aniqlash, konservatsion-profilaktik va texnik ishlash lozim bo‘lgan arxiv hujjatlarini hisobga olishdagi kamchiliklarni aniqlash va bartaraf etish maqsadida amalga oshiriladigan ishlar majmui;
yo‘l ko‘rsatkich – muayyan tartibda foydalanuvchining arxiv fondlari tarkibi va mazmuni bilan umumiy tanishtirishga mo‘ljallangan arxiv fondlari to‘g‘risidagi ma’lumotlar mavjud bo‘lgan arxiv ma’lumotnomasi;
sug‘urta nusxa - alohida qimmatli yoki noyob hujjatning boshqa moddiy manbadagi, asl nusxada mavjud bo‘lgan axborotni o‘qish yoki ko‘rish (eshitish) imkonini beruvchi ko‘chirma nusxasi;
arxiv hujjatlarining mavzuli sharhi – foydalanuvchining so‘rovi yoki arxivning tashabbusiga ko‘ra ma’lum mavzu bo‘yicha arxiv hujjatlari, saqlov birliklari/hisob birliklarining sanasi va arxiv shifrlari ko‘rsatilgan holda tuzilgan qisqa yoki izohlangan sarlavhalari ro‘yxati;