Tik-76. 612 Ohjelmistoprojektien Hallinta


Download 44.98 Kb.
Sana15.12.2019
Hajmi44.98 Kb.

Tik-76.612 Ohjelmistoprojektien Hallinta

  • Luento 3 – Projektisuunnitelma

Luentokartta

  • Kurssin aloitus
  • Projektin synty
  • Projektisuunnitelma
  • Projektin käynnistäminen
  • Työmäärien arviointi
  • Projektin ohjaus
  • Projektihallinnan työkalut
  • Projektien erilaisuudet
  • Laadunohjaus
  • Ohjelmistoliiketoiminta
  • Projektin päättäminen
  • suunnittelu
  • ohjaus
  • päätös
  • synty
  • käynnistys
  • operointi
  • Aika Luentoaihe
  • Projektin elinkaaren vaiheet
  • Ti 12.3.
  • To 14.3.
  • To 4.4
  • Ti 19.3.
  • To 21.3.
  • Ti 26.3.
  • To 11.4.
  • Ti 16.4.
  • To 18.4.
  • Ti 23.4.
  • Ti 9.4.

Projektisuunnitelma -osuuden tavoite

  • Projektisuunnitelmaosassa kerrotaan projektisuunnitelman sisällöstä, sen merkityksestä työn ohjaajana sekä projektin laajuuden hallinnassa. Lisäksi kuvataan projektin elinkaaren päävaiheet sekä keskitytään organisaation muodostamiseen, henkilöstön motivointiin sekä tavoitteiden asettamisen tekniikoihin.
  • Tuki ja / tai
  • linja-organisaatio
  • Projekti
  • Määritelty
  • aloituspiste
  • Määritelty
  • lopetuspiste
  • Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla
  • Tarve
  • Tarve tyydytetty
  • Resurssitarve
  • suunnittelu
  • ohjaus
  • päätös
  • synty
  • käynnistys
  • operointi
  • tekeminen

Harjoitustyön aikataulu

  • Harjoitustyön läpikäynti
  • Etappi I – Projektisuunnitelman esiversio
  • Etappi II – Projektisuunnitelman asiakasversio
  • Etappi III - Edistymisraportti
  • Etappi IV – Edistymisraportti
  • Kurssin aloitus
  • Projektin synty
  • Projektisuunnitelma
  • Projketin käynnistäminen
  • Työmäärien arviointi
  • Projektin ohjaus
  • Projektihallinan työkalut
  • Projektien erilaisuudet
  • Laadunohjaus
  • Ohjelmistoliiketoiminta
  • Projektin päättääminen
  • Ryhmien muodostuminen
  • projektin tavoitteet
  • projektin mittarit
  • projektin elinkaari
  • projektin organisointi
  • osallistujien henkilökohtaiset tavoitteet
  • kommunikointisuunnitelma
  • projektin hallintamekanismit
  • olettamukset
  • To 14.3.
  • To 4.4
  • Ti 19.3.
  • To 21.3.
  • Ti 26.3.
  • To 11.4.
  • Ti 16.4.
  • To 18.4.
  • Ti 23.4.
  • Ti 9.4.
  • Ti 12.3.

Sisällysluettelo

  • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne
  • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet
  • Projektin elinkaari
  • Projektin osapuolet ja organisointimallit
  • Projektitiimien muodostaminen
  • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset
  • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet
  • Kommunikaatiosuunnitelma

Projektisuunnitelma

  • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne
  • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet
  • Projektin elinkaari
  • Projektin osapuolet ja organisointimallit
  • Projektitiimien muodostaminen
  • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset
  • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet
  • Kommunikaatiosuunnitelma

Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne

  • Projektisuunnitelmassa kuvataan projektin toteuttamisen kannalta oleelliset rakenteet, toimintatavat ja tehtävät. Projektisuunnitelma rakentuu esimerkiksi seuraavista osista:
  • Projektin esittely; tausta ja suhde muihin projekteihin
  • Projektin sisältö; tavoitteet, laajuus, tehtävät, lopputuotteet, työmääräarviot, lähestymistavat, aikataulut ja budjetit
  • Projektin rakenne; organisaatio, henkilöt, roolit, tiimit, yhteistyön muodot, budjettijakauma, liittymäkohdat muihin järjestelmiin tai projekteihin
  • Projektin hallintamekanismit; raportointi, palaverit, mittarit ja projektin seurantavälineet, hyväksymismenettelyt
  • Projektin riskien kartoitus
  • Olettamukset, joihin projektin suunnittelu perustuu

Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne

  • Esimerkki projektisuunnitelman rakenteesta:
  • 1 Projektin kuvaus
  • 1.1 Kohde
  • 1.2 Tarkoitus ja tausta
  • 2 Tavoitteet ja toteutusperiaatteet
  • 2.1 Tavoitteet
  • 2.2 Toteutusperiaatteet
  • 2.3 Rajaukset
  • 3 Tulokset
  • 4 Panokset
  • 4.1 Resurssit
  • 4.2 Budjetti
  • 5 Ympäristö
  • 5.1 Toimintaympäristö
  • 5.3 Tekninen ympäristö
  • 5.4 Menetelmäympäristö
  • 6 Organisaatio
  • 6.1 Organisaatiorakenne
  • 6.2 Vastuut
  • 6.3 Johtoryhmä
  • 6.4 Projektipäällikkö
  • 6.5 Projektiryhmä
  • 6.6
  • 7 Ohjaus
  • 7.1 Kokoukset
  • 7.2 Raportointi
  • 7.3 Tulosten hyväksyminen
  • 7.5 Hankintojen hallinta
  • 7.6 Muutosten hallinta
  • 7.7 Riskien hallinta
  • 8 Toimintasuunnitelma
  • 8.1 Projektin rakenne
  • 8.2 Aikataulu
  • 8.3 Työsuunnitelma
  • 8.3.1
  • 9 Laadunvarmistus
  • 9.1 Laatutavoitteet
  • 9.2 Laadunohjausmenettelyt
  • 10 Turvallisuus
  • 11 Tiedottaminen
  • 11.1 Projektin sisäinen tiedottaminen
  • 11.2 Projektin ulkoinen tiedottaminen
  • 12 Projektia koskevat asiakirjat
  • 13 Termit ja lyhenteet

Projektisuunnitelma

  • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne
  • Projektisuunnitelman tavoitteet
  • Projektin elinkaari
  • Projektin osapuolet ja organisointimallit
  • Projektitiimien muodostaminen
  • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset
  • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet
  • Kommunikaatiosuunnitelma
  • Projektisuunnitelman tavoitteena on toimia loogisena jatkona Business Caselle ja sopimukselle. Projektisuunnitelma tehdään ennen projektin käynnistämistä ja siihen kootaan edeltävissä vaiheissa tuotettu tieto. Projektisuunnitelma tarkentaa jo Business Casessa esitettyjä tietoja suunnitellusta investoinnista
  • Tavoitteet
  • Projektisuunnitelma sitoo yhteen projektin perustekijät vastaten mm. seuraaviin kysymyksiin:
  • Mikä on projektin tarkoitus ja mihin se liittyy?
  • Mitä projektissa aiotaan tehdä, miten ja milloin?
  • Kuka projektin tekee?
  • Miten projektia hallitaan?
  • Mitkä ovat projektiin liittyvät riskit?
  • Minkä olettamusten varassa projektia suunnitellaan?
  • Tavoitteet
  • Objectives:
    • Gain commitment to achieve goals
    • Direct resources and manage risks
    • Manage capacity for change
  • Accenture: Business Integration Methodology
  • Journey
  • Management
  • Program
  • Management
  • Project
  • Management
  • Business
  • Results &
  • Value
  • Business Capability
  • Deliverables
  • Scope, quality, effort, risk and timeline
  • Aligns
  • Manages
  • Leads
  • Context, content and course of action
  • Complexity, Integration and releases
  • To Deliver
  • Tavoitteet
  • Projektimanagerin tehtäväkenttä –kysely (mihin projektimanageri käyttää aikansa?):
  • Aikataulun valvonta ja toimenpiteet, 85%
  • Resurssien hallinta, 83%
  • Kommunikointi, 80%
  • Sitouttaminen, 74%
  • Rajapyykkien suunnittelu ja asettaminen, 70%
  • Muutosten hallinta, 60%
  • Projektisuunnitelman hallinta, 57%
  • Johdon tuen varmistaminen, 45%
  • Konfliktien hallinta, 42%
  • Alihankkijoiden hallinta, 38%
  • Tehtäväkenttäkysely on esitetty kirjassa: Bob Hughes, Mike Cotterell, Software Project Management, s. 8

Projektin hallintamalli

  • Projektin
  • valinta
  • Tavoite-
  • asettelu
  • Projektin
  • organisointi
  • Projektin
  • ositus ja
  • vaiheistus
  • Tehtävien ja
  • työmäärien
  • arviointi
  • Aika- ja
  • resurssi-
  • suunnittelu
  • Kustannus-
  • suunnittelu
  • Riskien
  • arviointi
  • Edistymisen
  • seuranta ja
  • ennusteet
  • Raportointi
  • ja päätöksen-
  • teko
  • Muutosten
  • hallinta
  • Laadun
  • varmistaminen
  • Sopimusten
  • hallinta
  • Tuloksen
  • hyväksyntä
  • Projektin
  • asettaminen
  • Projektin
  • suunnittelu
  • Projektin
  • valvonta
  • Projektin
  • päättäminen
  • Ohjaus
  • Tavoitteet
  • Failed
  • 31%
  • Tavoitteet
  • TULOS
  • RAHA
  • AIKA
  • LAAJUUS
  • LAATU
  • Projektin tavoitteena on menestyksekäs läpivienti. Projektin onnistumista voidaan tarkastella monesta näkökulmasta.
  • Menestyksekkään ohjelmistoprojektin piirteitä ovat esimerkiksi
  • aikataulun pitäminen
  • budjetin/työmäärien pitäminen
  • järjestelmä toimii odotetusti
  • järjestelmä on helppo ylläpitää
  • selkeät ja kommunikoidut tavoitteet jotka on saavutettu
  • projekti on siinä mukana olleiden yksilöiden näkökulmasta mielekäs
  • TOP 5 REASONS FOR FAILURE
  • Lack of user input
  • Incomplete requirements and specifications
  • Technological incompetence
  • Changing requirements and specifications
  • Lack of executive support
  • Failed
  • 31%
  • Delivered Late
  • 53%
  • Success
  • 16%
  • A study by the Standish Group International consisting of 8,000 software development programs/projects at 365 companies
  • TOP 5 REASONS FOR SUCCESS
  • User involvement
  • Realistic expectations
  • Clear statement of requirements
  • Proper planning and estimating
  • Executive management support
  • 0%
  • 100%
  • Projektien hallinta sisältää esim. seuraavat tehtävät:
  • Suunnittelu, organisointi, resurssointi, ohjaus, seuranta, kontrolli, uudistaminen, yhteyden pitäminen sidosryhmiin

Projektisuunnitelma

  • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne
  • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet
  • Projektin elinkaari
  • Projektin osapuolet ja organisointimallit
  • Projektitiimien muodostaminen
  • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset
  • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet
  • Kommunikaatiosuunnitelma

Projektin elinkaari

  • Requirements analysis
  • Specification
  • Design
  • Coding
  • Verification & validation
  • Implementation/ installation
  • Maintenance & support
  • Projektin elinkaari muodostuu sarjasta tehtäviä, jotka ovat jokaiselle ohjelmistoprojektille tyypillisiä. Elinkaari on kuitenkin aina projektikohtainen ja vaihtelee toteutustavan ja käytettävien tekniikoiden mukaan. Esim. räätälöidyn ja pakettitoteutuksen elinkaari on erilainen, koska suunnittelun ja ohjelmoinnin määrä vaihtelee. Samoin toteutuksen lähestymistavasta riippuen voi olla mahdollista että vaiheet eivät ole selkeästi peräkkäisiä vaan esimerkiksi osin iteroivia. Projektisuunnitelmaa laadittaessa kuitenkin ymmärrettävä miten projekti etenee.
  • Vaatimusten kartoitus, käyttäjien toiveiden dokumentointi, toiminnallisuus
  • Yksityiskohtainen kuvaus siitä, mitä järjestelmä tulee tekemään
  • Järjestelmän suunnittelu
  • Järjestelmän rakentaminen
  • Testaus
  • Käyttöönotto
  • Järjestelmän ylläpito
  • Tyypillinen projektin elinkaari: Bob Hughes, Mike Cotterell, Software Project Management, s. 4

Projektin elinkaari

  • Synty
  • Toteutus
  • Käyttöönotto
  • Projektin
  • päättäminen
  • Suunnittelu
  • Strateginen tarve, kehitysidea, prosessiuudistus
  • Projektin arviointi; balanced scorecard, taloudellinen näkökulma, riskien arviointi
  • Projektin suunnittelu: tavoitteet, laajuus, resurssit, aikataulut, budjetit
  • Tiedon konvertointi
  • Ohjeistus, käyttäjäprose-duurit
  • Koulutus
  • Muutoshallinta
  • Tiedotus
  • Mittareiden analysointi
  • Projektin loppuraportti
  • Palkitseminen
  • Ylläpitoon siirtyminen
  • Kehitykseen liittyvä suunnittelu
  • Ohjelmointi
  • Testaus
  • Jos tarkastellaan koko tapahtumaketjua projektin valmistelusta sen loppuun, voidaan elinkaari hahmottaa seuraavalla tavalla:

Projektisuunnitelma

  • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne
  • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet
  • Projektin elinkaari
  • Projektin osapuolet ja organisointimallit
  • Projektitiimien muodostaminen
  • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset
  • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet
  • Kommunikaatiosuunnitelma

Projektin osapuolet

  • Project team roles
  • Project manager
  • Design and implementation team leaders
  • Team members (desinger, implmentation team member, testing team member...)
  • Projektin osapuolina tarkoitetaan tässä projektin toteuttamiseen liittyvää organisaatiota. Projektin sidosryhmät on laajempi käsite, jolla tarkoitetaan ulkoisia viiteryhmiä, jotka liittyvät projektin toteutukseen.
  • raportointivastuu

Projektin osapuolet

  • Management and leadership ‘visionaire’
  • Design
  • Imple-
  • mentation
  • Testing
  • Roll-out
  • A
  • B
  • C
  • D
  • Work Cells
  • ‘lead by process
  • owners’
  • Individuals
  • with work ownership
  • and personal
  • profile
  • Stage planning
  • and implementation
  • - subprojects
  • - mgmt and leadership
  • Project Mgr.
  • P1
  • P2
  • P3
  • P4
  • P5
  • Esimerkki johtamisen tasoista ja organisoinnista.
  • Esimerkkiorganisaatiotasot ja niiden mukaiset roolit löytyvät useista ohjelmistoprojekteista.
  • P1-P5=Processes to be implemented
  • Vaihekohtainen organisointimalli. Erilliset tiimit ohjelmistoprojektin eri vaiheissa

Projektin organisointimallit

  • Toimintokohtainen organisointimalli. Erilliset tiimit. Osaprojektit.
  • User design verification
  • Construction and
  • unit testing
  • System test and
  • roll-out planning
  • System test
  • execution
  • Project
  • organisation
  • Project team training
  • Technical and application architecture
  • design, construction and testing
  • Business object
  • class design
  • APPLICATION
  • CHANGE MANAGEMENT
  • Human resource
  • - Usability and assurance
  • - Management commitment
  • - Job desc.ription
  • - Communication
  • - Measurement model
  • Human resource
  • - Usability and assurance
  • - Management commitment
  • - Job desc.ription
  • - Communication
  • - Measurement model
  • Training:
  • - Training material creation
  • - User procedure creation
  • - Leadership training
  • - Change agent training
  • Training:
  • - Training material creation
  • - User procedure creation
  • - Leadership training
  • - Change agent training
  • - Development Environment
  • - Functional Architect
  • - Technical Architect
  • - Data Architect
  • - Database Administration
  • - Standards and Procedures
  • - Development Environment
  • - Functional Architect
  • - Technical Architect
  • - Data Architect
  • - Database Administration
  • - Standards and Procedures
  • INFRASTRUCTURE
  • PROGRAMME MANAGEMENT/PROGRAM OFFICE
  • - Project management
  • - Quality management
  • - Cost /Schedule
  • performance control
  • - Resource management
  • - Status reporting
  • - Change control
  • - Risk management
  • Budjetti/aikatauluvastuu

Projektin organisointimallit

  • Budjetti/aikatauluvastuu
  • Käyttöönotto
  • Testaus
  • Rakennus
  • Suunnittelu
  • Projektin hallinta
  • Prosessi
  • Testaus
  • Online
  • Host
  • Raportti
  • Rollout
  • Toteutettavat liiketoimintaprosessit
  • Projektimanageri johtaa,visioi ja varmistaa menestystekijöiden olemassaolon.
  • Osavaiheen vetäjät suunnittelevat ja toteuttavat vaiheen.
  • Prosessinomistajat varmistavat prosessin toimivuuden ja sisällön.
  • Tiimit toteuttavat suunnitelmat tiimin vetäjän johdolla.
  • Yksilöt toimivat tiimeissä rooliensa ja henkilökohtaisten tavoitteidensa ohjaamina.
  • Prosessiorganisaatio. Tässä mallissa toteutettavat liiketoimintaprosessit ymmärretään kokonaisuuksina siten, että toteutuksessa ei puhuta vain järjestelmän toteuttamisesta vaan myös kaikista muista tarvittavista osista, kuten manuaaliset prosessin osat, prosessiin liittyvä koulutus, manuaalit, käyttäjäproseduurit, prosessin mittarit jne. Tiimit toimivat itsenäisesti, mutta siirtyvät kunkin vaiheen vetäjän alaisuuteen elinkaaren mukaisesti.

Projektin organisointimallit

  • Raportointi
  • Käyttäjäkoulutus
  • Helpit ja manuaalit
  • Liittymät
  • Mittarit
  • Kirjanpitoprosessi
  • Suunnittelu
  • Rakennus
  • Testaus
  • Käyttöönotto
  • Ylläpito
  • Prosessitiimi
  • Raporttitiimi
  • Online-tiimi
  • Host-tiimi
  • Laatuvastuu ja omistajuus
  • Budjetti- ja aikatauluvastuu
  • Prosessin toteuttaminen kokonaisuutena. Matriisiorganisaation edut – laadun omistaminen vaiheesta toiseen on tiimien vastuulla.
  • Automaattinen prosessin osa
  • Manuaalinen prosessin osa
  • Järjestelmäkehitys
  • Projektin vaiheet
  • Tiimit
  • Help Desk

Projektisuunnitelma

  • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne
  • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet
  • Projektin elinkaari
  • Projektin osapuolet ja organisointimallit
  • Projektitiimien muodostaminen
  • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset
  • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet
  • Kommunikaatiosuunnitelma

Teoriaa

  • Projektinhallintaan liittyvää teoriaa – miten suunnittelet projektin ohjauksen?
  • Teoria X
    • Keskivertoihmisellä on synnynnäinen inho työtä kohtaan
    • Sen takia heitä täytyy pakottaa, määrätä ja kontrolloida
    • Ihmiset pyrkivät pakenemaan vastuuta
  • Teoria Y
    • Työ on yhtä luonnollista kuin lepo ja leikki
    • Pakottaminen ja kontrollointi eivät ole ainoita keinoja tehokkuuden saavuttamiseksi
    • Sitoutumiseen vaikuttaa palkinto, joka liittyy tehtävän suorittamiseen
    • Keskivertoihminen voi oppia kantamaan ja haluamaan lisää vastuuta
    • Monella ihmisellä on hyvä mielikuvitus ja luovuutta

Projektitiimien muodostaminen

  • Projektitiimit ja niiden tehtävät kuvataan projektisuunnitelmassa. Projektitiimien muodostaminen on projektipäällikön tärkeä tehtävä, jossa pyritään löytämään paras mahdollinen miehitys tehtävän suorittamista varten. Tiimien rakenteeseen ja miehitykseen liittyviä kysymyksiä ovat mm.:
  • Mikä on kunkin tiimin jäsenen motivaatio?
  • Mikä on henkilöiden osaamisprofiili ja urakehityshistoria/tausta?
  • Haluaako henkilö kantaa vastuuta?
  • Mikä on kunkin henkilön sopivuus juuri suunniteltuun tiimiin?
  • Mitkä ovat ne tekijät ja ominaisuudet, jotka tekevät ko. tiimistä hyvän?
  • Miten arvioit tiimin jäsenten tulevan toimeen keskenään?
  • Parhaassa tilanteessa jokaisen tiimin jokainen jäsen haluaa tehdä sitä työtä, mikä hänelle on projektissa suunniteltu – ”jokainen voittaa”.

Projektisuunnitelma

  • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne
  • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet
  • Projektin elinkaari
  • Projektin osapuolet ja organisointimallit
  • Projektitiimien muodostaminen
  • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset
  • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet
  • Kommunikaatiosuunnitelma

Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset

  • Henkilökohtaiset tavoitteet on johdettava projektille asetetuista odotuksista, koska tämä on ainut tapa varmistaa, että projektin jokaisen henkilön toiminta tukee yhteistä tavoitetta – projektin onnistumista. Projektin odotukset määrää yleensä projektin ohjausryhmä. Ohjausryhmän odotukset projektille voivat muodostua seuraavista osatekijöistä:
  • Työprosessin ja lopputuotteiden onnistuminen
  • Projektin lopputulos ja sen tuoma lisäarvo
  • Lopputuotteen tuki liiketoiminnalle ja sen tulokselle
  • Odotukset voidaan jakaa kahteen eri ulottuvuuteen: Ratkaisuun liittyvät tekijät sekä tapaan liittyvät tekijät (miten ratkaisu saavutetaan).
  • Tarkastelemalla molempia ulottuvuuksia saadaan parempi kuva kaikista odotuksista.

Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset

  • Esimerkkinä henkilökohtaisten tavoitteiden luomisesta on oheinen malli, jota käytetään aluksi ohjausryhmän odotusten dokumentoinnissa. Tavoitteena on viedä ohjausryhmän odotukset jokaisen tiimin ja yksilön henkilökohtaisiin tavoitteisiin siten, että kaikki toiminta projektissa tähtää ohjausryhmän odotusten täyttämiseen.
  • Määritä
  • odotukset ja
  • tavoitteet
  • yksilöille
  • Pidä
  • odotus/
  • tavoite
  • keskustelut
  • Tue yksiloitä,
  • varmista
  • menestys
  • Pidä seuranta-
  • keskustelut
  • Jatkuva
  • urakehitys-
  • suunnittelu
  • Määritä
  • odotukset ja
  • tavoitteet
  • eri tiimeille
  • Määritä ja
  • dokumentoi
  • ohjausryhmän
  • odotukset
  • Accenture ExPECT –malli = Expectation, Planning, Execution, Checking and Tailoring

Projektisuunnitelma

  • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne
  • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet
  • Projektin elinkaari
  • Projektin osapuolet ja organisointimallit
  • Projektitiimien muodostaminen
  • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset
  • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet
  • Kommunikaatiosuunnitelma

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - asettaminen

  • Projekti
  •  
  • XXX toteuttamisprojekti
  •  
  •  
  • Henkilö
  •  
  • Pia Norrila
  • Vastuualue
  • Vaiheesta vastaava projektipäällikkö
  •  
  • Esimies/Ohjaaja
  •  
  • Nora Vähävirta
  • Päivämäärä
  •  
  • 03.01.2002
  • Tarkistuspäivä-määrä
  • 30.3.2002 (välitarkistus), 30.6. Global Assessment Tool
  • Tavoitteiden asettaminen tehdään organisaatiossa ylhäältä alaspäin. Siinä jokainen esimiesasemassa oleva henkilö asettaa tavoitteet alaisilleen. Menestyksen luominen perustuu selkeään kommunikointiin.

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - ohjausryhmä

  • Tavoitteiden asettaminen aloitetaan dokumentoimalla ohjausryhmän asettamat hankkeen tavoitteet ja päämäärät. Nämä tavoitteet konkretisoidaan projektikohtaisesti tarkemmilla odotuksilla, jotka priorisoidaan (ks. seuraava sivu). Ohjausryhmä tulee muodostaa siten, että tärkeimmät sidosryhmät ovat edustettuina.
  •  
  • HANKKEEN YLEISET TAVOITTEET JA PÄÄMÄÄRÄT:
  • Parantaa yrityksen XX alueen liiketoiminnan kannattavuutta sekä kilpailukykyä:
  • 1.
  •  
  •   Luomalla tehokkaammat ja laadukkaammat liiketoimintaprosessit
  • 2.
  •  
  •   Parantamalla asiakaspalvelua laadukkaalla, visuaalisesti kehittyneellä sovellusratkaisulla ja käyttäjäympäristöllä, sekä korkealaatuisella käyttäjätuella
  • 3.
  •  
  •   Parantamalla johdon informaation saamista
  • 4.
  •   Lyhentämällä uusien tuotteiden ja niihin liittyvien toimintojen toteutusaikaa

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - odotukset

  • Odotus
  • Paino
  • Järjestelmän ja prosessien toimintavarmuus ja liiketoiminnan häiriötön jatkuvuus
  • 5
  • Toiminnallisesti edistyksellinen, käyttäjäystävällinen ja tehokkaasti prosessia tukeva ratkaisu
  • 5
  • Rakentamiskustannuksiltaan edullinen järjestelmäarkkitehtuuria hyödyntävä ratkaisu, johon ei toteuteta yhtään pakollista enempää muiden järjestelmien kanssa päällekkäisiä toimintoja
  • 5
  • Aikataulun pitävyys (mutta ei lopputuloksen laadun ja toiminnallisuuden kustannuksella)
  • 5
  • Hyvä tiimihenki ja työskentelyilmapiiri projektissa
  • 4
  • Muutoksen hallinta ja business casen toteutuminen
  • 4
  • Ulkopuolisten resurssien liiketoiminnallinen osaaminen
  • 3
  • Ratkaisujen sopivuus tekniseen arkkitehtuurin
  • 3

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - tiimit

  • 1.
  • Vaiheen testauksen toteuttaminen suunnitelman mukaisesti.
  •  
  • Kaikkien testattavien osa-alueiden (liiketoiminta, liittymät) kattavan testauksen toteuttaminen siten, että tehdyt aikataulu- ja budjettitavoitteet saavutetaan.
  •  
  • 2.
  • Testauksen laatu.
  •  
  • Testauksen toteuttaminen siten, että testatun järjestelmän, muiden vastaavien lopputuotteiden ja tukevien manuaalisten prosessien testauksen laatu on kiistatta erinomainen.
  •  
  • 3.
  • Projektiorganisaation, tukipalvelujen, linja-organisaation ja kaikkien liittymäosapuolten erinomainen työskentelyilmapiiri ja tehokas yhteistyö.
  •  
  • Tavoitteena on varmistaa kaikkien sidosryhmien tietoisuus, hyväksyntä ja tuki tehdyille ratkaisuille koko projektin elinkaaren ajan.
  •  
  • Projektille annetuista odotuksista johdetaan tavoitteet jokaiselle tiimille erikseen - tässä esimerkissä testaustiimille.

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet

  • 4.
  • Projektin kannustava ilmapiiri ja henkilöiden korkea motivaatio.
  •  
  • Tavoitteena on ennen kaikkea varmistaa, että jokainen projektiin osallistuva henkilö on tehtävistään ja vastuistaan tietoinen ja motivoitunut tehtäväänsä. Jokaisen velvollisuus on osallistua ja kertoa omat ajatuksensa, huolensa ja mielipiteensä tehtävästä työstä ja kaikesta joka siihen liittyy – lähimmälle esimiehelle tai yhteisissä tilaisuuksissa. Kannustava ilmapiiri syntyy avoimuudesta, vastuuntunnosta ja rohkeudesta.
  •  
  • 5.
  • Avoimuus.
  •  
  • Projektissa noudatetaan avointa kommunikaatiota kaikilla tasoilla. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tietoa jaetaan aktiivisesti ja sitä odotetaan kaikilta projektiin osallistuvilta. Kaikki projektiin osallistuvat tukevat omalla panoksellaan yhteistä päämäärää – menestystä. Erityisesti projektin johdon on työskenneltävä jatkuvasti avoimuuden puolesta kertomalla asioista positiivisessa hengessä, säilyttäen kosketus jokaiseen tiimin jäseneen.
  •  
  • 6.
  • Jatkuva kehittyminen – innovaatio.
  •  
  • Menestys syntyy toiminnan jatkuvasta kehittämisestä. Jokaisen velvollisuutena on pyrkiä kehittämään omaa ja projektin toimintaa. Keskusteluun osallistuminen pitää perustua kehittämiskohteen tunnistamiseen, parannuksen vaikutuksen analysointiin ja ehdotuksen tekemiseen.

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet – tiimin jäsenet

  • 1.
  • Vaiheen testauksen toteuttaminen aikataulussa ja budjetissa.
  •  
  • Kaikkien testattavien osa-alueiden kattavan testauksen toteuttaminen siten, että:
  •  
  • Tavoite 1: budjetin käytön tavoite on suunnitellun testauksen kontingenssin (10%) mukainen alitus.
  • Tavoite 2: aikataulun osalta tavoitteena on valmistua kokonaisuudessaan testaussuunnitelman mukaisesti, mahdollisuuksien mukaan 2 viikkoa aikaisemmin kuin on suunniteltu.
  • Tavoite 3: aikataulun hallintaan on kiinnitettävä erityistä huomioita. Aikarajat täytyy ennakoita ja huomioida suunnitelmissa ja ehdotettavissa toimenpiteissä. Tavoitteena on, että yhtään yllätystä ei synny, vaan mahdolliset myöhästymiset kyetään kertomaan etukäteen projektimanagerien kokouksissa.
  •  
  • Tiimille asetetut tavoitteet puretaan jokaiselle tiimin jäsenelle henkilökohtaisiksi tavoitteiksi – ensin tiimin vetäjälle, sitten tiimin vetäjän toimesta hänen suorille alaisilleen jne. Henkilökohtaiset tavoitteet koostuvat edelleen samoista osista kuin tiimin tavoitteet.

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet

  • 2.
  • Testauksen laatu.
  •  
  • Testauksen toteuttaminen siten, että testatun järjestelmän, muiden lopputuotteiden ja tukevien manuaalisten prosessien testauksen laatu on kiistatta erinomainen.
  •  
  • Tavoite 1: laatustandardien mukainen dokumentointi ja projektin läpivienti.
  • Tavoite 2: ei merkittäviä huomautuksia laadunvarmistuksessa.
  • Tavoite 3: testauksen laatu todetaan käyttäjien tekemässä “Business Capability Testissä” erinomaiseksi.
  • Tavoite 4: järjestelmän käytettävyys, vasteajat ja luotettavuus tuotannossa on erinomainen. Sama todetaan tuotantoonoton jälkeisen ylläpidon hallittavuutena.
  •  

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet

  • 3.
  • Projektiorganisaation, tukipalvelujen, linja-organisaation ja kaikkien liittymäosapuolten erinomainen yhteistyö.
  •  
  • Tavoite 1: kaikki henkilöt ja sidosryhmät tietävät koko ajan mitä tapahtuu, kommunikointi osapuolille tehdään hyvissä ajoin etukäteen.
  • Tavoite 2: jokaiselle liittymälle tehdään hyväksytty testaussuunnitelma ja –aikataulu jo suunnitteluvaiheessa.
  • Tavoite 3: tavoitteena on saavuttaa kiistaton epäformaali ja formaali hyväksyntä testauksen kaikille lopputuotteille. Formaalia hyväksyntää varten tehdään sitä tukeva dokumentaatio ja proseduuri.
  • 4.
  • Projektissa työskentevien motivaation varmistaminen.
  •  
  • Tavoite 1: varmista jatkuvasti, että jokainen projektiin osallistuva henkilö on tehtävistään ja vastuistaan tietoinen ja motivoitunut tehtäväänsä.
  • Tavoite 2: kuuntele alaisiasi ja heidän viestejään. Tunne kaikki alaisesi henkilökohtaisesti.
  • Tavoite 3: kerro havaintosi johtotyöryhmälle ja osallistu aktiivisesti motivaation kehittämiseen projektissa.
  • Tavoite 4: henkilökohtaiset tavoitteet on dokumentoitava ja keskusteltava tiimin jäsenten kanssa määräpäivään mennessä.

Case: Henkilökohtaiset tavoitteet

  • 5.
  • Avoimuus.
  •  
  • Tavoite 1: dokumentoi ja jaa kaikki tieto. Kukaan ei saa olla korvaamaton jakamattoman tiedon ansiosta.
  • Tavoite 2: työskentele jatkuvasti avoimuuden puolesta kertomalla asioista positiivisessa hengessä, säilyttäen kosketus jokaiseen tiimin jäseneen.
  • Tavoite 3: tee itsesi tunnetuksi alaistesi keskuudessa. Pane itsesi likoon!
  •  
  • 6.
  • Jatkuva kehittyminen.
  •  
  • Tavoite 1: tunnista kehityskohteita, innovoi ja esitä analyysi ehdotuksista perusteluineen.
  • Tavoite 2: kannusta ja ohjaa alaisiasi jatkuvaan toiminnan kehittämiseen.
  •  
  •  
  • Lyhyen tähtäimen tärkeät asiat:
  •  
  • 1) Nopea prosessityöryhmien työn käynnistäminen ja koko projektitiimin saaminen työskentelemään yhteisen tavoitteen hyväksi
  • 2) Tue kaikkia johtotyöryhmän nuorempia jäseniä toiminnan käynnistämisessä
  • 3) Ole edelleen aktiivinen, ehdota toimenpiteitä ja parannuksia
  • 4) Jatka ilmapiirin kohottamista ja menestyksen perustan luomista

Projektisuunnitelma

  • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne
  • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet
  • Projektin elinkaari
  • Projektin osapuolet ja organisointimallit
  • Projektitiimien muodostaminen
  • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset
  • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet
  • Kommunikaatiosuunnitelma

Kommunikaatiosuunnitelma

  • Kommunikaatio muodostaa suuren osan projektipäällikön työstä. Se on myös yksittäisistä tehtävistä tärkeimpiä, koska sen avulla projekti sekä toimii suunnitelman mukaisesti (sisäisesti) että liittyy ympäristöönsä. Kommunikaation epäonnistumisella voidaan vaarantaa hyvänkin hankkeen tulevaisuus. Kommunikaation vaatimus syntyy esim. seuraavista syistä:
  • Projektin tilaaja haluaa tietää projektista
  • Projektin sidosryhmät haluavat tietää projektista
  • Monitoimittajaprojektien koordinointi
  • Liittymäjärjestelmien työn koordinointi
  • Projektissa toimiva henkilöstö haluaa tietää missä mennään ja mitä on tulossa
  • Avoin kommunikaatio johtamiskulttuurin osana

Kommunikaatiosuunnitelma

  • Projektin johto voi kommunikoinnin avulla:
  • Vahvistaa projektin vision ja tavoitteiden ymmärtämistä
  • Tukea projektin hyväksyntää ja omistajuutta tilaajaorganisaation piirissä – johdon ja henkilöstön
  • Parantaa moraalia erityisesti liittyen projektissa tapahtuviin muutoksiin luomalla yhteistyön ilmapiiri avoimella kommunikaatiolla
  • Varmistaa informaation oikeellisuus ja oikea-aikaisuus koskien projektiin liittyvää tiedottamista
  • Hyötyjen saavuttamiseksi kommunikaatiosuunnitelman pitää:
  • Sisältää selkeä tavoitemäärittely
  • Tunnistaa eri ryhmät ja analysoida niiden tarpeet
  • Määrittää lähetettävät sanomat
  • Arvioida ja määrittää tehokkain kanava kullekin viestille ja yleisölle
  • Arvioida kustannukset ja hyödyt liittyen viesteihin ja kommunikaatioon

Projektisuunnitelma osuus – kertaus

  • Opiskelijalla tulisi olla hyvä kuva siitä
    • mitä projektisuunnitelma sisältää - rakenne
    • mitä projektin perustamiseen liittyy – erityisesti henkilöstö
  • Tuki ja / tai
  • linja-organisaatio
  • Projekti
  • Määritelty
  • aloituspiste
  • Määritelty
  • lopetuspiste
  • Määritelty kesto, eri vaiheita
  • Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla
  • Tarve
  • Tarve tyydytetty
  • Resurssitarve
  • suunnittelu
  • ohjaus
  • päätös
  • synty
  • käynnistys
  • operointi
  • tekeminen

Download 44.98 Kb.

Do'stlaringiz bilan baham:




Ma'lumotlar bazasi mualliflik huquqi bilan himoyalangan ©fayllar.org 2020
ma'muriyatiga murojaat qiling