1. Die Briefe Die Anrede

1.Die Briefe

2.Die Anrede
3. Die E-Mail

Formalen Brief schreiben

Was ist ein formaler Brief?

Wie schreibt man einen formalen Brief?

Ein formaler Brief ist ein Brief zu einem offiziellen Anlass. Hier und in unserem Video erfährst du alles, was du dabei beachten solltest!
Was ist ein formaler Brief?
Du schreibst einen formalen Brief, wenn du ein offizielles Anliegen hast. Es gibt verschiedene Fälle, in denen du einen förmlichen Brief schreiben musst: Wenn du dich für eine Stelle bewerben möchtest, verfasst du ein Anschreiben. Im Beruf schreibst du dann einen Geschäftsbrief. Du kannst auch Kündigungen oder Beschwerden in Briefform verschicken. Ein formaler Brief hat immer einen festen Aufbau aus Briefkopf, Betreffzeile, Anrede , Brieftext, Grußformel und Unterschrift.

Beim Brief schreiben musst du einige Dinge beachten. Zum Beispiel solltest du das Schreiben immer am Computer erstellen und ausdrucken. Es gibt aber auch bestimmte Vorgaben, wie du den Briefkopf gestalten oder den Briefumschlag beschriften sollst. Hier kannst du dir Schritt für Schritt anschauen, wie du vorgehst.

Du bist gerade auf der Suche nach einem dualen Studium oder Ausbildungsplatz? Wir von Studyflix helfen dir weiter. Im Studyflix Ausbildungsportal warten über 20.000 freie Plätze auf dich. Schau doch mal vorbei.

Formalen Brief schreiben – Briefkopf

Rechts oben auf der Seite sollten Ort und Datum stehen, an dem der Brief verfasst wurde.

Links oben steht der Absender mit vollständiger Adresse. Du schreibst also deine Straße und Hausnummer, die Postleitzahl und die Stadt. Oft ist es auch sinnvoll, deine Telefonnummer und E-Mail-Adresse anzugeben.

Darunter steht nach 2-3 Leerzeilen der Empfänger mit Adresse
Brief beschriften, brief adressieren, absender brief, briefkopf vorlage, brief absender, brief richtig beschriften, absender empfänger, absender empfänger brief,

Formalen Brief schreiben – Betreffzeile und Anrede

Nun lässt du erneut 2-3 Zeilen Platz. Darunter folgt der Betreff. Hier fasst du in wenigen Worten zusammen, was dein Anliegen ist.

Brief schreiben – Beispiel Betreff: Bewerbung für ein Praktikum bei der Schokoladenfabrik Meier & Co.

Nach 2-3 weiteren Leerzeilen folgt die Anrede.

Wenn du den Empfänger deines Briefes nicht kennst, schreibst du: Sehr geehrte Damen und Herren, …

Aber wenn dir der Name des Empfängers bekannt ist, sprichst du ihn direkt an: Sehr geehrte Frau Müller, … / Sehr geehrter Herr Huber, …
Merke: Nach der Anrede kommt ein Komma. Danach beginnst du einen neuen Absatz und schreibst klein weiter.

Betreffzeile und Anrede bei einem formalen Brief

Formalen Brief schreiben – Brieftext
Beim Schreiben des Brieftexts helfen dir diese Tipps:

Schreibe sachlich. Das heißt, dass du nur die Tatsachen beschreibst, ohne sie zu bewerten.

Sei höflich. Dafür nutzt du die Höflichkeitsform „Sie“. So sprichst du eine Person an, die du nicht kennst. Du musst sie in allen Fällen großschreiben (Sie, Ihnen, Ihr, Ihre …).
Dein offizieller Brief sollte unbedingt fehlerfrei sein, bevor du ihn abschickst.
Formalen Brief schreiben – Grußformel und Unterschrift
Am Ende des formellen Briefes steht eine höfliche Grußformel.

Offizieller Brief – Beispiel Grußformel: Mit freundlichen Grüßen …

Darunter unterschreibst du eigenhändig mit Vor- und Nachnamen.

Formalen Brief schreiben – Briefumschlag beschriften

Wenn dein Brief fertig ist, faltest du ihn zusammen und steckst ihn in einen Briefumschlag. Jetzt musst du den Brief nur noch adressieren:

Briefmarke: Die passende Briefmarke gehört in die rechte obere Ecke.

Absender: Der Name und die Adresse des Absenders stehen links oben.
Empfänger: Der Name und die Adresse des Empfängers kommen nach rechts unten.

Die Anrede

Streichen Sie „Hallo“ aus Ihrem Wortschatz.
Wie heißt Ihr Empfänger vollständig?
Haben Sie den Vor- und Zunamen richtig geschrieben?
Führt der Empfänger Titel oder akademische Gradbezeichnungen?
Für Studierende liegt die Vermutung nahe, daß ihr Adressat promoviert (Dr.) oder gar Professor (einschließlich Juniorprofessoren und Lehrstuhlvertretern) ist. Genannt wird jeweils nur der höchste akademische Grad. Dann lautet die Anredeformel also:

Sehr geehrte Frau Prof. XY,

oder:
Sehr geehrter Herr Prof. XY,
oder:
Sehr geehrte Frau Dr. XY,
oder:
Sehr geehrter Herr Dr. XY,

(und keinesfalls: „Prof. Dr. Dr. hc. (Vorname) (Nachname)“).

Kennen Sie den Empfänger schon länger und wissen Sie, daß er keinen ausdrücklichen Wert auf eine förmliche Anrede legt?
Dann dürfen Sie den akademischen Grad weglassen.

Hat der Adressat Ihnen schon einmal geschrieben und Sie dabei mit „liebe/r“ statt „Sehr geehrte/r“ angeschrieben?

Dann dürfen Sie es auch mit „Liebe/r“ statt „Sehr geehrte/r“ versuchen. Natürlich verbunden mit „Herr/Frau“ und dem Nachnamen — es sei denn, Sie duzen einander ulkigerweise.

Der Hauptteil

Schreiben Sie, worum es Ihnen geht.
Fassen Sie sich so kurz, wie es geht — aber lassen Sie natürlich nichts weg, was zum Verständnis Ihres Anliegens logisch notwendig ist.

Wenn es Ihnen um eine Frist geht,

bis zu der Sie eine Reaktion des Adressaten benötigen, heben Sie dies deutlich hervor und warten Sie damit nicht bis zu Seite 99: Am besten schreiben Sie dies bereits im ersten Absatz.

Berücksichtigen Sie die Rechtschreibregeln.

Egal, ob alte oder neue Regeln: Versuchen Sie, Fehler zu vermeiden. Besonders lästig sind ausgelassene Kommata, falsche Pluralbildungen („Lexikons“), falsche Unterscheidung zwischen „das“ und „daß/dass“ sowie falsche Satzstellung nach „weil“. E-Mails, in denen „weil“ falsch benutzt wird, schicke ich ungelesen wieder zurück.

Schreiben Sie „Sie“, „Ihr“, „Ihre“, „Ihnen“ groß,

wenn damit der Adressat gemeint ist. Schreiben Sie auch „Du“, „Dein“, „Dir“, „Dich“, „Ihr“, „Eure“, „Euch“ groß — lassen Sie sich nicht einreden, das dürfe nach den neuen Regeln klein geschrieben werden. „Respekt“ schreibt man ja auch groß.

Wenn Sie wollen, daß der Adressat etwas für Sie tut: Bitten Sie ihn darum — er wird es dann um so lieber tun!

Sehr bewährte und wirksame Zauberformeln sind:
„Darf ich Sie bitten …“
„Wäre es Ihnen möglich …“
„Wäre es Ihnen recht …“
„Bitte teilen Sie mir mit …“
„Bitte lassen Sie mich wissen …“
„Darf ich Sie am … um … in Ihrer Sprechstunde aufsuchen?“
„Hätten Sie Zeit, …“
„Wären Sie damit einverstanden …“ usw.

Der Schluß

Eine schriftliche Mitteilung endet mit einem Gruß.
Im deutschen Sprachraum üblich sind Formeln wie:
Mit freundlichen Grüßen
oder:
Mit freundlichem Gruß
oder etwas bescheidener und daher höflicher als der Plural:
Freundlich grüßt

Das Adjektiv „freundlichen/em/“ können Sie durch „besten/em/ens“ ersetzen, wenn Sie den Adressaten schon kennen und ihn immer noch mögen, und mit „herzlichen/em/„, wenn Sie mit ihm schon einmal ein Bier getrunken, einen Kuchen geteilt, Karaoke gesungen oder ein komplettes Hauptseminar durchgemacht haben.

Schreiben Sie „Ihr“ oder „Ihre“ nur vor Ihren Namen, wenn Sie den Adressaten schon kennen und Sie wirklich und bald eine Antwort haben wollen.
Schreiben Sie unter Ihren Namen Ihre Telefonnummer oder Postanschrift, wenn Sie ganz sicher sein wollen, daß Sie die Antwort auch bekommen.
Germanistische Sprachwissenschaft

Aus gegebenem Anlass seien ein paar Grundregeln der E-Mail-Kommunikation mitgeteilt. Bitte befolgen Sie sie im E-Mail-Kontakt mit Dozentinnen und Dozenten der Abteilung Germanistische Sprachwissenschaft. (Da es sich um allgemeine Gepflogenheiten handelt, kann es darüber hinaus nicht schaden, sich auch im E-Mail-Verkehr mit anderen Personen daran zu orientieren. Seien Sie aber gewärtig, dass es an anderer Stelle ggf. andere Erwartungen geben könnte; für den Erfolg außerhalb der Abteilung Germanistische Linguistik übernehmen wir somit keine Garantie.)

1. Allgemeines: Schreiben Sie angesichts der täglichen Flut unnötiger E-Mails nur dann, wenn es wirklich um relevante Dinge geht, die Sie nicht anderweitig (z. B. in der Sprechstunde) klären können. Nutzen Sie vorab die Informationsangebote: Zu den meisten Standardfragen finden Sie Antworten unter https://www.uni-vechta.de/germanistik/sprachwissenschaft/studium sowie in Stud.IP. – Orientieren Sie sich an den allgemeinen Grundformen der Höflichkeit. Schreiben Sie adressaten­orientiert. Seien Sie sich der Tatsache bewusst, dass man sich desto offener und wohlwollender Ihres Anliegens annehmen wird, je mehr Sie sich an die „Spielregeln“ halten.

2. Für E-Mails gelten im universitären Zusammenhang prinzipiell keine anderen Regeln als für Briefe. Die übliche Anrede lautet „Sehr geehrte/r Herr/Frau [Familienname]“. Sofern Sie eine Lehrkraft bereits näher kennen oder wenn diese in ihren E-Mails an Sie ihrerseits diese Anrede wählt, können Sie auch „Liebe/r Herr/Frau [Familien­name]“ schreiben. – Titel sind im akademischen Alltag irrelevant; Sie können bei den Dozentinnen und Dozenten der Germanistischen Sprachwissenschaft darauf verzichten. Falls Sie das nicht wollen, beachten Sie die folgenden Gepflogenheiten: Lediglich die Titel Professor (Prof.) und Doktor (Dr.) werden in der Anrede gebraucht. Dabei ist zu beachten: Man verwendet bei Professorinnen und Professoren nur diesen Titel, nicht den Doktortitel, den sie in aller Regel auch noch haben. Man schreibt zusätzlich zum Titel immer Herr bzw. Frau. Auf den Titel folgt nur der Familienname, nicht der Vorname. Also: „Sehr geehrte/r Herr Professor/Frau Professorin [Familienname]“ oder „Sehr geehrte/r Herr Doktor/Frau Doktorin [Familienname]“, auf keinen Fall: „Sehr geehrte/r Herr/Frau Prof. Dr. [Vorname] [Familienname]“. – Zu vermeiden sind Anreden wie „Guten Tag“ oder „Hallo“. Gar keine Anrede zu gebrauchen, gilt als extrem unhöflich; fast ebenso unhöflich ist es, wenn Sie lediglich „Sehr geehrte/r [Vorname] [Nachname]“ schreiben, und auch nicht wesentlich besser ist es, einen Titel ohne Herr bzw. Frau zu verwenden („Sehr geehrter Professor [Familien­name]“: Das mag im Englischen in Ordnung sein, nicht aber im Deutschen). – Sämtliche anderen Anreden („Sehr geehrte Frau Dozentin/Privatdozentin/Universitätsprofessorin“ o. Ä.) werden als unangemessen empfunden.

3. Schreiben Sie den Namen Ihres Adressaten/Ihrer Adressatin richtig (z. B. „Bär“, nicht „Baer“).

4. Formulieren Sie Ihr Anliegen möglichst präzise: Ihre Dozent(inn)en haben keine Zeit für Sinnexegesen. Lassen Sie die Prägnanz jedoch nicht zu Lasten der Verbindlichkeit gehen. Vermeiden Sie direkte Aufforderungen wie „Ich bitte um Rückmeldung“ ebenso wie indirekte („Ich freue mich auf Ihre zeitnahe Rückmeldung“). Denken Sie daran, dass die deutsche Sprache einen eigenen Höflichkeitsmodus, den Konjunktiv II, kennt und dass auch manche Adjektive (z. B. eventuell) und Adverbien (z. B. freundlicherweise) eine entsprechende soziopragmatische Funktion erfüllen.

5. Liefern Sie die nötigen Informationen, damit Ihr Anliegen nachvollziehbar wird. Beispielsweise: Um welche Lehrveranstaltung geht es? Um welches Referat (Thema, Datum)? Um welchen Prüfungstermin? Könnte es sein, dass Ihre Matrikelnummer gebraucht wird? (Letzteres insbesondere, wenn es um Prüfungsanmeldungen und -bewertungen geht.) – Selbst dann, wenn zuvor bereits eine Korrespondenz stattgefunden hat: Rufen Sie die wichtigsten Punkte noch einmal kurz in Erinnerung. Ihre Dozentinnen und Dozenten bekommen täglich viel Post und Ihr Anliegen ist eines unter vielen. – Eine gute Möglichkeit, knapp und informativ erkennen zu lassen, worum es geht, ist die Betreff-Zeile.

6. Verwenden Sie die deutsche Standardsprache auf einer mittleren, allenfalls leicht gehobenen Stilebene. Vermeiden Sie Flapsigkeiten ebenso wie Geschraubtheiten. Achten Sie auf Ihre Rechtschreibung: immerhin studieren Sie Germanistik! (Egal, was man Ihnen eventuell erzählt hat: Das Höflichkeits-Anredepronomen Sie wird in allen seinen Formen immer großgeschrieben.)

7. Die angemessene Schlussformel lautet: „Mit freundlichen Grüßen“; der Singular („Mit freundlichem Gruß“), aber auch die Kurzform ohne Präposition („Freundliche Grüße“) wirkt etwas schroff; wenn Sie sie in einer Antwort-Mail lesen sollten, haben Sie den Adressaten/die Adressatin möglicherweise verärgert. (Gleiches gilt in noch höherem Maße für die heute kaum noch gebräuchliche Formel „Hochachtungsvoll“, die eher im Sinne von „Hochverachtungsvoll“ zu lesen ist: Wer Ihnen so schreibt, ist definitiv nicht gut auf Sie zu sprechen.) – Nicht angebracht von Ihrer Seite sind „Liebe Grüße“ oder sonstige Vertraulichkeiten, ebensowenig SMS-typische Kurzformen wie „MfG“.

8. Unterschreiben Sie mit Ihrem vollen Namen (Vor- und Nachname).

9. Auch bei bestem Willen, alle eingehenden Nachrichten möglichst umgehend zu beantworten, kann es sein, dass Verzögerungen auftreten. Dafür kann es unterschiedliche Ursachen geben. Wenn Sie nach drei Tagen noch keine Antwort haben, ist es sinnvoll und durchaus nicht unhöflich, noch einmal zu schreiben. Sollte dann immer noch keine Antwort kommen, suchen Sie zunächst das persönliche Gespräch (ggf. am Telefon), ehe Sie andere Personen involvieren.

10. Bitte schreiben Sie keine Systemnachrichten über Stud.IP, sondern nutzen Sie die regulären E-Mail-Adressen Ihrer Dozentinnen und Dozenten ([vorname].[nachname]@uni-vechta.de). Es handelt sich um zwei verschiedene Postfächer, und nur in das letztere schauen die Dozentinnen und Dozenten regelmäßig. Zwar ist in der Regel eine Weiterleitung von Stud.IP aktiv, aber es kommt durchaus bisweilen vor, dass diese nicht funktioniert. In solchen Fällen kann es sein, dass Sie, wenn Sie über Stud.IP gemailt haben, wochenlang vergebens auf Antwort warten müssen. (Bitte deshalb aber nicht beide Postfächer beschicken, sondern, wie gesagt, nur das reguläre!)