1. introducing writing

What do writing skills involve?

Use correct

spelling

Punctuate for 

meaning

Consider

the content

Use the

Appropriate tone

Plan and arrange 

ideas in a logical 

order

Consider your

Audience

Consider the

Purpose of your

writing

Ensure your

Handwriting

Is legible

Proof-read and 

Edit your writing

Writing Skills

---

What do you have to consider when you write?

Purpose

Before you start a piece of writing, ask yourself two questions'.

Why am I writing?

What do I want my writing to achieve?

Consider these questions before you think about the other aspects of writing.

You may be writing in reply to a letter, preparing a report at work, drafting an essay - the 

reasons for writing are endless but the purpose must be clear in your own mind before 

you start.

By thinking first about your purpose, you will find it easier to decide what you want your 

writing to achieve.  For example, if you were writing to complain about a product, would 

you want the product repaired, exchanged or the price refunded? Determine your 

preference and then make sure you convey your wishes clearly.

---

Audience

Your aim in any piece of writing is that your reader, or audience, should understand and respond to your message.  Your message must be 

expressed in the most 

effective

way for that audience.

Who is your audience?

Do you know them?

What will they expect from you? What might they be influenced by?

Most of us adopt a different style and language for different situations.  When we talk to friends, we use the language and tone of voice 

appropriate to our relationship.  In a formal situation we use more formal language, exact vocabulary and perhaps a more polite manner: we 

should consider our audience and respond accordingly.  Our writing must also reflect this consideration.

Tone

Having considered purpose and audience, you will find the tone you need to adopt in your writing becomes clear.  For example, a letter of 

complaint will have a formal, precise tone - firm but polite; a letter to a friend will be expressed in less formal language - a warmer and more 

relaxed tone will be evident.

The tone of a piece of writing is conveyed by the vocabulary, style, sentence structure, and format of the writing.  In later chapters you will be 

shown how you can create the correct tone by using the appropriate language and structures.

Planning

In any formal writing task it is essential to plan carefully before writing the first draft.  The plan allows you to:

consider the content;

arrange your ideas in the most logical and acceptable order.

Careful planning will increase your chances of conveying your message effectively.

Content

Considerations about content will vary according to the writing task.

There are, however, some points regarding the content of a piece of writing that should always be considered.

Is the content relevant to the task?

Does your writing contain sufficient information or evidence for you to achieve your desired outcome?

Is it sufficient, interesting to engage your reader's attention?

Remember, if the content is not suitable or adequate, your writing won't achieve its purpose.

---

Punctuation

Correct punctuation allows your reader to make sense of your ideas.  A piece of writing which has no punctuation or is 

punctuated incorrectly is difficult or even impossible to understand and can convey the wrong message.

EXAMPLE:

Last week we went to.  Merry Hill Shopping Centre  while Ann.  And I shopped our two children.  Were able to play in 

the.  Children's playroom it made shopping a. Pleasure rather than a chore.

This passage is almost impossible to understand as the full stops have been put in the wrong places.