15. 2-mavzu. Menejmentda axborot va kommunikatsiya (2soat) Reja: Kommunikatsion jarayon va boshqaruv samaradorligi. Shaxslararo va tashkiliy kommunikatsiyalar

Qanday qilib yaxshi eshituvchi bo’lishi mumkin?
Bu maqsadga erishish uchun 5 ta band tavsiya qilinadi:

1. 
   Suhbatdoshingizga e’tiborli bo’ling.
   

Agar suhbatdoshingiz siz bilan suhbatlashish uchun harakat qilgan bo’lsa, demak u albatta sizning e’tiboringizga ham loyiq.

2. 
   Gapirayotgan odamga yaqin tursangiz uni diqqat bilan tinglang.
   

Uning nutqidagi biror bir so’zni qoldirmasdan tinglayotganingizni bildiring.

3. 
   Savollar bering.
   

Gapirayotgan kishini jiddiy tinglayotganingizni bilishi uchun savollar bilan uni ko’mib tahslang. Qiziqarli savollar – bu xushomadning yuqori formasadir.

4. 
   Suhbat mavzusini o’zgartirmaslik lozim.
   

Yangi mavzuni muhokama qilishni qanchalik xoxlamang, gapirayotgan kishi o’z nutqini tugatmagunicha uning nutqini buzmang.

5. 
   Gapirayotgan odamga nisbatan “Siz”, “Sizning” kabi so’zlarni qo’llang.
   

Siz tomobdan “Men”, “Menga keladigan bo’lsak”, “Mening” va shunga o’xshash so’zlarning qo’llanilishi diqqatingiz faqat o’zingizga qaratilganini va siz tinglovchi emas balki suhbatning a’zosiga aylanganingizni anglatadi.
Boshqaruvchi doimo tashkilotdagi axborot almashinuvi yo`lida kelib chiqadigan to`siqlar hamda bunday almashinuvni takomillashtirish usullari to`g’risida tasavvurga ega bo`lishi kerak.
Tashkiliy kommunikatsiya to`siqlari quyidagilar:
1. Axborotning buzib yetkazilishi. Axborot yuqoridan pastga bir qancha sabablarga ko`ra buzib yetkazilishi mumkin. Biron bir boshqaruvchi olingan axborot bilan rozi bo`lmasa, o`zi anglagan holda uni buzishi mumkin va o`zi xoxlagan ma`noda o`zlashtirishi mumkin. Axborot buzilishi yuqoridan pastga harakat qilish davomida fil’tratsiya natijasida ham sodir bo`lishi mumkin, ya`ni bir bosqich boshqasiga faqat unga tegishli axborotni berishi mumkin. Bunday tanlov natijasida kerakli axborot etib bormaydi. Bundan tashqari bosqichlar statusi to`g’ri kelmaslagi sababli va yuqori bosqich yuqori statusga ega ekanligi sababli, ularni faqat ijobiy axborot bilan ta`minlash tendentsiyasi mavjud. Buning natijasida rahbar muhim muammo to`g’risidagi axborotga ega bo`lmasligi mumkin.
2. Informatsion yuklanish. Kommunikatsiya kanallari to`lib ketishi ham axborot almashuvi tusig’i hisoblanadi. Rahbar axborotning ko`pligidan eng asosiylarini ajratib, qolganlarini e`tiborga olmasligi mumkin.
3. Qoniqarsiz tashkilot strukturasi. Ko`p pog’onali tashkilot strukturasida axborot buzilishi ehtimolligi oshadi, chunki har bir bosqich tuzatish kiritadi. Kommunikatsiyada muammolarni keltirib chiqaradigan boshqa jihatlarga qo`mitalar, ishchi guruhlari, umuman kadrlarning qoniqarsiz tarkibi va ulardan qoniqarsiz foydalanish, hamda qoniqarsiz hokimiyatni tashkil etish va vazifalarni taqsimlashni ham kiritish mumkin. Bundan tashqari, to`siqlar turli guruhlar o`rtasidagi nizo ham chiqaradi.
Tashkilotlarda kommunikatsiyani takomillashtirish:

1. 
   Informatsion oqimlarni tartibga solish. Rahbar o`z informatsion ehtiyojlarining sifat, miqdor tomonlarini baholashni o`rganishi kerak.
   
2. 
   Ma`muriy harakatlar. Rahbar vaqti-vaqti bilan o`z xodimlari bilan bevosita aloqada bo`lishi kerak, masalan, yangi rejalar, strategiyalar variantlari, maqsadlarni hamda mo`ljallarni aniqlab olish va muhokama qilish uchun alohida suhbatdan tashqari umumiy majlis o`tkazish.
   
3. 
   Teskari aloqa tizimi. Teskari aloqa tizimlaridan biri – bu aniq masalalarni
   

muhokama qilish maqsadida odamlarni tashkilotning bir qismidan boshqa qismiga o`tkazish.

4. 
   Takliflarni to`plash tizimi. Ko`pincha bu tizim takliflar uchun mo`ljallangan yashiklar variantida amalga oshiriladi, unda firma ishlovchilari o`z takliflarini anonim tarzda berishadi. Bundan tashqari telefon tarmog’ini ham o`tkazish mumkinki, u orqali ishlovchilar anonim tarzda telefon qilib, lavozimni tayinlash to`g’risidagi savollarni berish imkoniyatini oladilar. Liniyada esa berilgan savollarga tezda javob bera oladigan menejerlar ishlashlari mumkin.
   
5. 
   Informatsion byulletenlar (nashriyotlar, videotasmalar).
   
6. 
   Zamonaviy axborot texnologiyalari. Axborot texnologiyalari sohasidagi oxirgi yutuqlar ham tashkilotlarda axborot almashinuvini takomillashtirishga yordam berishi mumkin, ya`ni kop’yuterlar, elektron pochta, telefon orqali bir vaqtning o`zida bir necha kishiga axborot uzatish, videokonferentsiyalar va hokazo.
   

Axborot, ya`ni mavjud barcha bilimlar mamlakat buyukligining asosiy ko`rsatkichi bo`lib qoladi. 90-yil boshlarida AQSh hukumati har yili 1 mlrd. xat yozish uchun 1 mlrd. dollarga yaqin xarajat qilgan; 2,6 mln. betli hujjatlar chiqargan; boshqaruv idora xodimlariga 1500 mlrd. dollar sarflangan edi. 2 mingta xodim ishlaydigan firma orqali 1991 yil mobaynida 45 tonna kirish va 48 tonna chiqish hujjatlari o`tgan, bu esa har bir ishchi hisobiga 25 kg qog’oz to`g’ri keladi deyishdir. Axborotni bu xildagi boshi berk ko`chadan olib chiquvchi yo`l zamonaviy hisoblash texnikasi bilan bog’liqdir. Bu vosita orqali yil sayin axborotni jadal qayta ishlash tezligi oshib bormoqda. Agar oxirgi yuz yil mobaynida axborot harakat tezligi 10 marta oshgan bo`lsa, aloqa tezligi 107 marta, axborotni qayta ishlash tizimi 106 marta oshib ketdi. Axborot texnologiyalari sohasidagi oxirgi yutuqlar tashkilotda axborot almashinuvini takomillashtirish imkonini beradi. Zamonaviy komp’yuterlarni rahbarlar, yordamchi xodimlar va ishchilar yuboradigan va qabul qilib oladigan axborotlarga bo`lgan ta`siri juda katta.
Elektron pochta tashkilotdagi har qanday xodimga yozma ma`lumot yuborish imkonini beradi. Elektron pochta – boshqa bo`limlarda, boshqa shaharda va hatto boshqa shtat yoki mamlakatda bo`lgan odamlar o`rtasidagi samarali aloqa vositasi hisoblanadi. Telefon aloqalari tizimidagi oxirgi yangiliklar bir vaqtning o`zida bir kishi tomonidan ko`pchilikka ma`lumot yuborish, shuningdek, qo`ng’iroq qilish va yuborgan ma`lumotlariga javob olish imkonini beradi. Videokonferentsiya orqali turli joylarda yoki turli mamlakatlarda bo`lgan odamlar har qanday muammolarni bemalol bir-birlariga qarab muhokama qilishlari mumkin.
Nazorat savollari:

1. 
   Kommunikatsiya nima?
   
2. 
   Kommunikatsion jarayon deganda nimani tushunasiz?
   
3. 
   Shaxslararo axborot almashuvda qanday muammolar tug’ilishi mumkin?
   
4. 
   Samarali quloq solish san`atining 10 ta qoidasini bilasizmi?
   
5. 
   Tashkiliy kommunikatsiya to`siqlari nimalardan iborat?
   
6. 
   Tashkilotda kommunikatsiyani takomillashtirish yo`llarini ayting.
   

1^ Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. Пер. с англ. М., Дело, 1995, стр. 166.