Accounting for Managers

Accounting for Managers
10
Debit A reduction in the
amount of money in an
account. It shows up on
the left side of a T account.
Credit An increase in the amount of
money in an account. It shows up on
the right side of a T account.
Debit
Credit
Expenses: Subcontractor
6/3 $200
Liabilities: Accounts Payable
Debit
6/3 $200
Credit
Webster01.qxd 8/29/2003 4:31 PM Page 10

---

At the end of the week, you receive a $1,000 check from
your customer and deposit it into the corporate checking
account. Again, two T accounts record this in your accounting
system. These two diagrams may seem backwards. But
remember: all asset accounts are debit accounts, so an entry in
the debit column is an increase to the account and an entry to
the credit column is a decrease.
Now you feel like your business is up and running. You feel
so good that you want to pay your subcontractor’s bill. Only
you can’t—the check from the customer hasn’t had time to
clear the bank. While you’re waiting for the check to clear, you
ask those three basic questions all managers want to know:
• How much money came in?
• Where did the money go?
• How much money is left?
Since you’ve entered every transaction, your
accounting system should
be able to answer those
questions. The questions
are answered in reports
called financial
statements. The two most
important financial state-
ments are the income and
expense statement and the
balance sheet.
If you’re using a com-
puterized accounting pack-
age, you simply go to the
How to Speak Accounting
11