Akademik yozuv

Rekvizit deb hujjatni rasmiylashtirishning majburiy elementiga aytiladi. Rekvizitlar hujjatda qat’iy tartibda joylashtiriladi. Bu hujjatning huquqiy kuchini ta’minlaydi. Hujjat rekvizitlarining asosiy turlari quyidagilardir:
1. O‘zbekiston Respublikasining gerbi.
2. Vazirlik yoki yuqori idoraning nomi.
3. Tashkilot yoki muassasa nomi.
4. Tarkibiy tarmoqning nomi.
5. Aloqa muassasasining shartli raqami (indeksi), tashkilot manzili, telefon raqami, faks raqami.
6. Elektron pochta manzili.
7. Matn sarlavhasi.
8. Sana.
9. Hujjatga beriladigan shartli raqam (indeks).
10. Kelgan hujjatning sanasi va shartli raqamiga havola.
11. Tuzilgan yoki nashr qilingan joyi.
12. Hujjat loyihasini tayyorlagan bo‘linmaning shartli raqami.
13. Hujjatni oluvchi (adresat).
14. Tasdiqlash ustxati.
15. Munosabat belgisi (rezolutsiya).
16. Hujjat turining nomi.
17. Nazorat haqida qayd.
18. Matn.
19. Ilova mavjudligi haqida qayd.
20. Imzo.
21. Kelishuv ustxati.
22. Rozilik belgisi (viza).
23. Muhr.
24. Nusxaning tasdiqlanishi haqidagi qayd.
25. Ijrochining familiyasi va telefon raqami.
26. Hujjatning bajarilganligi va uni uning hujjatlar yig‘majildiga yo‘naltirilganligi haqidagi qayd.
27. Axborot ichki serverga joylashtirilganligi haqidagi qayd.
28. Hujjat kelib tushganligi haqida qayd.
Hujjat tayyorlashda nimalarga e’tibor berish kerak?
1. Hujjatlarning aksariyati A4 formatdagi qog‘ozda tayyorlanadi, umumiy tarzda qabul qilingan shaklda va ma’lum tartibda tuziladi.
2. Hujjatning yaxlit va uzluksiz matni uni tusunishni qiyinlashtiradi, shuning uchun matnni mazmun jihatdan abzas (xat boshi) larga bo‘lish maqsadga muvofiq.
3. Ish hujjatlarida yakka shaxsga murojaat qilinganda “Siz” kishilik olmoshi bosh harf bilan yoziladi.
4. Sonlar ish hujjatlarida raqamlar bilan yoziladi. Pul bilan bog‘liq hujjatlarda (dalolatnoma, ishonchnoma, tilxat) – raqamlar va qavs ichida so‘zlar bilan ifodalanadi.
5. Tartib son arab raqami bilan ifodalanganda -nchi (-inchi) qo‘shimchasi o‘rnida chiziqcha qo‘yiladi: 2-kurs, 3-chorak. Tartib sonni rim raqami yordamida ifodalashda chiziqcha qo‘yilmaydi, biroq o‘qilganda -nchi (-inchi) tarzida talaffuz qilinadi: II kurs, III chorak.
6. Tartib sonlar arab raqami bilan ifodalanib, sanani bildirsa, imlo qoidalariga ko‘ra chiziqcha qo‘yiladi: 2016-yil 6-sentabr. Shuningdek, hujjatning sanasini 06.09.16. tarzida ifodalash ham mumkin.
7. Hujjatlarni imzolashda o‘rnatilgan qoidalarga rioya qilish lozim: avval hujjatni imzolaydigan mansabdor shaxsning lavozimi, maxsus unvoni, so‘ngra ismi va familiyasi yoziladi hamda imzo qo‘yiladi.
8. Hujjatlarda qisqartmalarni qo‘llash ularning hajmi qisqarishiga va ulardagi ma’lumotlarni qabul qilishni tezlashtirishga yordam beradi.