Bod meeting island club

Hutchinson Island Club Association, Inc. 

10410 South Ocean Drive 

Jensen Beach, FL  34957 

BOD MEETING – ISLAND CLUB 

Oct. 17, 2013 

CALL TO ORDER:  Pete Stamile called the meeting to order at 1:30 PM 

ESTABLISH A QUORUM:  A quorum was established.  Pete Stamile, Tom Williams, Rose Greenip, Ellis 

Hatch were present. 

Confirmation of certification of mailing and notice to directors 

Secretary’s Report:   Reading of the Sept. 12,2013  minutes were waived. 

President’s Report:  Two main items are the window wall system and the bldg plumbing. Jeff Mullis & 

John Bishop are aiding & have been a big help working with our Forensic Engineer on the window leaks.  

The Engineer’s report has been completed and outlines where the window leaks occur and a possible 

remedy.  In addition, replacement of severely corroded cast iron drain pipes in the building has begun. 

Thanks to Ellis Hatch & John Bishop for their leadership role in this area. 

Treasurer’s Report:   The Association has $118,673 in cash and $498,841 in the reserve account.  The 

Garage has $10,564 in cash and $2,502 in the reserve account.  Advantage Property is transferring cash 

into the existing garage reserve.  Monies in this reserve account are for future garage door replacement.  

Fred Dulis has done the condominium audit at a cost less than $1K than previously; his report is almost 

done. 

Secretary’s Report:  The maintenance Advisory Group Will send out an email report detailing the 

replacement of the old corroded cast iron plumbing (drain/vent pipes) in the building. This report to all 

owners will be forthcoming.  

The secretary is responsible for records regarding rentals and has found that owner/rental paperwork 

(signed applications and rental agreements) is in large part MIA for rentals prior to July of this year. The 

combination of missing documents and comments during this  BOD meeting  “in the past everyone did 

what they wanted” concerning rental issues isn't the correct way to enforce/operate our  rules and 

regulations.  It appears  that the whole rental policy needs to be reevaluated due to the lack of a 

consistent policy procedure, enforcement and general confusion.   

Ellis Hatch made a motion to form an advisory group (he will chair with a maximum of 5 participants) to 

investigate and clarify rental policy.   

Motion was seconded by Tom Williams and was carried unanimously.  Anyone interested in serving on 

this advisory group please contact Ellis Hatch. 

Manager’s Report:  Waived as Eric Vere was absent due to illness. 

 

Pg 1 of 2 

 

 

 

Old  Business: A plumbing leak in laundry/kitchen drain pipes in stack 7 caused extensive water damage 

in  units 707 and 207.  In stack 7, 3 or 4 units needed to be opened up to dry out (sheetrock removal).   

Due to units already opened up it was decided to  replace all cast iron drain pipes with PVC for the entire 

laundry/kitchen vertical drain line in stack 7 . The plumbing work took about 3 days and the replacement 

of sheet rock etc. another  2 days.  Tom Williams made a motion to ratify monies to pay for this 

plumbing and sheetrock work; cost about $11,000.  Ellis Hatch seconded and all voted in the affirmative. 

The next step will be to replace all cast iron drain pipes in a bathroom stack.  Because of current low 

occupancy in stack 4 & unit 404 being completely gutted (new ownership) there was a motion by Pete 

Stamile and seconded by Tom Williams:  ratify the expenditure of funds to do stack 4 bathroom 

plumbing. We will also do laundry/kitchen plumbing up through 504.  We want to complete all cast iron 

pipe replacement in 404 because of easy access. All board members voted yes. The estimated expense 

per bathroom stack is $20 K excluding the sheetrock repair. 

Tom Williams made it clear that our deteriorated cast iron drain/vent pipes need to replaced, sooner 

than later.  Besides the obvious water intrusion issues when a pipe breaks, there’s a health issue with 

the possibility of E Coli infection from the sanitary/toilet drain pipe leakage into the ceiling and personal 

items in the unit below.   

New Business:  The funding to do the above  will come either from reserves that would become 

available via reserve pooling that the BOD is asking all homeowners to approve.  The only other option is 

to assess each homeowner $2500 to do the plumbing work and pay for any expenses associated with 

window wall leak repair.   There's nearly $250,000 in the elevator reserve which will not be needed in 

the near future due to Florida Legislation change.  Our elevators are in good working order and do not 

need to be upgraded by July 2015 (reversed FL law).  This money is sitting there making little, if any, 

interest and needs homeowner approval to become a majority of pooled reserve funds. 

Tom Williams made a motion to:   special access all owners, $2500, as a contingency, to be enacted 

November 7, 2013 if the vote for reserve fund pooling fails.  This is the date of BOD meeting to disclose 

results of home owner limited proxy vote on reserve pooling.    

PLEASE GET YOUR PROXY VOTE BACK TO THE ISLAND CLUB ASAP SO THAT WE DON’T HAVE TO 

EXPEND TIME TO CALL OWNERS. 

The meeting adjourned at 3:45 PM after a motion by Tom Williams, seconded by Rose Greenip and a yes 

vote from all board members. 

 

Respectfully submitted, 

Ellis Hatch, Secretary 

Pg 2 of 2 – Oct. 17, 2013 BOD minutes 

To be emailed  Oct.  21, 2013