Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Обобщенная памятная книжка
Один из эффективных инструментов записи проблем, не предполагающих срочных действий, но способных потребовать от вас активных шагов в будущем, — памятная книжка.¹² Будучи трехмерной версией календаря, она позволяет фиксировать физические напоминания о том, что вы захотите увидеть или вспомнить (не сейчас, а в будущем). Памятная книжка весьма эффективный инструмент, с помощью которого вы сможете создать собственное почтовое отделение и «отправлять» послания самому себе для получения в назначенный день. Я использую памятную книжку годами и даже не представляю, что бы делал без нее.
Как правило, обобщенная памятная книжка представляет собой простую систему папок, позволяющую рассортировать бумаги и другие физические напоминания таким образом, чтобы информация, которая нужна вам на конкретную дату в будущем, «автоматически» оказывалась в корзине в назначенный день.
Если у вас есть секретарь или ассистент, вы можете хотя бы частично переложить данную задачу на него или на нее, при условии, что у него (у нее) под рукой имеется одна из рабочих версий аналогичной системы. Типичными примерами могут быть следующие напоминания:
• «Передайте мне эту повестку дня утром в день совещания».
• «Верните мне эти материалы в понедельник, чтобы я мог их обдумать заново: они касаются совещания, намеченного на среду».
• «Напомните мне о поездке в Гонконг за две недели до вылета, чтобы мы могли распланировать детали».
Таким образом, в течение рабочей недели вы будете извлекать и просматривать папку, посвященную соответствующей дате.
Поскольку вы можете (и, вероятно, должны) упорядочивать материалы, чтобы иметь возможность хранить столько информации, сколько нужно, я рекомендую вам вести собственную памятную книжку, если вы в состоянии сделать ее атрибутом своего жизненного стиля. Она может выполнять массу полезных функций, лежащих за пределами круга обязанностей вашего ассистента, которыми вы, возможно, захотите воспользоваться. Я использую памятную книжку для хранения билетов и подтверждений рейсов, брошюр и карт с маршрутами путешествий, почтовых уведомлений о грядущих событиях, информации о разнообразных «возможных покупках», которые наметил на будущее, и т. д.
Итог: действующая памятная книжка отнимает у вас по одной секунде времени ежедневно, но отдача на порядок превышает затраты времени и усилий.