Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Контрольные списки: содержательные напоминания
Последняя тема, достойная рассмотрения и относящаяся к системе личной организации, — это ведение и составление контрольных списков, т. е. перечней возможных составляющих для проектов, мероприятий и направлений деятельности, представляющих ценность, интерес или круг обязанностей.
Самые содержательные контрольные списки часто составляются в конце грамотной консультации, проведенной с рабочей группой или командой. Хорошие списки также указывают приоритетные направления подготовки персонала или набора новых сотрудников.
Когда я вместе с клиентами вычищаю их почтовые корзины и знакомлюсь с проблемами, которые их беспокоят, мы часто натыкаемся на записки, адресованные человеком самому себе, примерно следующего содержания:
• «чаще делать зарядку»;
• «позаботиться о том, чтобы каждый тренинг можно было оценить»;
• «проводить больше свободного времени с детьми»;
• «сосредоточить усилия на направлении проектного планирования»;
• «поддерживать высокий моральный уровень в коллективе»;
• «позаботиться о соблюдении корпоративных стратегий»;
• «своевременно оформлять оплату счетов клиентами».
Как быть с такими, более расплывчатыми типами внутренних проблем и акцентов?
Сначала уточните существенные проекты и действия
Для большинства рутинных проблем такого типа по-прежнему остается проект и/или действие, которое нужно определить. «Чаще делать зарядку» для большинства людей в действительности означает: «Составить программу регулярного выполнения упражнений» (проект) и «Позвонить Салли, чтобы она посоветовала тренера» (реальное активное действие). В подобных случаях существенные проекты и действия все равно нужно уточнить и упорядочить в личную систему.
Но есть некоторые вещи, которые нельзя безоговорочно отнести к данной категории.
Выделение ключевых сфер деятельности и ответственности
Такие цели, как «поддержание хорошей физической формы» или «физическое здоровье и жизненная энергия», вероятно, все равно нужно будет внести в какой-то справочный контрольный список, к которому вы будете регулярно обращаться. В вашем сознании постоянно формируется множество новых представлений о желаемых результатах, стандартов и альтернативных вариантов поведения, и знать, что они собой представляют в конкретный момент, всегда полезно.
Ранее я предположил, что существует как минимум шесть четких уровней «работы», каждый из которых требует отдельного рассмотрения и анализа. Полный перечень всего, что кажется вам важным и занимает ваше внимание на каждом из этих уровней, мог бы составить огромный контрольный список. В него могут войти:
• карьерные цели;
• работа;
• семья;
• взаимоотношения;
• общество;
• здоровье и жизненная энергия;
• финансовые ресурсы;
• творческое самовыражение.
А затем, когда вы спуститесь на уровень ниже, вам могут потребоваться напоминания, касающиеся основных сфер ответственности, сотрудников, ценностей и т. д. Их перечень может содержать следующие пункты:
• моральный климат в коллективе;
• процессы;
• сроки;
• аспекты кадровой политики;
• рабочая нагрузка;
• сообщение.
Все эти пункты по очереди могут быть включены в списки вашей индивидуальной организационной системы в качестве напоминаний о том, как поступать, чтобы не сбиться с курса и удержаться наплаву.