Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Постоянно поддерживайте равновесие между направлениями деятельности
Обладатели «черного пояса» по самоорганизации способны с быстротой молнии переключаться с одной проблемы на другую и обратно. Например, вы обрабатываете содержимое корзины, и тут входит ваш помощник и сообщает о ситуации, требующей вашего немедленного вмешательства. Вас не бросает в холодный пот — ваш лоток с документами остается на прежнем месте: бумаги лежат в одной стопке, готовые к дальнейшей обработке после вашего возвращения. Разговаривая по телефону, вы можете просматривать списки дальнейших действий и решать, чем займетесь, когда повесите трубку. Ожидая начала совещания, вы можете прорабатывать стопку «Прочесть/просмотреть», которую принесли с собой. А если непредвиденная беседа с начальником сокращает остающееся до следующей встречи время до двенадцати минут, вы можете без труда придумать, как использовать их наилучшим образом.
Игнорировать непредвиденные задачи (даже если их можно решить) означает жить без возможностей, без спонтанности и насыщенных моментов, из которых, собственно, и состоит жизнь.
Вы можете выполнить лишь одно действие за раз. Завершив беседу с кем-то в офисе, вы не беретесь моментально за выполнение пунктов списков или обработку входных материалов. Проблема в том, чтобы обрести уверенность в своем решении, касающегося дальнейших действий.
Так как же принимать решение? Опять придется использовать интуитивные догадки — насколько важна непредвиденная работа по сравнению со всем остальным? Как долго вы можете позволять корзине для входящих документов оставаться без внимания, а рутинным проблемам — лежать мертвым грузом, и при этом доверять своим решениям о том, что делать дальше?
Люди часто жалуются на отвлекающие факторы, которые прерывают их работу. Но в нашей жизни прерывания неизбежны. Когда вы достигнете совершенства в управлении входящим материалом и станете достаточно организованным человеком для того, чтобы эффективно использовать возникающие окна свободного времени, вы сможете быстро переключаться с одного задания на другое. Вы сможете просматривать электронные сообщения в процессе телефонного совещания. Но сперва нужно научиться перескакивать с одной задачи на другую, чтобы поддерживать здоровое равновесие между направлениями деятельности. Ваш выбор по-прежнему будет определяться в соответствии с тем, насколько вам понятны сущность и цели вашей работы.
Занимайтесь спонтанной работой по мере ее возникновения не потому, что таков путь наименьшего сопротивления, а потому, что она является самым важным направлением деятельности по сравнению со всем остальным.
Ваша способность ладить с сюрпризами даст вам преимущество над конкурентами. Но если вы не сможете вовремя справляться с намеченными делами и утратите контроль над ситуацией, то в какой-то момент привычка заниматься только текущими проблемами снизит эффективность вашей работы. И наконец, чтобы решить, не стоит ли бросить текущие дела и заняться чем-то другим, нужно четко знать требования, налагаемые вашей работой, и понимать, как они сочетаются с другими аспектами вашей жизни. Единственный способ этого достичь — внимательно анализировать свою жизнь и работу на многих уровнях.