Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Запас времени
Вторым фактором при выборе действия является запас времени, которым вы располагаете до момента, когда придется заняться чем-то другим. Если через десять минут начинается совещание, то вы, вероятнее всего, займетесь не тем, чем занялись бы, будь у вас два свободных часа впереди.
Естественно, полезно знать, сколько времени у вас в распоряжении (имеет смысл акцентировать внимание на календаре и на часах). Инструменты напоминания о дальнейших действиях на все случаи жизни предоставят вам максимум информации и значительно облегчат задачу согласования намеченных дел и свободного времени. Иными словами, если у вас есть десять минут до следующей встречи, найдите десятиминутное дело. Если в ваших списках значатся только большие или важные дела, то не исключено, что в них вообще не найдется подходящего задания, рассчитанного на десятиминутный промежуток времени. Если вам все равно приходится заниматься более кратковременными делами, то наиболее продуктивный способ справиться с ними — использовать непродолжительные окна бесхозного времени, которые возникают в течение дня.
Запас энергии
Можно научиться увеличивать свой запас творческих сил путем изменения контекста и переноса внимания, но сделать это удается далеко не всегда. Конец дня, большая часть которого потрачена на «марафонское» заседание бюджетного комитета, не лучшее время для того, чтобы звонить потенциальному клиенту или начинать планирование стратегии оценки производительности. В такое время лучше будет позвонить в авиакомпанию, чтобы изменить дату, на которую забронирован билет, обработать несколько платежных квитанций или полистать специализированный журнал.
У каждого из нас бывает время, когда он мыслит более продуктивно, и время, когда вообще не следует ни о чем думать.
Если у вас перед глазами будет перечень всевозможных дел, то вы сможете эффективно использовать разнообразные промежутки времени. Точно так же, если вы будете знать все задачи, которые должны обработать и выполнить в конкретный момент, то сможете согласовать свою творческую деятельность с запасом жизненных сил.
Всегда держите под рукой перечень намеченных дел, которые требуют от вас минимальных интеллектуальных и творческих усилий. Когда вы находитесь в одном из низких энергетических состояний, можете ими заняться. Чтение случайно попавшихся на глаза журналов, статей и каталогов, ввод телефонов и адресных данных в компьютер, чистка папок, обновление программ на ноутбуке, поливка растений или замена скрепок в скоросшивателе — вот несколько из множества примеров дел, которыми вам все равно нужно когда-нибудь заниматься.
Даже если вы не в лучшей форме, это не причина для того, чтобы снижать уровень продуктивности.
В этом состоит одна из основных причин, по которым необходимо наметить четкие границы системы персональной организации: вам будет легче поддерживать высокий уровень производительности, даже если вы не в лучшей форме. Если ваш запас энергии на исходе, материалы для чтения — в беспорядке, квитанции валяются по всему дому, папки расставлены хаотично, а корзина входящих материалов не выполняет основных функций, то сортировка намеченных дел кажется слишком трудной задачей. Поэтому вы избегаете каких-либо действий и от этого чувствуете себя еще хуже. Один из лучших способов увеличить запас жизненной энергии — завершить некоторые незамкнутые циклы. Следовательно, имеет смысл всегда держать под рукой несколько простых циклов.
Описанные выше первые три критерия выбора дальнейших шагов (контекст, время и энергия) обуславливают необходимость целостной системы напоминаний о первоочередных действиях. Иногда у вас просто не будет сил на размышления такого рода: система должна быть готова к этому. Если это так, то вы можете действовать «в рамках допустимых шагов» и выбирать отдельные задачи, которые выполнимы в данной ситуации.