Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

2. Модель анализа повседневной работы
Когда вы выполняете поставленные задачи или работаете в широком смысле слова, вы участвуете в одном из трех возможных процессов:
• Выполнение запланированной работы.
• Выполнение работы по мере ее появления.
• Планирование дальнейшей работы.
Выполнение запланированной работы. Когда вы выполняете запланированную работу, вы отрабатываете списки первоочередных действий — разрешаете задачи, приоритетность которых уже определили ранее, управляя своим рабочим процессом. Вы звоните клиентам, записываете идеи, полученные в процессе мозгового штурма, или готовите список вопросов, которые хотите обсудить со своим поверенным.
Выполнение работы по мере ее появления. Часто дела возникают спонтанно: появляются неожиданные и непредвиденные проблемы, на которые вы считаете нужным или должны реагировать. Например, к вам в офис заходит ваша деловая партнерша с тем чтобы обсудить запуск на рынок нового продукта — вы беседуете с ней вместо того, чтобы решать все остальные проблемы. Каждый день полон неожиданностей — незапланированных проблем, которым вы должны уделять хотя бы часть своего времени. Когда вы решаете эти проблемы, вы по умолчанию считаете, что они важнее всех остальных дел.
Планирование дальнейшей работы. Планирование дальнейшей работы подразумевает приведение в порядок корзины для входящих материалов, электронных и голосовых сообщений, заметок, сделанных во время деловых встреч, а также разбиение новых проектов на выполнимые шаги. В ходе обработки входящей информации вы, без сомнения, будете совершать определенные действия, занимающие не более двух минут, а также отсеивать и упорядочивать массу проблем (еще один вариант выполнения работы по мере ее появления). В значительной мере эта деятельность будет заключаться в принятии решений о том, какие дела нужно сделать, но не срочно. Вам придется пополнять все ваши списки задач.
Как только вы определили дальнейшие действия, можете быть уверены, что списки дел, которые следует сделать, содержат исчерпывающую информацию. А контекст, временные рамки и запас энергии по-прежнему позволяют вам выполнить новую задачу, и не одну. Последнее, о чем следует подумать, — это суть вашей работы, ее цели и требования к ней.