Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Глава 8. Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии
Задача всей методологии управления рабочим процессом состоит не в том, чтобы оставить мозг без дела, а, скорее, в том, чтобы повысить эффективность и результативность его работы. Но чтобы получить широкую свободу, сознание должно постоянно анализировать задачи и действия. Вы должны быть уверены, что занимаетесь именно тем, чем нужно, и можете позволить себе не делать того, чего не делаете. Постоянный пересмотр содержимого системы, поддержание ее актуальности и функциональности являются необходимыми условиями контроля над проблемами.
К примеру, если у вас есть список звонков, которые нужно совершить, то, как только вы забудете внести туда хотя бы один намеченный звонок, ваше сознание перестанет доверять системе и не сможет отвлечься от мысленных заданий более низкого уровня. Ему придется снова вспоминать, обрабатывать сведения и напоминать вам о них, а это, как вы уже убедились, удается не всегда.
Все вышесказанное свидетельствует о том, что ваша система не может быть статичной. Чтобы вы смогли верно определять дальнейшие действия, нужно постоянно обновлять ее. Система должна предполагать постоянный и грамотный анализ вашей жизни и работы с нескольких ракурсов.
На данном этапе следует задаться двумя важными вопросами.
• На что вы обращаете основное внимание в системе и когда?
• Что нужно делать и как часто, чтобы система бесперебойно работала, а вы могли выйти на новый уровень мышления и деятельности?
Грамотный процесс пересмотра позволит вам достичь новых высот творческого мышления в основных сферах деятельности и жизни. На описанный уровень мышления помогают выйти как полная концентрация внимания, так и спонтанный мозговой штурм, которые усиливаются и подзаряжаются благодаря постоянному личному пересмотру списка действий и проектов.
На что следует обращать внимание и когда
Ваша система и деятельность должны быть организованы таким образом, чтобы вы могли видеть все возможные варианты действий тогда, когда они необходимы. На самом деле принцип продиктован соображениями здравого смысла, но мало кто оттачивает мастерство обработки и сортировки информации до максимально эффективного уровня.
Имея доступ к телефону и немного свободного времени, просмотрите список телефонных звонков, которые нужно совершить, а затем выделите самый важный из них либо вообще прекратите беспокоиться насчет звонков. Когда вы готовитесь к беседе с начальником или деловым партнером, продумайте самые важные вопросы, которые предстоит обсудить: тогда вы будете уверены, что с максимальной эффективностью используете рабочее время. Если вам нужно заехать в химчистку за одеждой, сначала бегло просмотрите список остальных дел, которые, возможно, сможете выполнить по дороге.
Обычно для обзора проблем достаточно всего нескольких секунд в день, если вы просматриваете списки нужных дел в нужное время.
Люди часто спрашивают меня: «Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?» Мой ответ прост: «Ровно столько, сколько мне необходимо для того, чтобы спокойно делать свои дела». В действительности это несколько раз по нескольку секунд в течение дня. Большинство людей не могут понять, что мои списки — это, в некотором роде, офис. Вы можете держать самоклеющиеся листки и телефонограммы на рабочем месте, а я держу их в списках дальнейших действий. Если вы полностью собрали, обработали и упорядочили свои материалы, то, скорее всего, вам придется время от времени тратить лишь несколько секунд на обращение к системе за ежедневными напоминаниями.