Elektron Hujjat Aylanish Tizimi Nima Va u nima Uchun Kerak?

Elektron Hujjat Aylanish Tizimi Nima Va U Nima Uchun Kerak?


Tashkilotda elektron hujjat aylanishi sizga hujjatlar bilan ishlash jarayonini barcha bosqichlarda optimallashtirishga imkon beradi: loyihalashtirishdan tayyor nusxani tasdiqlashga va yuborishga qadar. Elektron hujjat aylanishi tizimini tashkilotda qanday joriy etish va uni kompaniyaning turli bo'limlarida qo'llash xususiyatlari nimada, biz o'z materialimizda aytib o'tamiz.
1-Bosqich. Mavjud hujjat aylanish tizimini tahlil qilish
Hujjatlar kompaniyada yaratilishi yoki unga qog'ozda ham, elektron shaklda ham kiritilishi mumkin. Tahlil kompaniyadagi joriy ish oqimidagi bunday kamchiliklarni aniqlashi mumkin:

• 
  hujjatlar yo'qolishi
  
• 
  haddan tashqari ko'paytirish
  
• 
  uzoq tasdiqlash vaqti
  
• 
  qog'ozli hujjatning skanerlangan tasvirini olish yoki olish xarajatlari va boshqalar.
  

Kompaniyada mavjud bo'lgan tizim endi hujjatlar bilan ishlashning zamonaviy talablariga javob bermasligi mumkin, masalan:

• 
  qulay qidiruv tizimi,
  
• 
  hujjat bilan ishlashning barcha bosqichlarida tezkor boshqaruv;
  
• 
  Vakolatli tahrirlash va tasdiqlash imkoniyati.
  

Kompaniyada hujjat aylanishining o'ziga xos xususiyati bilan bog'liq tizim uchun boshqa talablar.
EDMS nima?
Internet rivojlanishi bilan qalin papkalarni va changli arxivlarni tayyorlash vaqti o'tmishdagi narsadir. Endi hujjatlar bilan ishlash jarayoni to'liq avtomatlashtirilgan. Kerakli qog'ozlarni bitta chertish bilan topish mumkin va arxivlash insonning aralashuvisiz amalga oshiriladi. Bunday imkoniyatlar korxonalar uchun ERI tomonidan taqdim etiladi.
Elektron hujjat aylanish tizimi (EMS) bu maxsus dasturiy ta'minot bo'lib, uning yordamida hujjatlarni elektron ko'rinishda qayta ishlash amalga oshiriladi. Boshqacha qilib aytganda, EHMS tufayli xodimlar o'rtasida hujjatlarni uzatish, shaxsiy topshiriqlar berish, arxiv va boshqalar.
Shubhasiz, ko'plab tashkilotlar elektron hujjatlarni yaratishi, saqlashi va o'tkazishi mumkin. Biroq, shunchaki elektron format hech qanday yuridik kuchga ega bo'lmaydi. Elektron qog'ozning vazni ortishi uchun uning har ikki tomon tomonidan imzolanishi juda muhimdir. Bunday holda, hujjatlar maxsus elektron imzo bilan muhrlangan bo'lishi kerak.
Shuning uchun EDMS ni ikki turga bo'lish mumkin:

1. 
   Kompaniya ichida xodimlar o'rtasida hujjatlar aylanishi,
   
2. 
   Maxsus aloqa kanallari orqali turli korxona va tashkilotlar o'rtasida hujjatlar aylanishi.
   

EHMdan tashkilot ichida foydalanish uchun maxsus dasturiy ta'minot talab qilinadi. Odatda bunday dastur EDO platformasi deb nomlanadi. Bundan tashqari, bunday dasturlarning uzluksiz ishlashi uchun qo'shimcha uskunalar kerak bo'ladi. Masalan, serverlar, tarmoq kanallari va boshqalar.
Agar ikki xil kompaniya o'rtasidagi hujjatlar bilan ishlash zarur bo'lsa, elektron hujjat aylanishi operatori kerak bo'ladi. Bunday operator yaxshi yordamchi bo'ladi. Axir, u qanday qilib xabarlarni etkazib berishni biladi, hujjatlarning qaysi formatda yuborilishini tekshiradi, elektron imzoni talab qiladi va nazorat qiladi, mustaqil ravishda saqlaydi va arxiv hujjatlarini saqlaydi va hokazo.
Shunday qilib, EDMS butun biznesning "qon aylanish tizimi" dir. Bu vaqtni sezilarli darajada tejaydi va, albatta, tashkilotning ishiga ijobiy ta'sir qiladi. Ammo bunday ma'lumotlarni qayta ishlash har doim ham foydali bo'ladimi? Va EDMS biznesga zarar etkaza oladimi? Ushbu savollarga javob berish uchun elektron hujjat aylanishining ijobiy va salbiy tomonlarini hisobga olish kerak.
2-Bosqich. Elektron hujjat aylanishi tizimiga talablarni shakllantirish va uni amalga oshirish rejasini ishlab chiqish
Ushbu bosqichda kompaniya rahbariyati va IT mutaxassislarining sa'y-harakatlari elektron hujjat aylanish tizimi orqali hal qilinadigan maqsad va vazifalarni to'g'ri belgilash uchun birlashtiriladi. Tizim hech bo'lmaganda quyidagilarni ta'minlashi kerak:

• 
  hujjatlarning kirish va chiqishini ro'yxatdan o'tkazish,
  
• 
  qog'oz hujjatlarni elektron shaklga tarjima qilish (ularni skanerlash va tanib olish);
  
• 
  kompaniyaning tarkibiy bo'linmalari o'rtasida hujjatlar almashinuvi,
  
• 
  hujjatlarni guruhlarga ajratish,
  
• 
  muhim parametrlar va matn bo'yicha hujjatni tezda qidirish,
  
• 
  arxiv va arxiv nusxalarini yaratish,
  
• 
  kirish huquqlarini boshqarish qobiliyati,
  
• 
  boshqa muammolarni hal qilish.
  

Kompaniyaning o'zida to'g'ridan-to'g'ri tug'ilgan hujjatlar bilan ishlash uchun alohida ajratilgan vazifalar. Tizim quyidagilarga ruxsat berishi kerak:

• 
  hujjatlar loyihalarini yaratish, sozlash, muvofiqlashtirish,
  
• 
  ijrochilarni belgilangan muddatlarda boshqarish,
  
• 
  barcha amallarni hujjat bilan yozing va hokazo.
  

Belgilangan vazifalarni hisobga olgan holda kompaniyada elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish rejasi tuziladi.