Фарғона давлат университети Jahon tarixi kafedrasi Р. А. Арслонзода архившунослик бакалавриатнинг

Arxivlarda hujjatlarni saqlash
Arxivlarda hujjatlarni saqlash “Arxiv ishi to‘g‘risida”gi Qonun hamda “O‘zarxiv” agentligi tasdiqlagan Nizom asosida tashkil etiladi. Bu ishni tashkil etishdan asosiy maqsad hujjatlarning yo‘qolishi yo o‘g‘irlanishiga yo‘l qo‘ymaslik va ularning me’yordagi jismoniy holatini saqlab qolishdir.
Arxivlardan hujjatlar, moddiy qimmatga ega buyumlar, kitoblar hamda ilmiy-ma’lumot apparati (kataloglar, ko‘rsatkichlar, arxiv ro‘yxatlari va h.k.) ni faqat arxiv rahbariyati tomonidan berilgan maxsus ruxsatnoma asosida olib chiqish mumkin.
Arxiv hujjatlarini yaxshi jismoniy holatda saqlash uchun saqlovxonalarda belgilangan harorat va namlik rejimiga rioya etish kerak.
Saqlovxonalarda qog‘ozga bitilgan hujjatlar uchun harorat rejimi +17 +19 darajani, nisbiy namlik 50–55 foizni tashkil etishi tavsiya etiladi. Kinoplyonkalar va fotosuratlarni +10 +15 darajada, namlik esa 40–50 foiz bo‘lgan sharoitda saqlash lozim. Magnit lentalar va elektron tashuvchilardagi hujjatlar uchun harorat +8 +18 daraja, namlik esa 45–65 foiz bo‘lishi maqsadga muvofiqdir. Saqlovxonalardagi harorat-namlik rejimi muntazam ravishda nazorat qilinishi va nazorat-o‘lchov priborlari (asboblari) ning ko‘rsatkichlari maxsus jurnallarda qayd etib borilishi shart. Ayni vaqtda ushbu jurnalda saqlovxonadagi harorat-namlik rejimini me’yorga keltirish uchun ko‘rilgan choralar qayd etiladi.
Arxiv hujjatlari nisbatan qorong‘u xonalarda saqlanishi kerak. Hujjatlar muqovalangan holda papkalar va qutilarda, yopiq turdagi shkaf va stellajlarda saqlanadi, Arxivda saqlovxonasida belgilangan yorug‘lik rejimiga rioya qilinadi.
Saqlovxonalar va arxivlarning boshqa xonalari sanitariya-gigiena talablariga javob berishi kerak. Bu yerda tozalikka rioya etish, har qanday kemiruvchi hayvonlar, hasharotlar, shuningdek, chang va mog‘orning paydo bo‘lishiga yo‘l qo‘ymaslik lozim. Saqlovxonalarda doimiy ravishda pollar nam latta bilan yuvilishi, yilda bir marta stellajlar, shkaflar, qutilar va papkalarni changyutgich yordamida tozalash lozim. Pol va plintuslar, stellajlarning pastki qismi va derazalar oldidagi tokchalar antiseptik qo‘shilgan suv eritmasi bilan artilishi zarur.
Arxiv hujjatlarini saqlash uchun me’yordagi shart-sharoitlar arxivlar uchun alohida bino va xonalar ajratish, ularni qo‘riqlash, arxivlarda yong‘inni oldini olish, kerakli harorat va namlik, yorug‘lik va sanitariya-gigiyena rejimini yo‘lga qo‘yish orqali yaratiladi.
Arxiv binosi asosiy va yordamchi xonalardan iborat bo’ladi. Arxiv binosidagi asosiy xona hujjatlarni saqlash xonasi (saqlovxona) hisoblanadi. Bundan tashqari, binoda xodimlar uchun ish xonasi, hujjatlarni qabul qilish va vaqtincha saqlash xonasi, zarar ko‘rgan hujjatlarni izolyatsiya qilish, dezinfeksiya va dezinseksiya qilish xonasi, hujjatlarni changdan tozalash, muqovalash va restavratsiya qilish xonasi, hujjatlardan nusxa ko‘chirish (mikro-, ksero va fotonusxalar), plyonkalarni qayta ishlash va audiovizual hujjatlarni texnik tekshiruvdan o‘tkazish xonasi, o‘quv zali, kutubxona, uslubiy kabinet va ko‘rgazmalar zali bo‘lishi kerak.
Saqlovxona arxivdagi laboratoriya va boshqa xonalardan imkon qadar uzoqroq joylashib, ular bilan umumiy ventilyatsiya tizimiga ega bo‘lmasligi lozim. Saqlovxonada suv ta’minoti va kanalizatsiya quvurlari o‘tkazishga yo‘l qo‘yilmaydi. Saqlovxona tabiiy yoki sun’iy ventilyatsiya (havo tozalash) tizimiga ega bo‘lishi kerak. Bu tizim havoni tozalab turish barobarida saqlovxonada barqaror harorat va namlik rejimini ta’minlab turishi lozim. Arxiv binosi signalizatsiya vositalari va videokameralar bilan jihozlanadi.
Arxiv xonalarining derazalariga, shuningdek, devor, shift va pollardagi ventilyatsiya tuynuklariga to‘r (setka) qoplanadi. To‘r yacheykalarining diametri 0,5 mm dan oshmasligi lozim.
Hasharot va mog‘orlarga qarshi kurash olib borish maqsadida yilda ikki marta arxiv hujjatlarining ba’zilari tanlab olinib, ekitomologik va mikologik ko‘rikdan o‘tkaziladi. Biologik zararkunandalar qayd etilishi bilanoq hujjatlar, saqlovxonalar va saqlov vositalariga kimyoviy ishlov beriladi. Sanitariya-gigiena ishlarini amalga oshirish maqsadida arxivlarda sanitariya kunlari o‘tkaziladi.
Saqlovxonalar statsionar yoki ko‘chma metalldan yasalgan stellajlar bilan jihozlanadi. Kinohujjatlar stellajlarda gorizontal holatda metall yoki plastik qutilarda saqlanadi. Videohujjatlar vertikal holatda upakovkada (o‘ralgan holatda) saqlanadi.
Statsionar stellajlar va shkaflar saqlovxonalarda quyidagi tartibda o‘rnatiladi:
• Stellajlar qatori orasidagi masofa (asosiy yo‘lak) – 120 sm;
• Stellajlar orasidagi masofa (yo‘lak) – 75 sm;
• Devor va unga parallel bo‘lgan stellajlar o‘rtasidagi masofa – 75 sm;
• Pol va stellaj (shkaf) larning quyi polkasi orasidagi masofa binoning birinchi qavatida – kamida 30 sm, yoqori qavatlarida – kamida 15 sm.
Qog‘oz asosidagi arxiv hujjatlari stellajlar yoki shkaflarda gorizontal yoki vertikal holatda qutichalar, papkalar yoki g‘iloflar ichida saqlanadi.
Maxfiy hujjatlar, noyob hujjatlar, qimmatli metallar yo toshlar bilan bezatilgan yoki ular ilova qilingan hujjatlar, biologik zararkunandalardan zarar ko‘rgan hujjatlar, shuningdek, shartnoma asosida arxivga topshirilgan, ammo MAF tarkibiga kiritilmagan hujjatlarni boshqa arxiv hujjatlaridan alohida saqlash nazarda tutilgan.
Arxivga tegishli barcha binolar, qavatlar, xonalar, saqlovxonalar, stellajlar, shkaflar va polkalar raqamlanadi. Stellajlar va shkaflardagi polkalar tepadan pastga va chapdan o‘ngga qarab raqamlanadi. Arxiv hujjatlari saqlanayotgan barcha qutilar, polkalar va hokazolarga yozuvli qog‘oz (kartochka) yopishtirilgan bo‘lib, unda fondning nomi va raqami, yig‘majildlar ro‘yxatining raqami, saqlov birligi raqami ko‘rsatiladi. Yozuvlar bosma harflar usulida tush yoki suvga chidamli siyoh bilan yoziladi. Yozuv o‘rnida shtamplardan ham foydalanish mumkin.
Saqlovxonalardagi yig‘majildlar vaqti-vaqti bilan tekshirib turiladi. Yig‘majildlarni tеkshirishdan asоsiy maqsad ularning mavjudligiga ishоnch hоsil qilish, nurab qоlgan yoki zarar ko‘rgan yig‘majildlarni aniqlash, ularning qaysi biri rеstavratsiya yoki dеzinfеksiya qilinishga muhtojligini aniqlashdir.
Tеkshiruvlar arхivlarda “O‘zarxiv” agentligi tomonidan tasdiqlangan Nizom asоsida оlib bоriladi. Оdatda nоdir hujjatlar saqlanayotgan fоndlar yilda bir marta, qog‘ozdagi alohida qimmatli hujjatlar hamda audiovizual va elektron hujjatlar 5 yilda bir marta, nitroasosdagi kinohujjatlar 2 yilda bir marta tеkshiriladi. Umumiy tarzda davlat arxivlaridagi hujjatlarning mavjudligi va holati 10 yilda bir marta, idoraviy arxivlarda esa 5 yilda bir marta tekshirish belgilangan. Tabiiy оfatlar yoki bоshqa favqulоdda hоlatlar ro‘y berganda arхivdagi yig‘majildlar navbatdan tashqari ravishda tеkshirilishi mumkin. Yilda yoki kvartalda bir marta tadqiqоtchilarga bеrilgan yig‘majildlar tеkshirilishi shart.
Ҳужжатларнинг мавжудлигини текшириш шунинг учун ҳам керакки, айрим ҳолларда баъзи нопок архив ходимларининг айби билан архив ҳужжатларининг йўқолиб қолиш ҳоллари содир бўлмоқда. Масалан, интернетда жойлаштирилган хабарлардан бирида айтилишича, 2020 йилнинг ноябрь ойида Яккабоғ туманида давлат архиви томонидан сақловга олинган ва қатъий ҳисобда турган жами 3031 дона йиғмажилд йўқолган. Мазкур ҳолат бўйича олиб борилган тергов жараёнида маълум бўлишича, туман давлат архиви ходимларидан бири ва архивда ҳужжатларнинг электрон версиясини яратиш учун шартнома асосида ишга қабул қилинган оператор билан бирга 3031 дона йиғмажилдни макулатурачиларга сотиб юборганлиги аниқланди. Мазкур ҳолат юзасидан айбдор шахсларга нисбатан жиноят иши қўзғатилди.