Farmoyish hujjatlari

Xatlar vazirlik, idora, tashkilot va muassasalar orasida xizmat aloqalarini amalga oshiruvchi asosiy hujjat hisoblanadi. Ular vositasida turli ko‘rsatmalar, so‘rovlar, javoblar, tushintirishlar, xabarlar, takliflar, iltimoslar, kafolatlar beriladi yoki qabul qilinadi. Bu hujjatlar umumlashtirilgan holda xizmat xatlari deb yuritiladi. Bajaradigan vazifasiga qarab xizmat xatlari quyidagi turlarga bo‘linadi: 1) javob xatni talab qiluvchi xatlar (da’vo xat, so‘rov xat, iltimos xat); 2) javob xatni talab qilmaydigan xatlar (ilova xat, tasdiq xat, eslatma xat, axborot xat, kafolat xat, farmoyish xat, taklif xat va boshqalar). Xizmat xatlari ma’lum bir maqsadda yoziladi. Shuningdek, mazmunida bir necha (kafolat berish, iltimos, eslatish) ma’no ifodalanadigan xatlar ham bo‘ladi. Xizmat xatlari odatda xatlar uchun tayyorlangan blanklarga yoziladi. Blank bo‘lmagan hollarda oddiy qog‘ozga yoziladi. Xat oddiy qog‘oz varaqqa yozilsa, uning chap tomonidagi yuqori burchagiga xat jo‘natayotgan muassasa nomi ko‘rsatilgan to‘rtburchak muhr qo‘yiladi. Agar xat ikki va undan ortiq joyga yo‘llansa, xat jo‘natayotgan asosiy muassasa yoki rahbar xodimning nomidan so‘ng boshqalari beriladi. Xizmat xatlarining matnini uch qismga bo‘lish mumkin. Birinchi (kirish) qismda xat bilan murojaat qilishga asos yoki sabab ko‘rsatiladi. Ikkinchi qismda xatda qo‘yilayotgan masalani hal qilish zarurligi asoslab beriladi. Uchinchi (xulosa) qismda xat yozishdan ko‘zlangan asosiy maqsad bayon etiladi. Xizmat xatlarining matni imkon qadar qisqa bo‘lishi, shu bilan birga aniq va ravshan tushunilishi kerak. Rasmiy xatlar matnida ko‘chma ma’nodagi so‘z va iboralarni imkon qadar qo‘llamaslik tavsiya etiladi. Xizmat xatlarining asl nusxasi jo‘natilib, kseronusxasi muassasaning o‘zida saqlanadi. Da’vo xatlari uch nusxada tayyorlanib, 1-nusxasi aybdorga, 2-nusxasi da’vogarga beriladi, 3-nusxasi esa sud idoralariga topshiriladi. Xizmat xatlarining turiga qarab ularni rasmiylashtirishda ba’zi farqlar bo‘ladi. Masalan, axborot va da’vo xatlariga ularning mazmunidan kelib chiqqan holda sarlavha qo‘yiladi. Ilova xat, iltimos xat, ba’zi kafolat xatlarining matnida adresatga uning ismi va otasining ismi bilan murojaat qilinadi. Murojaat “hurmatli”, “muhtaram” so‘zlaridan boshlanadi, “Siz” kishilik olmoshi bosh harf bilan yoziladi. Xizmat xatlarining matnlarida ularning mazmuniga ko‘ra turli jumlalar ishlatiladi. Chunonchi, ilova xatida “yo‘llaymiz”, “yo‘llanadi”, iltimos va so‘rov xatlarida “so‘raymiz”, “so‘raydi”, kafolat xatida “kafolat beradi”, “o‘z zimmasiga oladi”, tasdiq xatida “tasdiqlaymiz”, “oldik”, eslatma xatda “eslatib o‘tamiz”, “yana bir bor iltimos qilamiz” kabi so‘zlar qo‘llanadi. Xizmat xatlari muassasa rahbari tomonidan imzolanadi. Rahbar bo‘lmagan hollarda shunday vakolatga ega bo‘lgan shaxs, ya’ni uning vazifasini bajaruvchi yoki o‘rinbosari, lavozimi aniq ko‘rsatilgan holda imzo chekadi. Xizmat xatlarining o‘ziga xos xususiyatlaridan biri shundaki, ularning nomi (kafolat xati, ilova xat, so‘rov xat va boshqalar) yozilmaydi.

• Xatlar vazirlik, idora, tashkilot va muassasalar orasida xizmat aloqalarini amalga oshiruvchi asosiy hujjat hisoblanadi. Ular vositasida turli ko‘rsatmalar, so‘rovlar, javoblar, tushintirishlar, xabarlar, takliflar, iltimoslar, kafolatlar beriladi yoki qabul qilinadi. Bu hujjatlar umumlashtirilgan holda xizmat xatlari deb yuritiladi. Bajaradigan vazifasiga qarab xizmat xatlari quyidagi turlarga bo‘linadi: 1) javob xatni talab qiluvchi xatlar (da’vo xat, so‘rov xat, iltimos xat); 2) javob xatni talab qilmaydigan xatlar (ilova xat, tasdiq xat, eslatma xat, axborot xat, kafolat xat, farmoyish xat, taklif xat va boshqalar). Xizmat xatlari ma’lum bir maqsadda yoziladi. Shuningdek, mazmunida bir necha (kafolat berish, iltimos, eslatish) ma’no ifodalanadigan xatlar ham bo‘ladi. Xizmat xatlari odatda xatlar uchun tayyorlangan blanklarga yoziladi. Blank bo‘lmagan hollarda oddiy qog‘ozga yoziladi. Xat oddiy qog‘oz varaqqa yozilsa, uning chap tomonidagi yuqori burchagiga xat jo‘natayotgan muassasa nomi ko‘rsatilgan to‘rtburchak muhr qo‘yiladi. Agar xat ikki va undan ortiq joyga yo‘llansa, xat jo‘natayotgan asosiy muassasa yoki rahbar xodimning nomidan so‘ng boshqalari beriladi. Xizmat xatlarining matnini uch qismga bo‘lish mumkin. Birinchi (kirish) qismda xat bilan murojaat qilishga asos yoki sabab ko‘rsatiladi. Ikkinchi qismda xatda qo‘yilayotgan masalani hal qilish zarurligi asoslab beriladi. Uchinchi (xulosa) qismda xat yozishdan ko‘zlangan asosiy maqsad bayon etiladi. Xizmat xatlarining matni imkon qadar qisqa bo‘lishi, shu bilan birga aniq va ravshan tushunilishi kerak. Rasmiy xatlar matnida ko‘chma ma’nodagi so‘z va iboralarni imkon qadar qo‘llamaslik tavsiya etiladi. Xizmat xatlarining asl nusxasi jo‘natilib, kseronusxasi muassasaning o‘zida saqlanadi. Da’vo xatlari uch nusxada tayyorlanib, 1-nusxasi aybdorga, 2-nusxasi da’vogarga beriladi, 3-nusxasi esa sud idoralariga topshiriladi. Xizmat xatlarining turiga qarab ularni rasmiylashtirishda ba’zi farqlar bo‘ladi. Masalan, axborot va da’vo xatlariga ularning mazmunidan kelib chiqqan holda sarlavha qo‘yiladi. Ilova xat, iltimos xat, ba’zi kafolat xatlarining matnida adresatga uning ismi va otasining ismi bilan murojaat qilinadi. Murojaat “hurmatli”, “muhtaram” so‘zlaridan boshlanadi, “Siz” kishilik olmoshi bosh harf bilan yoziladi. Xizmat xatlarining matnlarida ularning mazmuniga ko‘ra turli jumlalar ishlatiladi. Chunonchi, ilova xatida “yo‘llaymiz”, “yo‘llanadi”, iltimos va so‘rov xatlarida “so‘raymiz”, “so‘raydi”, kafolat xatida “kafolat beradi”, “o‘z zimmasiga oladi”, tasdiq xatida “tasdiqlaymiz”, “oldik”, eslatma xatda “eslatib o‘tamiz”, “yana bir bor iltimos qilamiz” kabi so‘zlar qo‘llanadi. Xizmat xatlari muassasa rahbari tomonidan imzolanadi. Rahbar bo‘lmagan hollarda shunday vakolatga ega bo‘lgan shaxs, ya’ni uning vazifasini bajaruvchi yoki o‘rinbosari, lavozimi aniq ko‘rsatilgan holda imzo chekadi. Xizmat xatlarining o‘ziga xos xususiyatlaridan biri shundaki, ularning nomi (kafolat xati, ilova xat, so‘rov xat va boshqalar) yozilmaydi.