Ю р и д и ч е с к и й и н с т и т у т в. П. Егоров, А. В. Слиньков делопроизводство и режим секретности учебное пособие

разделение конфиденциального делопроизводства. Если исполнение 
документа поставлено на контроль, то для его осуществления при 
карточном способе учета используются дополнительные экземпляры 
учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководи-
теля и контрольных отметок используются графы, отражающие дви-
жение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе 
учета для осуществления контроля исполнения документов изготав-
ливаются специальные контрольные карточки, имеющие следующие 
графы: 
Учетный номер и гриф 
конфиденциальности 
документа 
Дата документа 
Вид и заголовок доку-
мента 
1 
2 
3 
Резолюция 
Контрольные отметки 
Отметка о снятии до-
кумента с контроля 
4 
5 
6 
В контрольных карточках не должны содержаться конфиденци-
альные сведения. При контроле документов, пункты которых имеют 
самостоятельного исполнителя и свой срок исполнения, на каждый из 
пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контроль-
ной карточки). 
Из карточек контролируемых документов формируется кон-
трольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах 
каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета 
документов, исполнителям, видам документов и др. При автоматизи-

---

78 
рованном контроле исполнения документов соответствующие данные 
вводятся в компьютер. В процессе контроля исполнения документа 
подразделение конфиденциального делопроизводства должно перио-
дически (в установленные на предприятии сроки) напоминать испол-
нителю о контролируемом документе, о чем в графе «Контрольные 
отметки» контрольной карточки проставляется соответствующая да-
та. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфи-
денциального делопроизводства извещает соответствующего руково-
дителя. После исполнения документа исполнитель проставляет на 
нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело, ко-
торая включат следующие данные: ссылку на дату и номер докумен-
та, свидетельствующего об исполнении данного документа, или при 
отсутствии такого документа краткую справку об исполнении; слово 
«В дело»; номер (индекс) дела, в которое должен быть подшит доку-
мент; подпись исполнителя или руководителя структурного подраз-
деления, в котором исполнен документ; дату. Например: «Исполнен 
14.04.2016. № 9К. В дело 0210, подпись, 15.04.2016» или «Запраши-
ваемые материалы включены в сводную заявку, предприятию сооб-
щено по телефону (В. М. Бушуеву). В дело 1402, подпись, 
16.04.2016». 
Исполненный документ вместе с документом-ответом (при нали-
чии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. 
Сотрудник подразделения должен проверить правильность произве-
денной отметки об исполнении документа, соответствие вида и заго-
ловка документа заголовку дела, в которое он направляется, просчи-
тать количество листов документа и проверить соответствие их учет-
ным данным, расписаться за получение документа в соответствую-
щих графах учетных журналов (карточек). Контролируемый доку-
мент по решению соответствующего руководителя снимается с кон-
троля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки) или унич-
тожается, или помещается в справочную картотеку. Основная учетная 
карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку 
исполненных документов, в которой карточки располагаются в по-
следовательности их номеров. Если конфиденциальный документ не 
требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может 
не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним 
производится в подразделении конфиденциального делопроизводства 

---

79 
(комнате для исполнителей). При этом если ознакомление произво-
дится в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального 
делопроизводства, ответственного за учет документа, то подпись в 
учетной форме за получение документа может не проставляться. 
Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты про-
изводятся на самих документах, а подписи об ознакомлении с распо-
рядительными документами могут проставляться на специальном 
листе ознакомления. В комнате для исполнителей или устанавливае-
мых в подразделении конфиденциального делопроизводства кабинах 
производится и исполнение документов, если на рабочих местах в 
служебных комнатах исполнителей нет необходимых условий, обес-
печивающих сохранность документов и содержащейся в них инфор-
мации. После исполнения поступившего документа или ознакомле-
ния с ним соответствующих должностных лиц негрифованные при-
ложения, не подлежащие совместному хранению с основным конфи-
денциальным документом, передаются в службу открытого делопро-
изводства с заполнением граф 8—10 журнала учета поступивших до-
кументов и с отметкой о передаче на основном документе (сопрово-
дительном письме).