Ю р и д и ч е с к и й и н с т и т у т в. П. Егоров, А. В. Слиньков делопроизводство и режим секретности учебное пособие
Download 1.49 Mb. Pdf ko'rish
|
Обложка
|
Глава 5. Организация исполнения конфиденциальных документов 5.1. Организация исполнения конфиденциальных документов В соответствии с утвержденным положением о системе доступа к конфиденциальным документам после учета документов осуществля- ется их рассмотрение и передача для исполнения. При большом объ- еме поступающих документов целесообразно осуществлять их пред- варительное распределение по уровням принятия решений по ним. С этой целью разрабатывается перечень поступивших документов, на- правляемых на исполнение без рассмотрения руководителем пред- приятия. В этом перечне полномочия по принятию решений по ис- полнению документов делегируются на соответствующий уровень управления. В перечень включаются конкретные наименования по- ступающих документов, имеющих, как правило, типовой и повто- ряющийся характер, которые адресуются заместителям руководителя предприятия, руководителям подразделений или непосредственным исполнителям без рассмотрения этих документов руководителем предприятия. Перечень может иметь следующую форму: № п/п Наименование адресуемых документов Инициалы, фами- лии лиц, которым адресуются доку- менты Инициалы, фамилии лиц, кото- рым адресуются документы при временном отсутствии основ- ных адресатов 1 2 3 4 74 Разработку перечня целесообразно возлагать на ПДЭК. При под- готовке перечня необходимо учитывать требования Положения о сис- теме доступа к конфиденциальным документам в части обеспечения правомерности доступа к документам в процессе делегирования пол- номочий по их рассмотрению. Перечень подписывается председате- лем и членами ПДЭК и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе определяется и должностное лицо, которому предоставляется право адресования документов, включенных в пере- чень. Им может быть руководитель подразделения конфиденциально- го делопроизводства, руководитель службы безопасности или по- мощник (референт) руководителя предприятия. Это лицо в соответст- вии с перечнем лишь адресует документы без указания порядка и сроков их исполнения, поскольку при адресовании документов руко- водителям различных уровней эти руководители в резолюции опре- деляют характер и сроки исполнения документов, а при адресовании документов непосредственным исполнителям последние знают, что нужно сделать по исполнению документа и в какие сроки, так как та- кие документы являются типовыми и характер их исполнения одно- типен. Перечень позволяет сократить путь и время движения доку- ментов до непосредственных исполнителей, а следовательно, уско- рить процесс их исполнения, освободить руководителей различного ранга от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены непо- средственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований системы доступа к поступившим докумен- там. Не включенные в перечень поступившие документы, а также из- данные документы и документы выделенного хранения, подлежащие рассмотрению непосредственно руководителем предприятия, пере- даются ему под подпись в «Журнале передачи конфиденциальных документов», если они не рассматриваются в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственно- го за их учет. Журнал имеет следующие графы: Номер документа Количество листов Подпись за получение и дата Подпись за возврат и дата 1 2 3 4 75 При одновременном получении и возврате нескольких докумен- тов может проставляться одна подпись за все документы. Если после рассмотрения документов в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства у руководителя остается часть их, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть. В процессе рассмотрения документов на них пишут- ся резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы, фа- милия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (предпи- сываемое действие), срок исполнения (при необходимости), подпись, дата, например: «И. В. Бородину, Н. И. Самойловой. Прошу подгото- вить проект договора к 18.04.2017. Личная подпись 09.04.2017». Текст поручения должен быть конкретным и кратким. Не должны быть резолюции типа: «Прошу зайти», «Прошу переговорить» и т.п. Если для принятия решения необходим разговор с исполнителем, то приглашение исполнителя должно оформляться не резолюцией, а за- писью на отдельном прикрепляемом к документу листе или другим способом. После разговора с исполнителем должна быть оформлена резолюция на документе. В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право координации работы соисполни- телей. Если ответственным исполнителем назначается лицо, указан- ное в резолюции не первым, то рядом с его фамилией в скобках или через тире проставляется «отв.». На документах, не требующих ука- заний по исполнению и срокам исполнения, эти данные не простав- ляются. Резолюция пишется на площади между адресатом и текстом. Если она не помещается на этой площади, то ее можно писать на сво- бодном месте первого листа, за исключением полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указа- нием на нем учетного номера и даты документа, к которому относит- ся резолюция, однако не следует вводить это в систему, так как резо- люция является составной частью документа и поэтому должна, как правило, оформляться на нем. На документах, требующих контроля исполнения, может проставляться на левом поле, на уровне заголовка реквизит «Отметка о контроле», который обозначается буквой «К» либо словом или штампом «Контроль». Целью отметки является на- поминание исполнителю об обязанности исполнения документа в ус- 76 тановленный срок и указание подразделению конфиденциального производства о взятии документа на контроль. После рассмотрения и написания резолюций на документах они, как и документы, адресо- ванные исполнителям в соответствии с Перечнем поступивших доку- ментов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководите- лем предприятия, а также требующие исполнения внутренние доку- менты, передаются исполнителям под подпись в соответствующих учетных формах. Обязательность подписи за получение и возврат конфиденциальных документов независимо от занимаемой должно- сти необходима и для обеспечения сохранности документов, и пото- му, что при безрасписочном получении документов в случаях их ут- раты пользователи, как правило, заявляют, что они утраченный доку- мент не получали, и вся вина за утрату ложится на сотрудника под- Download 1.49 Mb. Do'stlaringiz bilan baham: 
|