Getting Things Done

Getting Things Done is a road map to achieve the positive,
relaxed focus that characterizes your most productive state. I
invite you to use it, like a road map, as a reference tool to get back
there whenever you need to.
To consistently stay on course, you'll have to do some things
257

---

258
CONCLUSION
that may not be habits yet: keep everything out of your head;
decide actions and outcomes when things first emerge on your
radar, instead of later; and regularly review and update the com-
plete inventory of open loops of your life and work. I hope by now
you at least have established a reference point for the value these
behaviors create. Don't be surprised, though, if it takes a little
while to make them automatic. Be patient, and enjoy the process.
Here are some final tips for moving forward:
• Get your personal physical organization hardware set up. Get
your workstation organized. Get in-baskets. Create a personal
filing system—for work and home. Get a good list-
management organizer that you are inspired to play with. I also
suggest that you give yourself permission to make any changes
that you have been contemplating for enhancing your work
environments. Hang pictures, buy pens, toss stuff, rearrange
your work space. Support your fresh start.
• Set aside some time when you can tackle one whole area of
your office, and then each part of your house. Gather
everything into your system, and work through the Getting
Things Done process.
• Share anything of value you've gleaned from this with someone
else. (It's the fastest way to learn.)
• Review Getting Things Done again in three to six months.
You'll notice things you might have missed the first time
through, and I guarantee it will seem like a whole new book.
• Stay in touch with people who are broadcasting and reflecting
these behaviors and standards. (We're available. Visit
http://www.davidco.com anytime for tons of free support
material, conversations about these best practices, current

---

CONCLUSION
information about supportive products and services, and access
to our global network of people sharing the best practices in
productivity. For anything, contact us at The David Allen
Company at [e-mail] or 805-646-8432.)
Have a great rest of your life!
259

---

Index
accountability, 245-46
Acheson, Dean, 237
action reminders, 142-55
on calendars, 142-43
dispersal of, 154-55
most common categories of, 144-49
organizing as-soon-as-possible actions
by context, 143-49
original items as, 150-55
actions, 14
current, 51
four-criteria model for choosing, 49,
191,192-95
see also managing action; next actions
ad hoc project thinking, 160-62
agendas, 46,144,147-48
applied outcome thinking, 250-52
archives, 166-67
areas of focus lists, 165,205-6
Aristotle, 169
attached notes, 161,221
back-of-the-envelope planning, 54-56
Bayne, Stephen, 125
beginning, see getting started
Bergson, Henry, 14
bigger picture reviews, 189—90
Boulanger, Nadia, 10
brain, reticular activating system of, 68
brainstorming, 56,57, 70-74,79,
213-14
distributed cognition and, 72—73
keys to, 73-74
mindmapping technique of, 70-72,
220-21
software applications for, 220-21
Brilliant, Ashley, 5
broken agreements with yourself,
prevention of, 227—31
Buddha, 201
Buzan, Tony, 71,221
cabinets, 112
calendars, 94,140
future options and, 171-73
review of, 45,46,183,186
things to list on, 39-40,142-43
Cantor, Rosabeth Moss, 212
Chattier, Emile, 72
checklists, 176-80,186
at all levels, 179
blueprinting key areas of work and
responsibility, 177-78
clarifying inherent projects and
actions, 176
for new situations, 178
Chisolm, Brock, 243
Churchill, Winston, 222
clarity, 78-79,244-45
cognition, distributive, 72-73
Cohen, Daniel, 194
collecting, 24,25-31
gathering "incompletes" in,
26-27
success factors in, 29-31
tools for, 27-29
261

---

INDEX
collecting your "stuff," 104-18
in-basket inventory for, 117-18
mind-sweep and, 113-17
preparations for, 105-6
problems in, 108-10
things to leave where they are, 106-7
time required for, 104
from various locations, 110—13
collection habit, 225-35
amount of collecting required for,
232-33
negative feelings and, 226-27
personal benefits of, 226—33
and preventing broken agreements
with yourself, 227-31
relationships and organizations and,
233-35
traditional time management vs.,
231-32
commitments, see internal commitments,
dealing effectively with
computers, 218
next action list for, 144,145
computer software, 219-21
contact managers, 165—66
context, 49,192-95
Cooper, Ann McGee, 64
Cooper, James Fenimore, 47
countertops, 111
Covey, Stephen, 19?
critical thinking', 73-74
"daily to-do" lists, 7-8,40-41
daily work, threefold model for evalua-
tion of, 50-51
databases, 161-62
day-specific actions, 39-40
day-specific information, 40
Day-Timers, 7
decision catalysts, 172—73
decision-making criteria, creation of, 63,
64
decorations, 106,107
deferring, 131,135-36
defining your work, 50-51
delegating, 131,133-35,156-57
systematic format for, 133-34
tracking handoff in, 135
desk drawers, 111
desktop, clearing of, 110—11
distributed cognition, 72--73
doing, 25,48-53,191-210
creating the option of, 237-40
and four-criteria model for choosing
actions, 49,191,192-95
in processing "in," 131-33
questions to ask yourself in, 209
and six-level model for reviewing your
own work, 51-53,191,200-210
and threefold model for evaluating
daily work, 50-51,191,196-200
Drucker,Peter F.,5,15,184
dumbing down, 242-43
Dumpsters, 94,102
efficiency, xi
Einstein, Albert, 41,67
electronic note-taking, 28
e-mail, 6
databases and, 161-62
in delegating, 134
general-reference filing and, 164-65
in-basket for, 31
storage of, 28
workflow from, 152-54
emergency scanning, 122
Emerson, Ralph Waldo, 15
empowerment, 247-48
energy availability, 49,192,194-95
equipment, office, 106,107,112
errands, 144,145-46
events, upcoming, 172
executive operational reviews, 189
fast track, 249-50
file folders, 93, 99,141,150n
files:
reference, 38-39,44-45
tickler, 42,43-44,173-75
filing systems, 96-101,218-19
general-reference, 164-65,218-19
hanging files in, 100-101
labeling of, 100
large category, 165
262

---

INDEX
one alpha system for, 98-99
purging and, 102
success factors for, 97-101
focus, 63,65,67-68
vertical vs. horizontal, 20-21,54-56