Highland acres annexation committee report

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HIGHLAND ACRES 

ANNEXATION COMMITTEE REPORT 

 

September 1, 2014 

 

 

EXECUTIVE SUMMARY 

 

SUB-COMMITTEE REPORTS & MINUTES 

 

City Services 

Utilities 

Zoning 

Finance 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Highland Acres Annexation Committee 

Executive Summary 

September 1, 2014 

 

This  report  is  a  summary  of  the findings  of the Highland  Acres  Annexation  Committee  which  was 

appointed at the July 14

th

 meeting of Mayor & City Council.  The City had earlier received a petition 

from  more  than  five  residents  of  the  development  known  as  Highland  Acres  seeking  annexation. 

While the petition was found to be incomplete, the Mayor & City Council initiated annexation on its 

own  authority  at  its  July  14,  2014  meeting,  establishing  the  Annexation  Committee.    Accordingly, 

annexation has been properly initiated under the City Charter.  

 

The committee’s charge was to review the 

feasibility of possible annexation of Highland Acres and 

to  offer  a  recommendation  to  the  Mayor  &  City  Council  as  to  whether  or  not  to  proceed  with  the 

proposed annexation.  

 

Mayor Becker appointed Councilpersons Morgan, Osler, and Reardon to the Annexation Committee 

and Deputy Mayor Beaufait to serve as chair of the committee. In order to expedite the work of the 

committee, four sub-committees were formed with each chaired by a council member.   

 

Prior to the July M&CC meeting, the General Manager of the Board of Public Works held a public 

meeting with residents of Highland Acres to review the potential costs of upgrading the street within 

the  development  to  required  City  standards  and  the  installations  of  the  water,  sanitary  sewer,  fire 

hydrants,  and  connecting  water  and  sewer  lines  to the  homes.    It  was  projected that  the cost  per 

resident could be as much as $40,251.   

 

It is noted that Highland Acres was part of the City of Lewes until it was removed from the City in 

the  late  1950s.    Currently  the  development  depends,  with  a  few  exceptions,  on  individual  septic 

systems and wells.  Unfortunately, a number of the septic systems are failing, have failed, or could 

fail in the near future.  Hence, the community is interested in being

 

brought back into the City.  

 

Annexation Committee & Sub-Committees 

 

The several sub-committees held individual public meetings during the month of August, 2014 and 

submitted  individual  reports  to  the  chair  for  reporting  to  the  Annexation  Committee.    All  meetings 

were  properly  posted  and  open  to  the  public.    Each  of  the  sub-committee  meetings  were  well 

attended by residents of Highland Acres and they were given the opportunity to speak.   

 

The Annexation Committee met on Sept. 25, 2014 to receive the reports from the sub-committees.  

It  was  determined  that  each  sub-committee  had  received  sufficient  information,  along  with 

comments from the public, that no additional meetings would be required for the sub-committees or 

the Annexation Committee. The Sub-Committee reports are to be found attached to this summary.  

 

Sub-Committee Findings 

 

City Services: 

The  sub-committee assessed the capabilities and costs of the Lewes Police 

Department,  the  Lewes  Fire  Department  (providing  for  both  fire  service  and  EMS),  the  Streets 

Department  (providing  trash  collection  and  street  maintenance),  and  the  City  (contracting  for 

collection of  yard waste and recycle materials, and maintaining administrative staff) to provide the 

appropriate services to the residents of Highland Acres and found that these services would not be 

impacted adversely by the annexation of the development.   

 

Utilities: Currently the majority of the homes within Highland Acres depend on private wells for their 

water supply and septic systems for sewage treatment.  A number of the septic systems have failed 

or are in the last stages of their useful life.  Once a septic system fails it cannot be replaced with a 

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like system.  In addition, before the development can be annexed into the City, the streets within the 

development must  be brought up to City standards.    Storm water is currently taken care of within 

the development and not an issue that needs to be addressed. The Board of Public Works currently 

provides  electric  service  to  Highland  Acres  and  has  the  capacity  to  provide  water  and  sewer 

services  once  the  appropriate  infrastructure  is  in  place.  The  Board  of  Public Works  has  provided 

the residents of Highland Acres a cost estimate of upgrade of the streets and the construction of the 

water and sewer infrastructure.  

 

Zoning: Highland Acres is a fully developed subdivision that functions as part of the City of Lewes 

in all but name. Moreover, the annexation of Highland Acres is consistent with the City of Lewes

’s

 

current Comprehensive Plan.  It is the recommendation of the Zoning Sub-Committee that Highland 

Acres  be  zoned  R-1.    While  this  zoning  will  result  in  a  number  of  nonconforming  lot  sizes,  this 

nonconformity should not cause any problems for the home owners.  

 

Finance:  There  are  53  homes  in  Highland  Acres,  three  with  double  lots,  and  one  vacant  lot.    In 

addition there is one 50 foot wide plot of ground belonging to LTD partnership.  It was determined 

that the annual income the City would likely realize from the annexation of Highland Acres would be 

sufficient  to  cover  recurring  cost  of  services  that  the  City  would  be  required  to  provide  and 

contribute to the general operation of the City.  

 

Additional Information 

 

During several sub-committees hearings, residents of Highland Acres expressed concern regarding 

the  idea  that  a  connector  street  might  be  constructed  connecting  the  proposed  Highland  Heights 

development  with  Highland  Acres  via  the  50  foot  wide  lot  that  exists  in  Highland  Acres  and  is 

adjacent  to  the  proposed  Highland  Heights  development.  It  was  clear  that  the  residents  in 

attendance did not want to have this connection developed.  It was the opinion of the residents of 

Highland  Acres  that  such  a  connection  would  bring  unwanted  increased  traffic  to  their 

neighborhood,  would  add  to  traffic  congestion  at  the  intersection  of  Sussex  Drive  and  Savannah 

Road,  and  the  increase  in  traffic  would  be  a  real  concern  for  the  elementary  school  located  on 

Sussex Drive which utilizes facilities on both sides of the street.   

 

A second issue for the residents is the cost for installation of the water and sewer infrastructure and 

up-grade of the street to City standards.  This cost per household was estimated at a maximum of 

$40,251.   

 

Advantages & Disadvantages Regarding Annexation 

 

While  there  are  a  number  of  advantages  and  disadvantages  associated  with  the  annexation  of 

Highland Acres to both the City and Highland Acres, it is the opinion of the Annexation Committee 

that the advantages far outweigh the disadvantages.  For example,  

 

Advantages:   

 



  Where  the  residents  of  Highland  Acres  currently  have  to  contract  and  pay  for  trash,  recycling 

and yard waste, these services are provided for by the City.  



  Would reduce truck traffic within the development.  



  Residents would no longer have to maintain separate water wells and septic systems.  The City 

would be providing these utilities.   



  Once the streets are upgraded to City standards, the City would be responsible for maintenance 

and snow removal. 



  As  part  of  the  City,  residents  would  have  the  right  to  participate  in  elections  for  City  Council, 

hold elective office as well as appointive positions within the City government, and have a voice 

in City government.  

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

  Would be provided increased police services by the Lewes Police Department. 



  The City of Lewes would be receiving taxes that would cover the cost for the numerous services 

that it would be providing and contributing to the general operation of the City.  

 

Disadvantages: 

 



  With many of the septic systems in Highland Acres failing, the homeowners will face the cost of 

having to replace their system. This will not only be costly but difficult. 



  It  may  cost  a  maximum  of  $40,251  per  household  for  construction  of  the  water  and  sewer 

infrastructure and the upgrade of the streets to City standards.    



  The residents will have to pay City taxes in addition to the current Sussex County taxes that are 

paid. 



  The City will have to absorb the increase in the extended services to Highland Acres and in the 

administrative work load that will be realized by the City.   

 

Conclusion & Recommendation 

 

The annexation of Highland Acres into the City of Lewes offers advantages to both the City and the 

residents  of  Highland  Acres  that  are

 

believed  to  outweigh  the  disadvantages.    Based  on  the 

information gained by the sub-committees, the City of Lewes and the Board of Public Works have 

adequate  resources  to  provide  the  services  and  meet  the  administrative  demands  that  will  be 

realized upon annexation of Highland Acres.  Hence, the Annexation Committee is recommending 

to Mayor & City Council the annexation of Highland Acres into the City of Lewes.  

 

 

Respectfully submitted:  

 

 

_________________________ 

Fred Beaufait 

 

 

_________________________ 

Rob Morgan 

 

 

_________________________ 

Bonnie Osler 

 

 

_________________________ 

Dennis Reardon